ASAC STRATEGIC PLAN 2021 2025
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Association of JCI Senators of the Americas and the Caribbean Asociación de Senadores JCI de las Américas y el Caribe Associação des Senadores JCI das Américas e do Caribe Association des Sénateurs JCI des Ameriques et des Caraïbes DRAFT 5 - FINAL ASAC STRATEGIC PLAN 2021 - 2025 (Prepared by the Strategic Plan Committee appointed by the President of ASAC and submitted for the approval of the General Assembly in May 2021) EL PLAN ESTRATEGICO DE ASAC, 2021 -2025 (Preparado por el Comité del Plan Estratégico designado por el presidente de ASAC y sometido a la aprobación de la Asamblea General en mayo de 2021) ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 1
ASAC Strategic Plan 2021 – 2025 El Plan Estratégico de ASAC, 2021 - 2025 English/ Inglés Spanish/ Español 1. Introduction 1. Introducción 2. The Global Context 2. El contexto global 3. The JCI Context 3. El contexto de la JCI 4. Strategic Analysis of ASAC 4. El Análisis estratégico de ASAC 5. Vision 5. La Visión 6. Mission 6. La Misión 7. The Strategic Plan 2021 – 2025 7. El plan estratégico 2021 - 2025 8. Implementation of the Strategic Plan 8. Implementación del Plan Estratégico 9. Monitoring, Reporting & Evaluation 9. Monitoreo, presentación de informes e Evaluación 10. Conclusion 10. Conclusión ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 2
Strategic Planning Committee / La Comite del plan estratégico Joy C. Brathwaite (Trinidad and Tobago) - Past Chairman, Senate of the West Indies & Vice President ASAC Anita Lazarte (Bolivia) - Past President, Senate of Bolivia Diana Sweet (Suriname) - Past President, Senate of Suriname John Robinson (United States of America - Past President, Senate of the United States of America Joaquin Martinez (Mexico) - Past President, Senate of Mexico & Past President of ASAC Acknowledgements/ Reconocimientos: English/ Ingles Spanish/ Español Sincere appreciation is extended Se agradece sinceramente - to the Authors of the plan 2015-2020 that guided - a los autores de este plan que ha guiado a ASAC a ASAC to this stage in its development – Senators esta etapa de su desarrollo - los senadores Magnolia Magnolia Cañas Pena, Juan Carlos Hernandez and Cañas Pena, Juan Carlos Hernandez y las ex Past Presidents Silviana Garzon y Elva Marianne presidentas Silviana Garzon y Elva Marianne Angela Angela - a los expresidentes y senadores de ASAC Randy - to ASAC Past Presidents and Senators Randy Young, Max Apapoe y Ray M.S. Brathwaite, quienes Young, Max Apapoe, and Ray M.S. Brathwaite who contribuyeron al contenido de este documento, así contributed towards the content of this document as como Marita González, quien de vez en cuando well as Marita Gonzalez who regularly reminded of recordó la importancia de finalizar el documento. the importance of having the document completed - a los presidentes del Senado que representaron a sus and the role of Directors in its execution diferentes senadores y proporcionaron información - to Senate Presidents who represented their different directa sobre los tres (3) documentos principales de Senates and provided direct input into the three (3) planificación de ASAC, esta Revisión del Plan main planning documents of ASAC, this Review of Estratégico 2015-2020, Consideraciones para el Plan the Strategic Plan 2015-2020, Considerations for Estratégico 2021-2024 e información para un Plan de Strategic Plan 2021-2025, and information for a Capacity Building para ASAC Capacity Building Plan for ASAC - a los senadores Everton Hannam y Norvita Cadenas - to Senators Everton Hannam and Norvita Cadenas por sus comentarios objetivos y reflexivos. for their objective and thoughtful comments - Por último, pero no menos importante, a un comité - Last but not least, to a hard-working committee - trabajador - Anita Lazarte, Diana Sweet, Joaquín Anita Lazarte, Diana Sweet, Joaquin Martinez and Martínez y John Robinson – presidentes pasados John Robinson – Senate Past Presidents, who del Senado que sacrificó varios domingos por la sacrificed several Sunday evenings to undertake noche para emprender la finalización de este Plan finalizing of this Strategic Plan 2021-2025 Estratégico 2021-2025 I also take this opportunity to thank President Rafael También aprovecho esta oportunidad para agradecer al Taveras and the Board of Directors of ASAC for making Presidente Rafael Taveras y a la Junta Directiva de it possible for this comprehensive review to be ASAC por hacer posible que se realice esta revisión undertaken. Our team is hopeful that these documents integral. Nuestro equipo queda optimista que estos will help to guide ASAC into the future. documentos ayuden a guiar a ASAC hacia el futuro. ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 3
English/ Ingles Spanish/ Espanol 1. Introduction 1. Introducción The Association of Senators of the Americas and the La Asociación de Senadores de las Américas y el Caribbean (ASAC) undertook its last Strategic Plan Caribe (ASAC) emprendió su último Plan Estratégico during the period 2015-2020. Having completed a durante el período 2015-2020. Habiendo completado review of this Plan towards the end of 2019/ early una revisión de este Plan a fines de 2019/ al inicio de 2020, 2020 brought the shocking outbreak of the 2020, 2020 también trajo el impactante brote de la global pandemic, the novel coronavirus (COVID-19) pandemia global, el nuevo coronavirus (COVID-19) that challenged and changed the world. COVID-19 que desafió y cambió el mundo. El COVID-19 era was a new viral disease about which extraordinarily una nueva enfermedad viral de la que se sabía little was known, easily transmissible from person to extraordinariamente poco, fácilmente transmisible person and for which there was no initial cure. Within de persona a persona y para la que no existía una a few months more than 90 million people were cura inicial. En unos pocos meses, más de 90 infected, deaths totaled over 2 million while average millones de personas se infectaron, las muertes daily deaths were in the thousands and still sumaron más de 2 millones, mientras que las increasing. muertes diarias promedio fueron de miles y siguen aumentando. En 2021 se creó una vacuna para tratar la pandemia A vaccine to treat the pandemic was created in 2021 and it is hoped that lives and livelihoods will bey se espera que las vidas y los medios de subsistencia se restablezcan a niveles manejables restored to manageable levels in order to cope in a new reality of living with and post COVID-19. para hacer frente a una nueva realidad de vivir con y después del COVID-19. The above factors were the key considerations in Los factores anteriores fueron las consideraciones preparing the ASAC Strategic Plan for 2021 -2025. claves en la preparación del Plan Estratégico de ASAC para 2021-2025. ************ ************* ASAC is a regional Senate arm of Junior Chamber ASAC es un brazo regional del Senado de la Cámara International (JCI) representing the Americas and Júnior Internacional (JCI) que representa a la región Caribbean region1 and is guided by the values of the de las Américas y el Caribe y se guía por los valores JCI organization. These are embodied in the JCI de la organización de la JCI. Estos están Creed: incorporados en el Credo de la JCI: “We believe “Creemos That Faith in God gives meaning and purpose to Que la Fe en Dios da sentido y propósito a la vida human life; humana; English/ Ingles Spanish / Espanol The Caribbean is considered the term most politically correct to El Caribe se considera el término más políticamente correcto denote the islands that lie in the Caribbean Sea area. West para denotar las islas que se encuentran en el área del Mar Indies was a term coined by colonizing European powers. Caribe. West Indies fue un término acuñado por las potencias Nowadays, both terms are often used interchangeably, colonizadoras europeas. Hoy en día, ambos términos se usan although Caribbean may also include some North and South indistintamente, aunque el Caribe también puede incluir American mainland countries which have Caribbean coastlines. algunos países continentales de América del Norte y del Sur que tienen costas caribeñas. ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 4
That the brotherhood of man transcends the Que la hermandad del hombre trasciende la sovereignty of nations; soberanía de las naciones; That economic justice can best be won by free men Que la justicia económica la pueden ganar mejor los through free enterprise; hombres libres mediante la libre empresa; That Government should be of laws rather than of Ese gobierno debe ser de leyes más que de men; hombres; That Earth’s great treasure lies in human personality; El gran tesoro de la Tierra reside en la personalidad And that Service to humanity is the BEST WORK OF humana; ¡Y ese Servicio a la humanidad es la LIFE!” MEJOR OBRA DE LA VIDA! " ASAC’s Statement on its Vision and Mission as La declaración de ASAC sobre su visión y written in 2015, were as follows: misión, escrita en 2015, fue la siguiente Vision Statement 2015: Declaración de la visión 2015: “To become an organization focused on being Mentor “Convertirnos en una organización enfocada en ser and Guide of JCI Members and to promote, develop Mentor y Guía de Miembros de la JCI y promover, and strengthen the JCI Senate in the countries of the desarrollar y fortalecer el Senado de la JCI en los Americas continent.” países del continente americano”. Mission Statement 2015: Estado de la misión 2015: “The purposes of the Association are to facilitate and “Los propósitos de la Asociación son facilitar y promote exchanges, friendship and goodwill among promover los intercambios, la amistad y la buena JCI Senators in Area C; to assist communication voluntad entre los Senadores de la JCI en el Área C; among member organizations and individual JCI para ayudar a la comunicación entre las Senators; to promote opportunities for social organizaciones miembros y los Senadores de la JCI interaction among the members; and to provide individuales; promover oportunidades de interacción assistance to JCI, its NOMs and LOMs as requested social entre los miembros; y brindar asistencia a la by them.” JCI, sus NOM y LOM según lo soliciten”. ************* ************* ASAC was created in 2002 By Senators FOR ASAC se estableció en 2002 POR senadores PARA Senators with the main objective of socializing and senadores con el objetivo principal de socializar y networking AMONG Senators. In preparing this new establecer contacto ENTRE senadores. Al preparar strategic plan, members indicated a preference that este nuevo plan estratégico, los miembros the objective of socializing and networking remain indicaron una preferencia que el objetivo de the essence of ASAC. socializar y establecer redes sigue siendo la esencia de ASAC. ASAC commemorated its 19th anniversary in 2021. In addition to the nine (9) Executive members – ASAC conmemoró su 19 ° aniversario en 2021. President, Vice President, three (3) Regional Además de los nueve (9) miembros del comité Directors, Secretary General, Treasurer, Legal ejecutivo: presidente, vicepresidente, tres (3) Counsel, and the Immediate Past President – other directores regionales, secretario general, tesorero, officers are appointed to execute specific asesor legal y presidente inmediato anterior: otros programmes as the presiding President may funcionarios son designados para ejecutar los determine. These have generally included Directors of programas de ASAC: Red de Negocios, Senado the Business Network, the Green Senate, the Verde, Foro Virtual, Fundación JCI y Encuentro Newsletter, the Virtual Forum, the Annual Encounter anual de Senadores JCI, así como otros designados and the JCI Foundation. por el presidente para el desempeño de una función específica. ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 5
As at December 2020, there were twenty-one (21) Hasta diciembre de 2020, había veintiún (21) Senates of the Americas and the Caribbean that Senados de las Américas y el Caribe que estaban were registered as members of ASAC: registrados como miembros de ASAC: Antigua/ Curacao Panama Antigua & Curazao Panama Barbuda Barbuda Argentina Dominican Peru Argentina República Peru Republic Dominicana Aruba Ecuador Puerto Rico Aruba Ecuador Puerto Rico Bolivia Guatemala Suriname Bolivia Guatemala Suriname Brazil Honduras Trinidad & Tobago Brasil Honduras Trinidad & Tobago Canada Jamaica United States of Canada Jamaica Estados Unidos de America America Colombia Mexico Venezuela Colombia Mexico Venezuela ASAC continues to strive to attract all JCI Senates of ASAC continúa esforzándose por atraer a todos los the Americas and the Caribbean to become members Senados JCI de las Américas y el Caribe para que of the organization. se conviertan en miembros de la organización. During the last five years, ASAC made significant Durante los últimos cinco años, ASAC dio pasos steps in achieving its objectives as stated in its importantes en el logro de sus objetivos según lo Strategic Plan 2015-2020. This is evidenced by the establecido en su Plan Estratégico 2015-2020. Así lo institutionalization of its approved ByLaws (2017), evidencia la institucionalización de sus estatutos en Policy Manual, Guidelines for the Annual Senate vigor, (2017), el Manual de Políticas, los Encounter, its Framework for Communications, and Lineamientos para organizar los encuentros de successful programmes such as the Green Senate, senadores JCI y la ejecución de los programas de the Virtual Forum and the JCI Foundation. ASAC. This Strategic plan, 2021 – 2025, proposes to Este plan propone continuar asegurando la continue to assure ASAC’s relevance within JCI, relevancia de ASAC dentro de la JCI, en el marco de within the framework of all JCI Senates around the todos los Senados de la JCI alrededor del mundo, y world, and within the Americas and Caribbean region, dentro de la región de las Américas y el Caribe, en el in the context of a radically changing global contexto de un entorno global radicalmente environment where the whole world is treading into an cambiante donde el mundo entero camina hacia un unknown future to cope with COVID-19. Innovative futuro desconocido y tratando de hacer frente a la approaches will be encouraged to foster and pandemia del novel coronavirus, COVID-19. Se strengthen the bonds within the Latin American and alentarán enfoques innovadores para fomentar y Caribbean region. fortalecer los vínculos dentro de la región de América Latina y el Caribe. 2. The Global context: 2. El contexto global: During the last five (5) years, the World became more Durante los últimos cinco (5) años, el mundo se and more focused on achieving the Sustainable centró cada vez más en alcanzar los Objetivos de Development Goals (SDGs). Junior Chamber Desarrollo Sostenible (ODS). Por lo tanto, la Cámara International (JCI) therefore encouraged all its Júnior Internacional (JCI) alentó a todas sus member organizations in over 100 countries to plan organizaciones miembros en más de 100 países a their programmes around support to these goals in planificar sus programas en torno al apoyo a estos their different communities. ASAC focused on objetivos en sus diferentes comunidades. ASAC se regularizing its operations and establishing itself as a enfocó en regularizar sus operaciones y formal body, ensuring strong links to the World JCI establecerse como un organismo formal, ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 6
organization while retaining its presence in regional asegurando fuertes vínculos con la organización and national JCI organizations. Mundial de la JCI y manteniendo su presencia en las organizaciones regionales y nacionales de la JCI. Globally, development trends of the last 5 years which A nivel mundial, las tendencias de desarrollo de los still seemed to continue, reflected significant últimos cinco años, que aún parecían continuar, deterioration in the world economy that threatened to reflejaban un deterioro significativo de la economía impede efforts to reduce poverty, to create decent mundial que amenazaba con obstaculizar los jobs, to broaden access to affordable and clean esfuerzos para reducir la pobreza, crear empleos energy as well as to achieve many other SDGs2. It decentes, ampliar el acceso a energía limpia y was feared that for the Americas and Caribbean asequible, así como lograr muchos otros ODS. Se region, this would be a lost decade since the number temía que para la región de las Américas y el Caribe, of people living in extreme poverty had risen in several esta sería una década perdida, ya que el número de countries, including in parts of Latin America; Climate personas que vivían en la pobreza extrema había crisis was deepening, as evidenced by the increase in aumentado en varios países, incluso en partes de natural disasters in the region; the number of people América Latina; La crisis climática se estaba suffering from food insecurity and under nourishment agravando; está aumentando el número de personas was rising; and increasing recognition of inequalities que padecen inseguridad alimentaria y desnutrición; in income, education, health, and opportunity y el creciente reconocimiento de las desigualdades underpinned profound social discrimination. There en ingresos, educación, salud y oportunidades were widespread calls for change across the globe. sustentan una profunda discriminación social. Hubo JCI programming was therefore aimed to build llamados generalizados para el cambio en todo el capacity among members to address some of these mundo. Por lo tanto, la programación de la JCI tenía ills using the SDG framework, its Active Citizen como objetivo desarrollar la capacidad de los Framework and other tools and leadership skills miembros para abordar algunos de estos males provided by the organization. utilizando el marco de los ODS, su Marco de Ciudadano Activo y otras herramientas y habilidades de liderazgo proporcionadas por la organización. Not unexpectedly, COVID-19 triggered uncertainties Como era de esperar, COVID-19 desencadenó and panic paralyzed social and economic activities. incertidumbres y el pánico paralizó las actividades Its widespread impact caused the closure of country sociales y económicas. Su impacto generalizado borders, planned business and leisure activities were provocó el cierre de las fronteras de los países, se cancelled, arts and cultural institutions were closed cancelaron las actividades comerciales y de ocio indefinitely, international tourism was expected to planificadas, se cerraron indefinidamente las decrease by about 80%. In this changed world digital instituciones artísticas y culturales y se esperaba que technology and teleworking have become critically el turismo internacional disminuyera en important for almost all transactions and are accepted aproximadamente un 80%. En este mundo tan as the ‘new normal’. These are areas that will directly cambiado la tecnología digital y el teletrabajo se han impact ASAC’s future operations and networking vuelto de importancia crítica para que casi todas las opportunities. transacciones se realicen y se aceptan como la "nueva normalidad". Estas son áreas que afectarán directamente las operaciones futuras de ASAC y las oportunidades de trabajo en red. The result of this unimaginable global pandemic that El resultado de esta pandemia global inimaginable impacted the daily way of life of EVERYONE in the que afectó la forma de vida diaria de TODOS en el world and literally shut down all the world economies, mundo y literalmente cerró todas las economías del 2 www.un.org ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 7
means that we have to re-think and implement new mundo, significa que tenemos que repensar e strategies as restrictions are eased. These implementar nuevas estrategias a medida que se discussions have begun. Health and other experts alivian las restricciones. Estas discusiones han have predicted that restrictions, though relaxed, are comenzado. Los expertos en salud y otras áreas han likely to continue well into the future. pronosticado que es probable que las restricciones, aunque relajadas, continúen en el futuro. 3. The JCI Context: 3. El contexto de la JCI: Junior Chamber International (JCI), faced with the La Cámara Júnior Internacional (JCI), enfrentada a challenges of leading in this age of the novel los desafíos de liderar en esta era del nuevo coronavirus, boldly accepted that “the health and well- coronavirus, aceptó con valentía que “la salud y el being of members is its top priority”. Members must bienestar de los miembros es su máxima prioridad”. therefore lead by example, step up to the challenge of Por lo tanto, los miembros deben predicar con el building communities, and together, stop the spread! ejemplo, asumir el desafío de construir comunidades y, juntos, detener la propagación. As an organization of impactful and innovative Como organización de líderes innovadores e leaders, the organization would adapt to the new impactantes, la organización se adaptaría a la nueva virtual reality and implement online hybrid events. realidad virtual e implementaría eventos híbridos en Such successful events have included 2020 Area línea. ¡Tales eventos exitosos han incluido la Conference and the 2020 JCI World Congress! It is Conferencia de Área 2020 y el Congreso Mundial de likely that for the first half of 2021, such hybrid events la JCI 2020! Es probable que durante la primera will continue. Notably, JCI principles are not being mitad de 2021 estos eventos híbridos continúen. En compromised. The mantra of ‘one year to lead’ is particular, los principios de la JCI no se están being upheld by the Board of Management and all comprometidos. El consejo de administración members are being asked to adapt to the new health mantiene el mantra de "un año para liderar" y se pide protocols, environmental changes and to lead a todos los miembros que se adapten a los cambios accordingly. ambientales y que lideren en consecuencia. The pandemic triggered the creation of the R.I.S.E. La pandemia provocó la creación del proyecto, project – Rebuild. Invest. Sustain. Evolve – by the JCI R.I.S.E. - Reconstruir. Invertir. Sostener. World organization. Due to the catastrophic impact of Evolucionar. Debido al impacto catastrófico de COVID-19, this project was introduced to address its COVID-19, este proyecto se presentó para abordar economic and mental impact and to serve as a cross- el impacto económico y mental de COVID-19 y para cultural platform to share ideas, best practices, and servir como una plataforma intercultural para inspiration to light the way for other leaders and compartir ideas, mejores prácticas e inspiración para entrepreneurs. iluminar el camino a otros líderes. y emprendedores. As a JCI Senate organization, all the above effectively Como organización del Senado de la JCI, todo lo mean that ASAC needs to determine strategies to anterior significa efectivamente que la ASAC debe adapt and to be effective during and post a determinar estrategias para adaptarse y ser eficaz coronavirus pandemic world, due consideration given durante y después de una pandemia mundial de to the immediate world priorities as highlighted by the coronavirus, teniendo debidamente en cuenta las United Nations as well as the JCI RISE focus. It is prioridades mundiales inmediatas destacadas por therefore in the above context that ASAC is required las Naciones Unidas y el enfoque de JCI RISE. Por to shape a Strategic Plan for the 2021 - 2025 period. lo tanto, es en el contexto anterior que se requiere que ASAC dé forma a un Plan Estratégico para el período 2021 - 2025. ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 8
English/ Ingles Spanish/ Espanol 4. Strategic Analysis of ASAC 4. Análisis estratégico de ASAC The strategic analysis was informed by the evaluation El análisis estratégico se basó en la evaluación de of its Strategic Plan 2015-2020, feedback from Senate su Plan Estratégico 2015-2020, comentarios de los members of ASAC during 2019 and 2020, and the miembros del Senado de ASAC durante 2019 y 2020 implications of the coronavirus. y las implicaciones del coronavirus. S.W.O.T. Analysis (Strengths, Weaknesses, Análisis FODA: Fortalezas, Debilidades, Opportunities & Threats) Oportunidades y Amenazas Strengths: Fortalezas: i. A platform for JCI Senators to continue making i. Una plataforma para que los senadores de la JCI contributions to JCI throughout their lifetime. continúen haciendo contribuciones a la JCI a lo ii. ASAC crosses many borders, cultures and largo de su vida. languages – French, Spanish, English, ii. ASAC cruza muchos límites, culturas e idiomas: Portuguese, Dutch francés, español, inglés, portugués, holandés iii. Through Annual Encounters, it creates a platform iii. A través de los Encuentros anuales, crea una that allows members to enjoy networking in plataforma que permite a los miembros disfrutar keeping with its theme of “Business, Tourism and del networking de acuerdo con su tema de Friendship” "Negocios, Turismo y Amistad" iv. Social media platforms continue to develop to iv. Las plataformas de redes sociales continúan help ASAC communicate and achieve its desarrollándose para ayudar a ASAC a objectives comunicarse y lograr sus objetivos v. Group of experienced & dedicated professionals v. Grupo de profesionales experimentados y contributing to the development of young people dedicados que contribuyen al desarrollo de los and their communities. jóvenes y sus comunidades. vi. A dedicated Board of Directors is elected annually vi. Anualmente se elige una junta directiva dedicada vii. the implementation of ASAC programs, even with vii. la implementación de programas ASAC, incluso intercultural challenges, promotes the regional con desafíos interculturales, promueve la marca brand and reach of the Association strengthening regional y el alcance de la Asociación bonds among JCI senate members of the region fortaleciendo los lazos entre los miembros del Senado de la JCI de la región. Weaknesses: Debilidades: i. The definition of ‘virtual’ programs needs to be i. la definición de programas "virtuales" para que clarified so that Regional Directors can better los Directores Regionales puedan ejecutar mejor execute their projects. sus proyectos. ii. Lack of an infrastructure to facilitate professional ii. Falta de infraestructura para facilitar traducciones translations profesionales iii. Official communication does not have the widest iii. La comunicación oficial no tiene el alcance más possible reach, and members are generally very amplio posible ni inspira a los miembros a slow to respond. responder rápidamente. ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 9
Opportunities: Oportunidades: i. To brand ASAC as an effective multi-lingual, i. Marcar a ASAC como una organización multi-cultural organization by creating platforms multilingüe y multicultural eficaz mediante la that will interest all its members. creación de plataformas que interesen a todos sus miembros. ii. Network with other global Senate bodies and ii. Trabajar en red con otros órganos del Senado cross fertilize ideas and activities. global y fertilice ideas y actividades de forma cruzada. iii. To promote ASAC’s Vision, Mission, policies and iii. Promover la Visión, Misión, políticas y programas programs to attract and maximize its reach to all de ASAC, para atraer y maximizar su alcance a senators in the region. todos los senadores de la región. Threats: Amenazas: i. Consideration of a change of name3 to omit i. Consideración a un cambio de nombre ‘Caribbean’ from Association of Senators of the propuesto para omitir "Caribe" de la Asociación Americas and the Caribbean can make de Senadores de las Américas y el Caribe va en Caribbean members feel ostracized. contra de la cultura y la tradición de ASAC. 4 ii. The lack of communication in the two official ii. La falta de comunicación en los dos idiomas languages, English and Spanish, hinders the oficiales, inglés y español, obstaculiza la integration of the members and the development integración de los miembros y el desarrollo de la of multiculturalism. multiculturalidad”. iii. Lack of maturity in succession planning as a iii. Falta de madurez en la planificación de la senior JCI organization. sucesión como organización senior de la JCI. iv. Due to the coronavirus, and the fact that iv. Debido al coronavirus, y al hecho de que la acceptance of the vaccine is still controversial, aceptación de la vacuna todavía es physical presence at Encounters/ official events controvertida, la presencia física en Encuentros may be unlikely in the near future. / eventos oficiales puede ser poco probable en un futuro próximo. 5. Considerations for a Vision Statement 5. Consideraciones para una declaracion de 2021 - 2025: visión 2021 - 2025: The following comments from members were taken Los siguientes comentarios de los miembros se into account in formulating the Vision 2021-2025: tuvieron en cuenta al formular la Visión 2021-2025: - To be recognized as the JCI Senate Association - Ser reconocidos como la Asociación del Senado supporting the development of young people and de la JCI que apoya el desarrollo de los jóvenes communities in collaborating with its members y las comunidades en la colaboración con sus throughout the Americas and the Caribbean miembros en las Américas y el Caribe. English/ Ingles Spanish /Español 3 The proposal for a name change was unanimously dispelled La propuesta de cambio de nombre fue disipada por by ASAC members in a virtual general assembly of 2020. While unanimidad por los miembros de ASAC en una asamblea the Committee acknowledged this, it recommended that this general virtual de 2020. Si bien el Comité reconoció esto, threat be recorded so that it would not be repeated in the recomendó que se registre esta amenaza para que no se repita future. en el futuro. 4 ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 10
- To be the leading federation for encouraging JCI - Ser la federación líder en alentar la vida de la JCI life after being a JCI member después de ser miembro de la JCI. - To be a united regional organization that - Ser una organización regional unida que continues to follow the JCI principles continúa siguiendo los principios de la JCI. - To strengthen the JCI brand, beliefs and principles - Fortalecer la marca, creencias y principios de la throughout the Latin American and Caribbean JCI en toda la región de América Latina y el region Caribe. - To build an effective and relevant JCI Senate - Construir una red de Senados de la JCI efectiva network in the Americas and Caribbean region. y relevante en la región de las Américas y el Caribe. The above led to the formulation of the following Vison Lo anterior condujo a la formulación de la siguiente Statement. Declaración de Visión. PROPOSED VISION STATEMENT 2021-2025: DECLARACIÓN DE VISIÓN propuesta 2021-2025: Convertirse en una organización eficaz, unida y To be an effective, united, and regional regional de Senadores de la JCI, que promueva el organization of JCI Senators, promoting compañerismo, motive a los Senadores de la JCI en fellowship, motivating JCI Senate Members in the las Américas y el Caribe y sea reconocida por su Americas and the Caribbean, and recognized for its contribución como mentora y partidaria del contribution as a mentor and supporter of the crecimiento y desarrollo de las organizaciones growth and development of National and Local nacionales y locales de la JCI. Organizations of JCI. 6. Consideraciones para una declaración de misión 2021 - 2025 6. Considerations for a Mission Statement 2021 – 2025 De manera similar, se señaló que la Declaración de la Misión tenía que ser reconsiderada, Similarly, it was noted that the Mission Statement had especialmente señalando en particular que las to be reconsidered, especially noting in particular that referencias a la "Zona C" ya no eran aplicables references to ‘Area C’ were no longer applicable given debido a los cambios en la organización mundial. Por changes in the world organization. Every effort was lo tanto, se hizo todo lo posible para capturar lo therefore made to capture the following: siguiente: - Facilitate communication among JCI Senators. - Facilitar la comunicación entre Senadores JCI. - Promote opportunities for social interaction - Promover oportunidades de interacción social among the members. entre los miembros. - Provide assistance to JCI, its NOMs and LOMs - Brindar asistencia a la JCI, sus NOM y LOM when requested, and cuando se solicite, y - Contribute to positive development in the - Contribuir al desarrollo positivo de las communities and countries of our region. comunidades y países de nuestra región. PROPOSED Mission Statement 2021-2025: Declaración de misión propuesta 2021-2025: Promover y fortalecer la amistad, y el compañerismo To promote and strengthen regional and international y la creación de redes regionales e internacionales friendship, fellowship and networking among JCI entre Senadores de la JCI y Miembros del Senado Senators and JCI Senate Members of the Americas de la JCI de las Américas y el Caribe a través de and the Caribbean, through opportunities that oportunidades que incluyan actividades include business activities, cultural exchanges and comerciales, intercambios culturales y turismo, tourism, while supporting the continued development mientras se apoya el desarrollo continuo de las of JCI National and Local Organizations. organizaciones locales y nacionales ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 11
English / Ingles Spanish/ Español 7. The programmes of The Strategic Plan 7. Los programas del plan estratégico 2021 - 2025: 2021-2025: In the review of the operations of ASAC, the goals and En la revisión de las operaciones de ASAC, las metas objectives programmed for 2021 – 2025 were re- y objetivos programados para 2021 - 2025 se volvieron aligned to the organization’s Vision and Mission. a alinear con la Visión y Misión de la organización. Effectively, there will be four (4) goals and fifteen (15) Efectivamente, habrá cuatro (4) metas y quince (15) objectives to be managed over the next five-year period objetivos que se gestionarán durante el próximo have been proposed. The Goals cover the areas of período de cinco años. Los Objetivos cubren las áreas Fellowship, Administration / Governance, de compañerismo, administración / gobernanza, Communications, and Programs. Three (3) of the comunicaciones y programas. Continuarán tres (3) de former programmes will continue - The Business los programas anteriores: la Red de Negocios, el Network, the Encounter, and the Green Senate. Based Encuentro, y el Senado Verde. Basado en las upon the requests of Senate members, two new areas solicitudes de miembros del senado, se han agregado have been added, Health and Wellness and Disaster dos áreas nuevas, Salud y Bienestar y Preparación Preparedness. para Desastres. On the other hand, The Virtual Forum was converted to Por otro lado, El Foro Virtual se convirtió en una be a mid-term evaluation of ASAC; the Newsletter was evaluación intermedia de ASAC; el Boletín se incorporó incorporated into a portfolio to be managed by a a un portafolio que será administrado por un Director de Communications Director and the JCI Foundation will Comunicaciones y la Fundación JCI seguirá siendo una continue as an annual contribution to the JCI World contribución a la Organización Mundial de la JCI. organization. The ultimate goal of every ASAC program will be to El objetivo final de cada programa de ASAC será highlight the very rich multicultural diversity in the Latin resaltar la rica diversidad multicultural en la región de American and Caribbean region; to share the collective América Latina y el Caribe; para compartir las experiences of JCI Senators, and in so doing add value experiencias colectivas como Senadores de la JCI y, al to communities, the region and have a positive impact hacerlo, agregar valor a comunidades, la región y, tener on the World! un impacto positivo en el mundo! GOAL 1: An institutionalized system of fellowship and networking among JCI Senates of the region (FELLOWSHIP) OBJETIVO 1: Un sistema institucionalizado de compañerismo y trabajo en red entre los Senados JCI de la región. (COMPAÑERISMO) 1. Strategic Objectives Activities Indicators Leader 1.a To ensure that ASAC - Through each ASAC - Activities agreed within Each Program Programs encourage Program, ensure at least the first month of the Director regional fellowship one interactive session term of office among National among Senate members Actividades acordadas Cada director de Senates en el primer mes de su programa mandato ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 12
Asegurar que los A través de cada - Action plan approved programas de ASAC programa ASAC, within first month of term fomenten el garantizar una sesión of office compañerismo regional interactiva trimestral Plan de acción entre los Senados entre los miembros del aprobado en el primer nacionales. Senado mes de su mandato - Minimum 60 % participation of Senate members Participación mínima del 60% de los miembros del senado 1.b To execute Annual - Identify Host Country - Country offers Annual General Encounter Identificar el país Ofertas de países Meeting anfitrión AGM Para ejecutar el - Host Country submits - All logistics are Director, Encuentro Anual Draft Senate programme confirmed within 3 Encounter for approval, highlighting months of approval Director del the theme of the Toda la logística se Encuentro Encounter, “Friendship, confirma dentro de los 3 Business, Tourism”. meses posteriores a la El país anfitrión somete a aprobación. aprobación el borrador Webmaster & del programa del - ASAC’s Website is Director, Senado, destacando el updated at least weekly Encounter tema del Encuentro, La página web de ASAC El Webmaster & “Amistad, Negocios, se actualiza al menos Director del Turismo”. una vez por semana Encuentro Regular promotion of Regional event highlighting the - At least 60 % of Senates Directors rich, unique heritage and represented at the Director, culture of the Host Encounter. Encounter Country. Promoción Al menos el 60% de los Directores periódica de eventos que Senados representados regionals destaquen la rica y única en el Encuentro. Director, herencia y cultura del Encuentro país anfitrión. 1.c. To host a successful - Design an appropriate - Meeting arranged with President/ Senate program at the Senate program based JCI members during the Secretary annual JCI Area upon ASAC’s theme, that Area Conference General Conference of the will include motivating Reunión concertada con Americas JCI members los miembros de la JCI El presidente/ durante la Conferencia Secretario/ Organizar un exitoso - Diseñar un programa del de Área General programa del Senado Senado apropiado basado en el tema de ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 13
en la Conferencia JCI ASAC, que incluirá la - A mix of at least one de America. motivación de los Working & one Social miembros de la JCI. event Una combinación de al menos un evento de trabajo y uno social - AGM of ASAC AGM de ASAC 1.d To undertake a Mid- - Use the Virtual Forum - Survey designed and An Officer Term Survey of ASAC as originally conceived, executed by mid-term appointed by the members as a Feedback Encuesta diseñada y President mechanism to receive ejecutada a medio plazo Encuesta de mitad de information and to Un oficial período de los evaluate and improve - Responses evaluated designado por el miembros de ASAC ASAC programmes Respuestas evaluadas presidente Utilizar el Foro Virtual - Analysis & como se concibió recommendations originalmente, como un presented within 2 mecanismo de months of completion retroalimentación para Análisis y recibir información y recomendaciones evaluar y mejorar los presentados dentro de programas de ASAC. los 2 meses posteriores a la finalización GOAL 2: An efficiently operating ASAC with clearly defined roles for Executive Officers that promotes a more strengthened and/or expanded ASAC (ADMNISTRATION/ GOVERNANCE) OBJETIVO 2: Un ASAC que opera de manera eficiente con roles claramente definidos para los Oficiales Ejecutivos que promueve un ASAC más fortalecido y / o ampliado (ADMINISTRACIÓN / GOBIERNO) 2. Strategic Objectives Activities Indicators Leader 2.a. Membership plan that - Design an instrument to - Be guided by the Vice President includes outreach to induct new ASAC Constitution- potential new National Members Guíese por la El vice JCI Senate Constitución presidente Organizations and - Diseñar un instrumento recognition of Senators para inducir a nuevos - Induct at least one new miembros de ASAC. member per year Plan de membresía que Inducir al menos un incluye con alcance a miembro nuevo por posibles nuevas año organizaciones nacionales del Senado - Prepare a list of - List of all JCI States in Each Regional de la JCI y el potential new members the region Director by Region ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 14
reconocimiento de Lista de todos los Cada director senadores Prepare una lista de Estados de la JCI en la regional nuevos miembros región potenciales por región - Identification of potential members Identificación de miembros potenciales - Approved outreach plan - Regular contact with Each Regional for potential new potential new national Director Members Senate organizations in the region at least once Cada director Plan de divulgación per quarter regional aprobado para posibles Contacto regular con los nuevos miembros potenciales nuevas organizaciones del Senado nacional en la región al menos una vez por trimestre - Plan approved at 2nd meeting of new Board Plan aprobado en la 2a reunión de la nueva Junta - Update presented at each Board meeting Actualización presentada en cada reunión de la Junta - Approved outreach plan - Regular contact with Regional Director for existing members… existing national Senate organizations of the Director regional Plan de divulgación Region, at least once aprobado para miembros per quarter existentes Contacto regular con organizaciones del Senado nacional existentes en la región , al menos una vez por trimestre - Plan approved at 2nd Meeting of new Board ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 15
Plan aprobado en la 2a Reunión de la nueva Junta - Report at each Board Meeting Informe en cada reunión de la Junta - Ensure ASAC representation at events of National Senate Organization Asegurar la representación de ASAC en eventos de Organizaciones del Senado Nacional - Implement a Recognition - Institute an Awards President Program programme for deserving Senators - Implementar un - Instituir un programa de El presidente programa de premios para senadores reconocimiento merecedores - Maintain an updated - Directory of Executive Secretary Directory (primary Officers is produced at General contact information) of all the start of the fiscal member Senate year and updated Organizations quarterly. Mantener un directorio - El directorio de Secretario actualizado (información funcionarios ejecutivos general de contacto principal) de se produce al comienzo todas las organizaciones del año fiscal y se miembros del Senado actualiza trimestralmente. 2.b. - Prepare Annual Budget - Budget is adopted at the Treasurer Development of a Preparar el presupuesto 2nd Meeting of the newly healthy and adequate anual elected Board Tesorero financial plan to meet El presupuesto se the needs of ASAC aprueba en la segunda reunión de la Junta recién elegida. ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 16
- Develop a Fund-raising - To generate a surplus of Desarrollo de un program 10% of overall income esquema financiero Desarrollar un programa for the organization sano y suficiente para de recaudación de Generar un excedente cubrir las fondos del 10% de los ingresos necesidades de ASAC totales de la organización. - Report at each Executive - Present an updated Meeting income/ expenditure Informe en cada reunión statement ejecutiva - Presentar un informe de los ingresos / gastos actualizados - Contribution to JCI - Budget a minimum Foundation annual contribution of - Contribución a la USD1,000 to JCI Fundación JCI - Presupuestar una contribución anual mínima de USD1,000 a la JCI - Annual Report at AGM Informe anual en AGM 2.c. Regular meetings of the - Meetings scheduled with - Quarterly Secretary Executive Board and each Regional Director & Trimestral General Regional Directors with the members of the their respective National respective Regional Secretario JCI Senate members Senate general - Reuniones programadas con cada Director Reuniones periódicas Regional y los miembros de la Junta Ejecutiva y del Senado Regional Directores Regionales respectivo con sus respectivos - miembros del Senado - Issues discussed - Well documented Nacional de la JCI Temas discutidos Bien documentados - Recommendations - No. of recommendations recorded for appropriate implemented implementation No. de Recomendaciones recomendaciones registradas para una implementadas implementación adecuada 2.d Monitor application of - Recommendations / - Recommendations/ Legal Advisor/ the Bylaws and Policy Motions from meetings Motions recorded & Secretary Manual and document and the execution of reported at Exec. Board General ASAC programmes. meetings ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 17
any changes that may Recomendaciones de Recomendaciones Asesor Legal / be required. reuniones y ejecución de registradas e informadas Secretario programas ASAC en las reuniones de la general Supervisar la aplicación Junta de los Estatutos y Manual de políticas y - Decisions recorded Legal Advisor documentar cualquier Decisiones registradas Asesor legal cambio que pueda ser necesario. GOAL 3: An updated communications strategy that includes outreach to the JCI Area Leadership and addresses the multi-lingual challenges of ASAC (COMMUNICATIONS) Objetivo 3: Una estrategia de comunicaciones actualizada que incluye el acercamiento al Liderazgo del Área de la JCI y aborda los desafíos multilingües de ASAC (COMUNICACIONES) 3. Strategic Objectives Activities Indicators Leader 3.a To develop a timely and - Maintain effective social - Confirmation of Director, effective media presence using platforms to be used, by Communications Communications social platforms that are the 2nd meeting of the (New) Strategy common to countries of Board of Directors. the LAC region Confirmación de El director de Desarrollar una Mantener una presencia plataformas a utilizar por Comunicaciones estrategia de efectiva en las redes la 2ª reunión de la Junta (nuevo) comunicación oportuna sociales utilizando Directiva del Ejecutivo. y eficaz plataformas sociales que son comunes a los - Guidelines for use of países de la región de platforms established by LAC. the 2nd meeting of the Board of Directors. Directrices para el uso de plataformas establecidas por la 2ª reunión de la junta - Update website, at least monthly Actualizar el sitio web, al menos una vez al mes - Establish platforms to - Arrangements for use of communicate effectively Translator/s confirmed in the two (2) official from the 1st meeting of languages of ASAC – the Board of Directors English and Spanish, (using simultaneous Arreglos para el uso de translation in official traductores confirmados meetings) desde la primera reunión de la junta ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 18
Establecer plataformas para comunicarse de - Meetings for manera efectiva en los simultaneous translation dos (2) idiomas oficiales identified. de ASAC – ingles y español, (utilizando Reuniones identificadas traducción simultánea en para traducción reuniones oficiales) simultánea. - Produce a Newsletter for - Design a system to Appointed circulation every two (2) receive information from Assistant to months Senates Director, Diseñar un sistema para Communications Elaborar un boletín para recibir información de circulación cada dos (2) los Senados meses - Request info at least Asistente one month in advance designado del Solicitar información con Director de al menos un mes de Comunicaciones antelación - Timely production of the Newsletter Producción oportuna del boletín - Ensure availability of Newsletter on the Website Garantizar la disponibilidad del boletín en el sitio web. - Circulate to Regional and International Senate organizations. Circule a las organizaciones regionales e Internacionales del Senado. 3.b Establish and maintain - Quarterly meeting with - Agenda agreed President/ Vice regular communication the JCI EVP assigned Agenda acordada President with the JCI EVP assigned to the area Reunión trimestral con el - Outcomes negotiated Presidente / JCI EVP asignado Resultados negociados Vicepresidente Establecer y mantener una comunicación ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 19
regular con el JCI EVP asignado a la zona 3.c Sponsor a program at - Agreement on areas of - JCI Support at ASAC’s President/ Vice the JCI Area meeting in collaboration AGM (incl. World President support of the JCI Acuerdo de áreas de President’s attendance initiatives at the meeting colaboración & World IPP) Presidente / Apoyo de la JCI en la Vicepresidente Patrocinar un programa - Invite suggestions to AGM de ASAC (incluida en la reunión del Área agree on area/s of la asistencia del JCI en apoyo de las support to JCI Presidente Mundial y el iniciativas de JCI en la IPP Mundial) reunión. - Invitar a sugerencias para acordar áreas de A mínimum contribution apoyo a JCI of USD1,000 to the JCI Foundation Una contribución minimima de USD 1,000 a la Fundacion JCI GOAL 4: Management of ASAC programs using creative strategies (PROGRAMS) Objetivo 4: Gestión de programas ASAC utilizando estrategias creativas (PROGRAMAS) 4. Strategic Objectives Activities Indicators Leader 4.a Manage the Green - Design and develop - Webinars with Director, Green Senate creative activities to simultaneous Senate promote sensitivity to translation, at least two planet earth and climate per year. Promover e impulsar change Seminarios web con el Senado Verde traducción simultánea, El director del - Diseñar y desarrollar al menos dos por año. senado verde actividades creativas para promover la - Participation of a sensibilidad al planeta minimum of 60 % tierra y al cambio Senates in the Region climático. Participación de 60% de todos los Senados de la Región - Educational information uploaded to website monthly Información educativa cargada en el sitio web cada mes. ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 20
4.b To establish an - Establish a functional - An interactive database Director, interactive platform for data base established with at least Business Business Networking - Establecer una base de 10 new members Networking - sharing information, datos funcional annually knowledge and Una base de datos Director, Redes experience of mutual interactiva establecida de Negocios interest with network con al menos 10 nuevos members miembros anualmente Establecer una - Host an annual panel - Facilitators identified for plataforma interactiva discussion on business an annual session para redes de negocios related topics for Facilitadores compartir información, members only and/ or identificados para una conocimientos y with professionals/ sesión anual experiencias de interés successful - Topics identified mutuo con los businesspersons/ (annual) miembros de la red. entrepreneurs Temas identificados Organizar una mesa (anuales) redonda sobre temas relacionados con los - Sessions arranged with negocios solo para simultaneous miembros y / o con translation. profesionales / Sesiones organizadas empresarios / con traducción emprendedores exitosos simultánea. - Mínimum participation of 60% regional Senates Participación mínima del 60% de los Senados regionales - Regular update of the - Website updated ASAC Business page monthly with new developments Sitio web actualizada in the business world. mensualmente Actualización regular del sitio web de negocios de ASAC Business con nuevos desarrollos en el mundo En el mundo de negocios. - In collaboration with the - Format shared with Director, Members may Members within first promote their businesses quarter of the year on the ASAC Website. Formato compartido con En colaboración con el los miembros en el Director, los Miembros primer trimestre del año pueden promover sus ASAC STRATEGIC PLAN 2021-2025, COORDINATED BY 2019/ 2021 VICE PRESIDENT, JOY C BRATHWAITE 21
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