Prix de QP Awards - Looking at ancillary services through a wider lens Grand angle sur les services auxiliaires - CAUBO
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Summer/Été
2013
Looking at ancillary services
through a wider lens
Grand angle sur les
services auxiliaires
PM #40065075
QP
Prix de Awards
L E A D I N G A C A D E M I C R E TA I L I N G
INTO THE FUTURE
The world of higher education, and the college store itself, is undergoing
rapid, unprecedented change. That’s why offering students additional
course materials options, including more affordable options such as textbook
rental, is more important than ever. Your campus demands a college store
that is a reflection not only of your brand, but of your vision; a college store
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and help with our training. © 2013 Standard Life, images reproduced under licence
SUMMER/ÉTÉ 2013 VOLUME 21 • NUMBER 3 | VOLUME 21 • NUMÉRO 3
Canadian Association of University
Business Officers
Association canadienne du personnel
Features Articles
administratif universitaire
320 – 350 rue Albert Street Quality & Productivity Awards................................................................................................................................ 19
Ottawa, Ontario K1R 1B1 Prix de la Qualité et de la Productivité.................................................................................................................. 31
Tel./Tél.: (613) 230-6760
Fax/Téléc.: (613) 563-7739 Looking ahead with AUCC. . ........................................................................................................................................ 44
info@caubo.ca/info@acpau.ca
Maximizing revenue from ancillary services. . ............................................................................................. 46
Executive Director/Directrice générale Optimiser les revenus tirés des services auxiliaires...................................................................................... 54
Nathalie Laporte
Editor
Craig Kelman
QP
Assistant Editor
Christine Hanlon
Art Production
Tracy Toutant Prix de Awards
Marketing Manager 2013
Al Whalen
Advertising Coordinator
Stefanie Ingram
Publications Mail Agreement #40065075
Return undeliverable Canadian addresses to:
19
email: lauren@kelman.ca
Published four times a year on behalf of the
Canadian Association of University Business Officers
(CAUBO) by
Publié quatre fois par année pour l’Association
canadienne du personnel administratif universitaire
Where good ideas grow
(ACPAU) par Pour faire germer les
bonnes idées
Third Floor - 2020 Portage Avenue Departments Chroniques
Winnipeg, Manitoba R3J 0K4
Executive Director’s Message..................................................................................................................................... 7
Tel: 866-985-9780 Message de la directrice générale............................................................................................................................... 8
Fax: 866-985-9799
www.kelman.ca Campus Profiles/Profils campus................................................................................................................................. 9
info@kelman.ca Meet our Members........................................................................................................................................................... 13
Rencontrez nos membres............................................................................................................................................... 14
The views expressed in this publication are the responsibility of the
publisher and do not necessarily reflect the views
Professional Development/Perfectionnement Professionnel.......................................................... 16
of the officers or members of the Canadian Association
of University Business Officers.
The CAUBO CyberCommunity/La CyberCommunauté de l’ACPAU............................................. 57
Les opinions exprimées dans cette publication sont la
responsabilité de l’éditeur et ne reflètent pas nécessairement celles des
dirigeants ou des membres de l’Association canadienne du personnel
administratif universitaire.
© 2013 Craig Kelman & Associates Ltd. All rights reserved.
The contents of this publication may not be reproduced by any means,
in whole or in part, without the prior written consent of the publisher.
© Craig Kelman & Associates Ltd., 2013. Tous droits réservés.
Cette publication ne peut être reproduite, en tout ou en partie, par
quelque moyen que ce soit, sans autorisation écrite préalable de l’éditeur.
Executive Director’s Message
Sharing best practices,
sharing ideas
By Nathalie Laporte
U
niversity administrators are con- I challenge you, our members, to share
stantly innovating and seeking new
“CAUBO is always your good ideas, innovations, success sto-
ways to solve problems, refine sys- working to facilitate ries and cautionary tales with CAUBO and
tems and processes, cut costs, and work your colleagues from across Canada. One of
together more efficiently. How do we know information-sharing the ways we plan to do more is through a
this? Since 1987, CAUBO has been celebrat-
ing the administrative achievements of our
among our members...” series of webinars where members can give
a presentation about an area where their
members with the Quality & Productiv- later via the CAUBO Live Learning Centre. university excels or an interesting initiative
ity Awards Program. The simple concept They also share ideas in the UM: on page that has been implemented.
of sharing good ideas has grown into an 46 of this issue, read about how univer- Another great resource is the CAUBO
established best practices program that cel- sities across Canada are implementing CyberCommunity. We have created a group
ebrates the successes of our members and creative ways to bring in revenues from called Creative revenue generation from ancil-
provides a venue for spreading the word. ancillary services such as parking, student laries, where, after reading the article on
I encourage you to read about this year’s residences, and food services. These great page 46, you can share your own institu-
winning projects starting on page 19 of this ideas include food trucks, the filming of tion’s initiatives. The CyberCommunity is
issue. We post all of the Q&P submissions TV shows and movies on campus, and an located on the CAUBO website, and there
that we receive in our database of best express pickup for books ordered online are several how-to videos to help you navi-
practices on the CAUBO website. If you from the campus bookstore. gate your way around.
missed the awards ceremony at the Annual CAUBO is always working to facilitate In this challenging fiscal climate, good
Conference in Hamilton, Ontario, you can information-sharing among our members ideas and creative approaches become
also view the video featuring the winning by offering opportunities like the annual even more valuable commodities, and I
projects on the website. conference, UM, and Q&P awards, but we hope you agree that sharing them with
Our members share information in other want to move forward and find new ways one another is more important than ever.
ways as well. For example, they present to share even more, which I know will I look forward to finding out more about
new initiatives and innovative projects at benefit all our members, both from large the innovations happening at all of our
conference sessions, which can be accessed institutions and from small ones. member institutions.
Celebrating 25 years of
protecting universities.
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along with our Board of Directors would like to recognize the founding
members for their vision and thank our current members for their
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Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2013 7
Message de la directrice générale
Board of Directors ~ 2012-2013
Conseil d’administration
Échange de
Matthew Nowakowski
President/Président pratiques exemplaires,
échange d’idées
Directeur général, Service des finances
Université de Montréal
(514) 343-7153 Fax/Téléc. : (514) 343-6608
matthew.nowakowski@umontreal.ca
Par Nathalie Laporte
Dave Button
Vice-President/Vice-président
Vice-President (Administration)
L
University of Regina
(306) 585-4386 Fax/Téléc. : (306) 585-5255 es administrateurs universitaires sont
constamment en train d’innover et de
« L’ACPAU travaille
dave.button@uregina.ca
Ken Burt chercher de nouvelles façons de résou- sans relâche à
Secretary-Treasurer/Secrétaire-trésorier dre les problèmes, de peaufiner les systèmes
Dalhousie University et processus, de comprimer les coûts ainsi faciliter le partage
(902) 494-3862 Fax/Téléc. : (902) 494-2022
ken.burt@dal.ca que de collaborer plus efficacement. Com- d’information entre
ment le savons-nous? Depuis 1987, l’ACPAU
James Butler
Past President/Président sortant souligne les bons coups de ses membres par ses membres... »
Vice-President, Finance & Administration l’entremise du Programme des prix de la
Wilfrid Laurier University
qualité et de la productivité. Le principe de la qualité et de la productivité, mais nous
(519) 884-0710 x2248
Fax/Téléc. : (519) 886-8645 mettre en commun les bonnes idées a germé souhaitons aller de l’avant et trouver de
jbutler@wlu.ca et conduit à un programme de pratiques nouvelles façons de stimuler les échanges
Nathalie Laporte exemplaires bien implanté visant à célébrer encore davantage, ce qui – j’en suis
Executive Director/Directrice générale les réussites de nos membres et à les faire persuadée – profitera à tous les membres,
(613) 230-6760, x268 Fax/Téléc. : (613) 563-7739
nlaporte@caubo.ca
connaître. peu importe la taille de l’établissement
Je vous invite à prendre connaissance des auquel ils se rattachent.
Directors / Administrateurs
projets qui ont été primés cette année, dont Je vous enjoins, vous les membres, à faire
Gary Bradshaw
Associate Vice-President,
la description commence à la page 31. Nous connaître vos bonnes idées, vos innovations
Administration and Finance versons sur le site Web de l’ACPAU tous les et vos réussites auprès de vos collègues de
Grenfell Campus, dossiers de candidature reçus dans le cadre tout le Canada ou à exprimer des mises
Memorial University of Newfoundland
(709) 637-6251 Fax/Téléc. : (709) 637-6239 du Programme des prix de la qualité et de la en garde fondées sur vos expériences.
gbradshaw@grenfell.mun.ca productivité. Si vous n’avez pas assisté à la L’un des moyens envisagés consisterait
Lisa Castle cérémonie de remise des prix qui a eu lieu au à proposer une série de webinaires dans
Vice-President, Human Resources congrès annuel tenu à Hamilton, en Ontario, lesquels les membres pourraient donner
The University of British Columbia vous pouvez aussi voir sur le site Web une une présentation sur un aspect dans lequel
(604) 822-8120 Fax/Téléc. : (604) 822-8134
lisa@hr.ubc.ca vidéo de présentation des projets primés. leur établissement excelle ou une initiative
Nos membres échangent de l’information intéressante qu’ils ont mise en œuvre.
Michael Di Grappa
Vice-Principal (Finance and Administration) par d’autres moyens encore. Par exemple, La CyberCommunauté de l’ACPAU
McGill University ils présentent de nouvelles initiatives et des constitue une autre formidable ressource
(514) 398-2883 Fax/Téléc. : (514) 398-5902
projets novateurs à l’occasion de séances du à votre disposition. Nous avons créé un
michael.digrappa@mcgill.ca
congrès, qui peuvent ensuite être consultées groupe appelé Moyens créatifs pour stimuler
Josée Germain
Vice-rectrice à l’administration et aux finances
sur le Live Learning Centre de l’ACPAU. Ils les revenus des services auxiliaires, dans
Université Laval transmettent également des idées ici, dans la lequel vous pourrez présenter, après avoir
(418) 656-3988 Fax/Téléc. : (418) 656-3300 revue GU : à la page 54 de ce numéro, décou- lu l’article à la 54, les initiatives mises de
josee.germain@vraf.ulaval.ca
vrez comment des universités un peu partout l’avant par votre propre établissement à ce
Gayle Gorrill au Canada font preuve de créativité pour tirer sujet. La CyberCommunauté est accessible
Vice-President, Finance and Operations
University of Victoria des revenus de services auxiliaires tels que à partir du site Web de l’ACPAU; vous y
(250) 721-7018 Fax/Téléc. : (250) 721-6677 le stationnement, les résidences d’étudiants trouverez plusieurs vidéos explicatives
vpfo@uvic.ca ainsi que les services alimentaires. Parmi les qui vous aideront à vous familiariser avec
Gitta Kulczycki bonnes idées qui y sont décrites, citons les cet outil.
Vice-President (Resources and Operations)
Western University
restaurants ambulants, le tournage d’émis- En cette période difficile de restrictions
(519) 661-3114 x83114 Fax/Téléc. : (519) 661-3139 sions et de films sur le campus ainsi qu’un financières, les idées géniales et les approches
gitta@uwo.ca comptoir de cueillette express pour les com- créatives sont d’autant plus précieuses et
Lucie Mercier-Gauthier mandes en ligne à la librairie universitaire. j’espère que vous conviendrez qu’il est
Associate Vice-President, Student Services L’ACPAU travaille sans relâche à faciliter plus important que jamais d’échanger
University of Ottawa
(613) 562-5740 Fax/Téléc. : (613) 562-5107 le partage d’information entre ses membres les uns avec les autres. J’espère vivement
luciemg@uottawa.ca en proposant diverses plateformes à cette avoir l’occasion d’en apprendre davantage
Eric Tufts fin, notamment le congrès annuel, la revue sur les innovations observées dans les
Vice-recteur à l'administration UM de même que le Programme des prix de établissements de nos membres.
Université Sainte-Anne
(902) 769-2114 x7309 Fax/Téléc. : (902) 769-3120
eric.tufts@usainteanne.ca
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Campus Profiles/Profils Campus
Location: Wolfville, Nova Scotia Lieu : Wolfville, Nouvelle-Écosse
Student population: 3,700 Population étudiante : 3 700
Number of faculty (All – full time and part time): 210 (FTE) Nombre de professeurs (temps plein et temps partiel) : 210 (ETP)
Number of staff (FTEs): 150 Nombre d’autres membres du personnel (ETP) : 150
Approximate size of campus (hectares): 200 Superficie approximative du campus (hectares) : 200
Total revenue budget: $80 million Budget total de revenus : 80 millions de dollars
Senior administrator (also the contact person): Darrell Administratreur principal (également personne-ressource) :
Youden, Vice-President, Finance and Administration Darrell Youden, vice-recteur aux finances et à l’administration
What sets your institution apart from other institutions Qu’est-ce qui distingue votre établissement des autres de votre région?
in your region? Coupled with the highly personalized envi- Dans cette université essentiellement de premier cycle, un rapport de
ronment of a 15:1 student to professor ratio, the small town 15 étudiants par professeur qui procure un caractère hautement person-
setting where students form 50% of the resident population nalisé aux études, jumelé au contexte d’une petite ville où la population
lends this predominantly undergraduate university a unique étudiante représente 50 % de l’ensemble des citoyens, permettent de
depth and totality of experience. Undergraduate research vivre une expérience d’une profondeur et d’une ampleur uniques. Des
opportunities integrated into the community include a activités de recherche intégrées à la collectivité s’offrent aux étudiants du
kinesiology program in which students run activities for premier cycle; citons entre autres un programme de kinésiologie donnant
local youth with disabilities and an anti-bullying campaign la possibilité d’organiser des activités pour les jeunes handicapés de la
for which student athletes visit local junior high schools. collectivité et une campagne de lutte contre l’intimidation dans le cadre
Student appreciation for being able to live, work and play de laquelle des étudiants-athlètes rendent visite à des écoles secondaires
at Acadia and in Wolfville are reflected in the institution’s locales. Les étudiants apprécient de pouvoir vivre, travailler et se divertir
consistently high Macleans Survey standings. à Acadia et à Wolfville, ce qui contribue à faire en sorte que l’établissement
maintienne sa position dans le haut du palmarès de Maclean’s.
Name one major achievement in the last year. Despite its
lack of connection to a natural gas pipeline, Acadia has Décrivez un exploit accompli au cours de la dernière année.
decided to capitalize on stable low gas prices by switching Même si l’Université n’est pas branchée à un gazoduc, elle a décidé de
its oil-burning heating plant to natural gas. New technology miser sur le faible coût auquel se maintient le gaz et de convertir ses
that packs more BTU per truckload has made transporting installations actuelles de chauffage au pétrole. Les nouvelles technologies
gas by road economically viable. Conversion to natural gas permettant d’augmenter le nombre de BTU par chargement, le transport
provides substantial economic savings as well as environ- du gaz naturel par camion est devenu rentable. La conversion au gaz
mental improvements. naturel permet d’engranger des économies substantielles tout en proté-
geant l’environnement.
Name one highlight of your institution’s sustainability
initiatives. The environmental impact of converting Acadia’s Citez un fait saillant des activités de votre établissement en matière de
boilers to natural gas is huge. Burning Bunker C fuel cur- développement durable. La conversion au gaz naturel des chaudières de
rently produces 4.5 tonnes of ash. Natural gas will produce l’Université aura un effet prodigieux sur l’environnement. La combus-
0.4 annual tonnes and dramatically reduce toxicity, while tion de mazout brut produit actuellement 4,5 tonnes de cendres. Le gaz
producing only 30% of the C02 released by burning oil-based naturel en produira 0,4 tonne par an et la toxicité des émanations sera
products. considérablement réduite, tout en ne produisant que 30 % des CO2 qui
résultaient de la combustion de produits pétroliers.
What can we look for in the coming year from your insti-
tution? Acadia will be finalizing a deal with a vendor in Quels sont les projets de votre établissement pour la prochaine année?
the next seven months, with plans to heat with natural gas L’Université finalisera une entente avec un fournisseur au cours des sept
starting next winter. Payback on the investment is expected prochains mois et prévoit commencer à chauffer au gaz naturel dès l’hiver
to be 3.5 years. At the same time, Acadia will be celebrating prochain. La période de récupération attendue à la suite de cet investisse-
its 175th anniversary in 2013. Plans for the celebration are ment est de 3,5 ans. Par ailleurs, Acadia célébrera son 175e anniversaire
currently underway. en 2013. La planification des célébrations est actuellement en cours.
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2013 9
Campus Profiles/ Profils Campus
Location: Charlottetown, Prince Edward Island Lieu : Charlottetown, Île-du-Prince-Édouard
Student population: 4,477 Population étudiante : 4 477
Number of faculty: 247 permanent, 41 term Nombre de professeurs : 247 permanents, 41 contractuels
Number of staff (FTEs): 367 permanent, 185 term Nombre d’autres membres du personnel : 367 permanents, 185 contractuels
Approximate size of campus (hectares): 57 Superficie approximative du campus (hectares) : 57
Total revenue budget: $108 million Budget total de revenus : 108 millions de dollars
Senior administrator (also the contact person): Administratrice principale : Jackie Podger, vice-rectrice à l’administration
Jackie Podger, Vice-President Administration and Finance et aux finances
What sets your institution apart from other institutions in Qu’est-ce qui distingue votre établissement des autres de votre région?
your region? A rich history rooted in two founding institu- Riche d’une histoire prenant racine dans deux établissements fondateurs
tions—Prince of Wales College (est. 1834) and St. Dunstan’s — Prince of Wales College (fondé en 1834) et la St. Dunstan’s University
University (est. 1855)— the University of Prince Edward Island (fondée en 1855) — la University of Prince Edward Island (UPEI) jouit d’une
(UPEI) underpins a growing reputation for academic excellence réputation d’excellence qui continue de croître et rejaillit sur ses quatre
in four faculties and two schools. UPEI boasts Atlantic Canada’s facultés et deux écoles. La UPEI est fière d’abriter le seul collège vétérinaire
only veterinary college, with its acclaimed teaching hospital au Canada atlantique, doté d’un hôpital d’enseignement réputé jouant le
acting as the regional referral centre. Awarded a prestigious rôle de centre régional de consultation. La prestigieuse Chaire d’excellence
Canada Excellence Research Chair in Aquatic Epidemiology in en recherche du Canada en épidémiologie aquatique, décernée en 2010,
2010, UPEI’s research capacity continues to increase. témoigne de l’augmentation des activités de recherche dans l’établissement.
Name one major achievement in the last year. UPEI’s evalu- Décrivez un exploit accompli au cours de la dernière année.
ation of student affairs and recruitment/registration functions L’évaluation des fonctions liées aux affaires étudiantes, au recrutement et à
resulted in the creation of Student Affairs, a consolidated depart- l’inscription par l’Université a entraîné la création des Affaires étudiantes,
ment to oversee academic and learning supports, and other stu- qui regroupe des services d’aide à l’apprentissage ainsi que d’autres fonc-
dent life functions enhancing the overall student experience. An tions de vie étudiante rehaussant l’expérience globale des étudiants. Une
innovative student-focused service delivery approach enhances approche novatrice de prestation de services axée sur l’étudiant améliore la
collaboration among staff, faculty, and students. collaboration entre professeurs, autres membres du personnel et étudiants.
Name one highlight of your institution’s sustainability initia- Citez un des faits saillants des initiatives de votre établissement en matière
tives. UPEI is the only university in Atlantic Canada to receive de développement durable. La UPEI est la première et la seule université du
the Building Owners and Managers Association (BOMA) of Canada atlantique à avoir obtenu la certification environnementale BOMA
Canada Building Environmental Standards Certification, recog- (Building Owners and Managers Association of Canada). Cela témoigne
nizing environmental stewardship efforts reflected by students, des efforts déployés par l’Université pour améliorer sa performance envi-
staff, and faculty. In 2012, partly due to BOMA certification, ronnementale, tels que reflétés par les étudiants, les professeurs et les autres
UPEI received APPA’s Sustainability Award in the Small Col- membres du personnel. En 2012, en partie grâce à la certification BOMA,
leges and Universities Institutions category, for its integration l’Université s’est vue attribuer par l’APPA le Prix du développement durable
of sustainable policies and ‘green’ practices. dans la catégorie des établissements universitaires de petite taille, qui souligne
l’intégration de politiques de développement durable et de pratiques « vertes ».
What can we look for in the coming year from your institution?
Future Directions, a broadly-based, consultative visioning exercise Quels sont les projets de votre établissement pour la prochaine année? Future
implemented by President and Vice-Chancellor Alaa Abd-El- Directions, un vaste exercice de consultation mis en œuvre par le recteur et vice-
Aziz, identified UPEI’s core strengths, values, and opportunities, chancelier Alaa Abd-El-Aziz, ciblait les principales forces, valeurs et perspectives
and ways to build upon these to position UPEI, its people, and de l’Université, ainsi que des moyens de miser sur celles-ci pour placer l’Université,
partners for extraordinary success. The second phase, Dare to sa communauté et ses partenaires sur la voie d’une réussite extraordinaire. La deux-
Dream, encouraged the UPEI community to share their ideas to ième phase, Dare to Dream, avait pour objet d’encourager la communauté univer-
make a positive difference, and influences the development of sitaire à proposer des idées pour faire bouger les choses. Cette démarche influe sur
UPEI’s strategic action plan, to be released this year. l’élaboration du plan d’action stratégique de la UPEI, qui sera diffusé cette année.
10 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2013 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTSThe power of
In a field of more than 40,000 small companies,
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continuously scouring the world for the
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are trademarks of Invesco Canada Ltd. ©Invesco Canada Ltd., 2013Meet our Members
Lucie Mercier-Gauthier
Exploring new horizons
Lucie Mercier-Gauthier’s unconventional move from Associate Vice-President,
Financial Resources to Associate Vice-President, Student Services in May 2010,
followed a successful career in several University of Ottawa (uOttawa) Finance
functions, including successive Director positions for Internal Audit, the
Compensation Centre and Financial Services. The uOttawa alumna has been a
member of the Chartered Accountants of Ontario since 1982.
Three years ago, what prompted your tion, with more of a student-centered was that they did not have one point of
move from Associate VP of Finance at the approach. Several surveys of students contact. We are such a large organization
University of Ottawa to the position of identified issues that needed to be that it was like a maze to figure out who
Associate VP of Student Services? addressed including improving services, to talk to for a particular issue. So we
It was an opportunity. For years, the uni- communication and integration while grouped our functions to facilitate access.
versity had been talking about improving reducing the run-around. Another chal- There have been many improvements on
the student experience. Once this became lenge was engaging students. In my port- that front.
an institutional priority, a working group folio, I am the liaison with the student At the same time, we provided oppor-
was established, recommending that two associations. It was a relationship that tunities for people on both the services
leadership roles be created – one on the needed to be developed and improved. and faculty side to start talking to one
academic side and one on the services side another and working together. By ana-
– to move the university’s agenda forward. How did you deal with those lyzing our surveys and researching best
The position of AVP Student Services was challenges or take advantage of those practices, we determined what we could
created, regrouping many student services, opportunities? do quickly and which projects were
including housing, community life, sports I started working with my counterpart on longer-term. We worked on four or five
services, food services, conventions and the academic side, creating student expe- different themes and then developed pro-
reservations, the bookstore, liaison with rience committees to work with students, jects that would have the highest impact
the student associations and health ser- staff and faculty. We needed to create on the student experience. Faculties and
vices. As AVP Finance, I already had food win-win situations in which we were services are now working together to
services reporting to me and I was already working with students and listening to find solutions to improve the student
doing several projects with students. I really their concerns. In the past, one challenge experience.
enjoyed that part of the job and I knew that
many improvements needed to be made
to improve the student experience, so I
decided to take on the new role.
What parts of your work benefit from the
comprehensive approach you bring from
your varied background?
Having been at the University of Ottawa
for more than 30 years, I know the people, Servicing universities
the administration and how things get done and colleges in office
at the university. During my time as AVP furniture solutions
of Finance, I accumulated credibility with
students through projects I worked on with
Solutions en aménagement
them. At the same time, because many of
the services in my team are self-financing, de bureau pour les universités
my experience in finance is invaluable. et les collèges
What particular challenges and
opportunities did you encounter when T 418.833.0047 F 418.830.0081
making this lateral move? teknionroybreton@qc.teknion.com
The idea was to get the services working
together as a team in a common direc-
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2013 13Meet our Members
What resources did you draw upon
when dealing with those challenges or
"Listening skills are How do you measure success in your position?
Students tell us we are moving in
opportunities? important and so is the right direction. They participate
One thing that helped me over the course i n t he a n a lysis a nd of ten i n t he
of my career is my relationship with
creativity." implementation of the projects and
CAUBO: the networking and the people I they see the improvements. Surveys
met over the years, including those on the the recognition they deserve. We have are slowly showing better results.
committees I have served. Working with implemented two recognition programs, Previously we had issues with food and
volunteers, prioritizing the projects we one on the Finance before I left, and now were getting complaints every day. Now
would work on, influencing colleagues to one in Student services to recognize we get one or two a month. In the past
participate and share best practices, work- people who contribute to improving the five years, food sales have more than
ing with consultants, presenting different student experience. doubled. Two years ago we developed
topics at conferences, and developing a web-based student card allowing
business cases, all contributed to helping What is the most rewarding students to pay for transactions on
me develop my skills. aspect of your job? campus through their card. Students
Knowing that you are making a differ- and parents love it. Of 42,000 students,
What is the most important skill-set ence in students’ lives. I love working 30,000 have deposited money on the
needed to be successful in your job? with students, seeing them succeed and card. There is a new online calendar
Listening skills are important and so is grow. When students get involved, they of events that gets at least 20,000 hits
creativity. It is important to be resourceful gain real life learning experience on a month. We have introduced student
and to build partnerships for getting proj- which they can build once they are in summer orientation, which is very
ects done. In order to promote engage- the job market. Both my children gradu- much appreciated by our new students.
ment, we must effectively communicate ated from the University of Ottawa and We have implemented quite a few
results and talk about successes. It is also I witnessed how participating in univer- successful projects and have more to
important to ensure people who are work- sity life helped them grow as people and work on. It is all part of continuous
ing for improvements on campus receive engaged citizens. improvement.
Rencontrez nos membres
Lucie Mercier-Gauthier
Explorer de nouveaux horizons
La transition de Lucie Mercier-Gauthier du poste de vice-rectrice associée aux
ressources financières à celui de vice-rectrice associée aux services aux étudiants
en mai 2010 constituait un cheminement peu courant. Cette mutation latérale
survenait à la suite d’une brillante carrière dans plusieurs fonctions liées aux
finances à l’Université d’Ottawa, notamment à des postes de direction successifs
au Bureau de la vérification interne, au Centre de rémunération et au Service des
finances. Diplômée de l’Université d’Ottawa, Lucie est membre de l’Institut des
comptables agréés de l’Ontario depuis 1982.
Qu’est-ce qui vous a motivée à créé, lequel a recommandé la création de associations étudiantes et services de
passer du poste de vice-rectrice deux fonctions de leadership – l’une pour santé. À titre de vice-rectrice associée
associée aux ressources financières les études et l’autre pour les services à aux ressources financières, j’étais déjà
à celui de vice-rectrice associée aux la vie étudiante – afin de faire avancer responsable des services alimentaires
services aux étudiants de l’Université ce dossier prioritaire. On a ainsi créé et je m’occupais déjà de plusieurs projets
d’Ottawa il y a trois ans? le poste de vice-recteur associé aux avec les étudiants. J’aimais beaucoup cet
C’était une occasion à saisir. L’Université services aux étudiants, qui regroupe de aspect de mon travail et je savais que
parlait depuis des années d’améliorer nombreux services liés à la vie étudiante nous devions apporter de nombreuses
l’expérience ét udiante. Lorsque cet : logement, vie communautaire, sports, améliorations à l’expérience étudiante,
objectif est devenu prioritaire pour notre s e r v ice s a l i me nt a i r e s, cong r è s e t alors j’ai décidé d’assumer ces nouvelles
établissement, un groupe de travail a été réservations, librairie, liaison avec les fonctions.
14 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2013 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTSRencontrez nos membres
Quels volets de votre travail Par la même occasion, nous avons Nou s avon s m i s e n place deu x
bénéficient de la perspective globale permis à des intervenants du secteur programmes de reconnaissance, l’un
que vous apporte votre expérience des services tout comme du secteur des aux Finances, avant mon départ, et
diversifiée? études de commencer à se parler et à l’autre actuellement aux Services aux
Étant donné que je suis à l’Université travailler de concert. Après avoir analysé étudiants pour souligner l’apport de
d’Ottawa depuis plus de 30 ans, je les résultats des sondages et fait des ceux qui contribuent à améliorer la
connais bien les gens, l’administration et recherches sur les pratiques exemplaires, qualité de l’expérience étudiante.
les façons de faire propres à l’Université. nous avons déterminé ce que nous
Quand j’étais vice-rectrice associée aux pouvions réaliser dans l’immédiat et Quel aspect de votre travail vous
ressources financières, j’ai acquis de ce qui devait faire l’objet de projets à apporte la plus grande satisfaction?
la crédibilité auprès des étudiants en plus long terme. Nous avons examiné Constater l’effet positif que l’on peut
travaillant avec eux à divers projets. Par quatre ou cinq thèmes différents, puis avoir sur la vie des étudiants, voilà ce qui
ailleurs, puisque de nombreux services nous avons élaboré les projets qui m’apporte la plus grande satisfaction.
qui relèvent de mon équipe doivent auraient le plus d’effet sur l’expérience J’aime travailler avec les étudiants, les
s’autofinancer, mon expérience dans le étudiante. Tous travaillent maintenant voir réussir et grandir. Lorsque les
domaine des finances s’avère précieuse. en collaboration pour trouver des étudiants s’impliquent, ils acquièrent
solutions visant à améliorer la qualité u n e e x p é r ie n c e d’ap p r e nt i s s ag e
Quelles difficultés et quelles ouvertures de l’expérience étudiante. concrète qui leur sert une fois arrivés
avez-vous observées lorsque vous avez sur le marché du travail. Mes deux
accepté cette mutation latérale? « Il est important de enfants sont diplômés de l’Université
L’objectif consistait à amener les divers d’Ottawa et je peux témoigner du fait
services à collaborer et à faire équipe
savoir écouter et il que leur participation à la vie étudiante
pour avancer dans la même direction, faut également de la les a aidés à devenir des personnes et
en adoptant une approche mieux centrée des citoyens engagés.
sur l’étudiant. Plusieurs sondages créativité. »
menés auprès des étudiants avaient Comment mesurez-vous la réussite
permis de cerner des points à travailler, Quelles ressources avez-vous dans le poste que vous occupez?
notamment améliorer les services, les mises à contribution pour Les étudiants nous disent que nous
communications et l’intégration tout surmonter ces difficultés ou tirer som mes da n s la bon ne voie. Ils
en réduisant la multiplication des parti de ces ouvertures? participent à l’analyse et souvent à la
démarches. Une autre difficulté consistait Parmi les ressources qui m’ont aidée mise en œuvre des projets; ils constatent
à amener les étudiants à s’impliquer. La au cours de ma carrière, je compte ma les a mél iorat ion s appor tées. Les
liaison avec les associations étudiantes participation à l’ACPAU : les réseaux que sondages montrent progressivement
fait partie de mes fonctions. Il fallait que j’y ai constitués et les gens dont j’ai fait la de meilleurs résultats. Auparavant, il
cette relation soit intensifiée et améliorée. connaissance au fil des années, y compris y avait des problèmes avec les services
les membres des comités auxquels j’ai alimentaires et nous recevions des
siégé. Travailler avec des bénévoles, plaintes quotidiennement. Nous n’en
Comment avez-vous réussi à surmonter déterminer les projets prioritaires, recevons plus qu’une ou deux par
ces difficultés ou à tirer parti de ces convaincre les collègues de participer mois maintenant. Au cours des cinq
ouvertures? et de partager les pratiques exemplaires, dernières années, les ventes d’aliments
J’ai commencé par collaborer avec mes collaborer avec des consultants, présenter ont plus que doublé. Il y a deux ans,
collègues du secteur des études en divers sujets aux congrès et élaborer des nous avons mis au point une carte
établissant des comités sur l’expérience analyses de cas, toutes ces activités m’ont Web à l’aide de laquelle les étudiants
étudiante auxquels ont participé des aidée à perfectionner mes compétences. peuvent régler leurs t ransactions
étudiants, des professeurs et d’autres commerciales effectuées sur le campus.
membres du personnel. Nous devions Quelles sont les compétences les Les étudiants et les parents aiment ça.
créer des situations gagnant-gagnant plus importantes pour réussir Sur un total de 42 000 étudiants, 30 000
dans lesquelles nous pourrions travailler dans votre travail? ont déposé de l’argent sur leur carte.
avec les étudiants tout en étant à Il est important de savoir écouter et il Nous avons mis en ligne un nouveau
l’écoute de leurs préoccupations. Par faut également de la créativité. Il importe calendrier des événements qui cumule
le passé, l’absence d’un interlocuteur aussi de faire preuve d’ingéniosité et au moins 20 000 accès par mois. Nous
unique constituait un obstacle. Notre d’établir des partenariats pour mener avons aussi lancé un prog ram me
organisation est si vaste qu’il fallait à bien les projets. Afin de stimuler la estival d’orientation des nouveaux
traverser tout un labyrinthe avant de mobilisation, nous devons communiquer étudiants, que ces derniers apprécient
trouver la bonne personne à qui s’adresser les résultats de manière efficace et parler beaucoup. Bref, nous avons concrétisé
pour un dossier donné. Alors, nous avons des réussites. C’est important aussi de bon nombre de projets fructueux et
regroupé nos fonctions pour en faciliter veiller à ce que les gens qui s’efforcent nous en avons d’autres en chantier.
l’accès. De nombreuses améliorations ont d’apporter des améliorations sur le Tout cela fait partie de l’amélioration
été apportées à cet égard. campus voient leur mérite reconnu. continue.
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2013 15Professional Perfectionnement
Development Professionnel
September 26-27, 2013 Workshop Project Management
September 30, 2013 – November 29, 2013 Online Course Fundamentals of the Research Enterprise
Understanding the University Context, Governance and
October 21, 2013 – December 11, 2013 Online Course
Culture for Effective Administration (in English)
Comprendre le contexte, la gouvernance et la culture
28 octobre 2013 au 18 décembre 2013 Cours en ligne propres au milieu universitaire pour administrer plus
efficacement (en français)
Targeted, practical and effective. Ciblées, pratiques et efficaces.
Visit www.caubo.ca Allez à www.acpau.ca pour
to learn more about these activities. en apprendre davantage sur ces activités.
Correction:
On page 34 of the Spring 2013 issue of University Manager, the article titled Canadian Trends in Academic Staff
Unionization, states: “This [unionization] first occurred in Quebec in the 1970s, and then in the rest of Canada in
the late 1970s and 1980s.” In fact, faculty at the University of Manitoba unionized in 1971, and the University of
Regina unionized in 1973. We regret any confusion this error may have caused.
How to Create an E-Learning Community
Community building,
in e-learning terms, is 7.9% Increasing Global
not an easy task. E-Learning Market
Apart from having suitable
content for every student’s Compounded annual
needs, an online community growth rate of 7.9%
Learning
has to foster and maintain over the period 2012-2016
engagement and interaction, Source: www.reportlinker.com
and, at the same time, must
provide the best possible tools counts over 31,000 yearly read about case studies and
for targeting different learning registrations, as well as many experience e-learning tools
and teaching styles. other award-winning online that will give you a glimpse
Starting in 2001 with one courses. into KnowledgeOne’s recipe
online course and 43 students, for success!
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Macquarie Bank Limited ABN 46 008 583 542. Macquarie Bank Limited does not guarantee or otherwise provide assurance in respect of the obligations of Macquarie Equipment Finance.National First Prize
Prix de QP Awards
University of Ottawa (Host), Queen's University, RMC CMR
Concordia University, and Royal Military College
(Front L-R) Jarrod Ruez – Vertere, Kim Sampson – Royal Military College, Antonietta (Toni) Ferguson – Queen’s University,
Monique Lepage – RCMP, Jackie Demers-Kohl – RCMP, Scott Dick – University of Ottawa.
(Back L-R) Dan Langham – Queen’s University, Michael Histed – University of Ottawa, Robert Roy – Concordia University.
Development of a Canadianized
Hazardous Materials Inventory System (HECHMET)
Over five years, with funding from the Canadian Research & the storage of hazardous materials, and ensure compliance with
Technology Initiative (CRTI), the HECHMET project brought regulatory standards and reporting obligations.
together the University of Ottawa, Queen's University, Concordia In June 2012, Ryerson University successfully joined the
University and Royal Military College, along with a corporate consortium as a pilot to test the ability to expand the system to
partner, to build a robust but flexible inventory software product other universities. HECHMET has become a key tool for both
that powers a comprehensive database of over 350,000 chemicals the research community and central administration services.
located at the four participating universities. The database is
hosted on secure servers at the University of Ottawa and contains
information on hazardous materials toxicology, hazards, physical
properties, health hazard data, regulatory information, and links For further information on this project, please contact:
to Material Safety Data Sheets. It allows individual institutions Michael Histed, Director, Office of Risk Management,
to monitor the purchase of all chemicals, manage distribution University of Ottawa
of and access to these substances, monitor the quantities and (613) 562-5273 | mhisted@uottawa.ca
types of chemicals present, ensure appropriate disposal, limit
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de l’emplacement, du type de voiture de location et de la saison. Le rabais s’applique uniquement aux frais de temps et de kilométrage et ne s’applique pas aux tarifs prépayés. La journée gratuite de week-end s’applique à une
location d’un maximum de cinq jours. La période de location de week-end commence le jeudi et le véhicule doit être rendu le lundi à 23 h 59 au plus tard, sinon un tarif supérieur s’applique. Il faut inclure un samedi soir. Cette
offre est valable dans les succursales Budget participantes d’aéroport et de voisinage du Canada et de la zone continentale des États-Unis (à l’exception de la région métropolitaine de New York). La location doit commencer d’ici
le 31 décembre 2013. Vous trouverez l’ensemble des modalités à budget.ca/CAUBOcumulez. ©2013 Budgetcar Inc. Tous droits réservés. MDBudget est une marque déposée utilisée sous licence au Canada par Budgetcar Inc.
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