Recording COVID19 - Key Legal Issues For Your Charity or Non-Profit Organization to Consider - Miller Thomson
←
→
Page content transcription
If your browser does not render page correctly, please read the page content below
COVID19 – Key Legal Issues For Your Charity or
Non-Profit Organization to Consider.
Tuesday, May 12, 2020
Recording
VANCOUVER CALGARY EDMONTON SASKATOON REGINA LONDON KITCHENE R-W ATERLOO GUELPH TORONTO VAUGHAN MARKHAM MONTRÉAL
Please note all information provided during this session is not intended to, constitute legal advice; instead, all information, content, and materials available are for general informational purposes only. VANCOUVER CALGARY EDMONTON SASKATOON REGINA LONDON KITCHENE R-W ATERLOO GUELPH TORONTO VAUGHAN MARKHAM MONTRÉAL
COVID19 Relents - Returning to Work
Seann McAleese
VANCOUVER CALGARY EDMONTON SASKATOON REGINA LONDON KITCHENE R-W ATERLOO GUELPH TORONTO VAUGHAN MARKHAM MONTRÉALAgenda
• Administering Recalls / Reintegration
• Mitigating Constructive Dismissal Risks
• Meeting OHSA Obligations
• Managing Employees Refusing to Report
• All of these are interdependent measures
4Recalls / Reintegration
• Ensure you avoid the deemed termination trigger under provincial
rules for temporary layoff.
• 13 / 35 in Ontario.
• Employee has a contractual obligation to return to work as directed
(subject to OHSA/Public Health Orders).
• Valid source of resistance: work refusal or Human Rights accommodation
(childcare and disability).
• Fear of using public transit to get to work?
5Recalls / Reintegration
• Ensure recall properly administered.
• In Alberta, recall notice must be served on employee, in writing
and stating employee must return to work within 7 days from date
notice served.
• No prescribed format of recall notice in Ontario, employers
should ensure employee actually receives notice of recall and
given reasonable period to return.
• Forfeit termination and severance pay if do not return in
reasonable time.
• Recall letter should detail healthy, safety and wellness procedures
and benefits in place.
6Recalls / Reintegration
• Ensure recall / return properly administered.
• Caution if using as a culling exercise.
• Human Rights Code (e.g., age, disability etc.).
• Ensure objective criteria (e.g., seniority, qualifications,
performance, point system).
• Follow up before assuming abandonment.
• Willingness to reconsider employment cessation on new information.
7Recalls / Reintegration
• Graduated and/or staggered return to work to allow time for
confidence to take root.
• Modified schedules, gradual increase in days/hours.
• Caution on 50% reduction = layoff week.
• Gradual change in split between work from home and days in the
office.
• Risk employee may treat changes in compensation and other key
terms of employment as a Constructive Dismissal .
8Recalls / Reintegration
• Vacation scheduling needs to be mapped out.
• Generally employer right to unilaterally schedule vacation.
• Subject to existing policy although unprecedented circumstances
may allow immediate revisions.
• Plan for ongoing protected leaves.
• Contingency planning if 2nd wave of pandemic.
• Anticipate more cautious self-quarantine.
9Managing Constructive Dismissal
Respond to constructive dismissal claims, or complaints just short of
that:
• If gradual increase in work and pay, provide assurances with a
timeline.
• Consider Work Share for income support or CEWS.
• Consider retention bonus.
• Allow for mixed work from home and workplace attendance,
gradual increase in time at workplace.
• Robust compliance with OHSA obligations accompanied by
detailed communiques to employees.
10Managing Refusals to Report
• Anticipate outright refusals based on fear.
• Demands for continued work from home.
• Response with leave requests for childcare and/or immuno-
compromised employees or those with co-morbidity factors.
• Provide details around safety protocols in place and commitment to
employee health, safety and wellness.
• Rely on public health materials for comfort.
11Managing Refusals to Report
• Ensure always managing case-by case.
• Is there a protected ground underlying refusal.
• Seek more information, including medical.
• Are there personal circumstances that can be accommodated
even if not legally required.
12Managing Refusals to Report
• For outright refusals, attempt to address concerns, failing which:
• Progress through the steps in work refusal process, including
contacting the MOL.
• Respond to refusals with escalating discipline, but case by case
considerations.
• Exercise caution as court/tribunal sympathies will heavily favour
employees in the COVID19 return to work environment.
13OHSA Obligations
• Appoint a team for COVID19 accountability.
• Consult with experts for OHSA due diligence:
• Medical professional, occupational health and safety specialist
and/or industrial hygiene specialist.
• Revaluate office or production floor layout.
• One way routes around the premises.
• Single occupancy washrooms.
• Shielding between desks and staggered seating.
• Maintain 6 feet of separation as much as possible.
14OHSA Obligations
• Supply relevant PPE and provide training.
• Remote conferencing for meetings.
• Establish system for proactive screening before appointments are
even scheduled.
• Passive screening by signage at points of entry to inform people
about specific protocols.
• Robust cleaning schedule around touch points.
• HVAC systems filter/purge air on a nightly basis.
15OHSA Obligations
• Reciprocal duty on employees to report COVID19 symptoms or
potential exposure.
• Cooperate with workplace COVID19 protocols:
• Personal hygiene.
• Physical distancing.
• Temperature monitoring.
• Symptom inquiries/screening.
• Wear any PPE supplied.
• Training (yes, handwashing and how to don a mask).
16Conclusion
MT COVID-19 Hub
https://www.millerthomson.com/en/covid-19-resources/
Also good resources at:
https://covid-19.ontario.ca/
https://www.canada.ca/en/public-
health/services/diseases/2019-novel-coronavirus-
infection/guidance-documents/risk-informed-decision-
making-workplaces-businesses-covid-19-
pandemic.html
17Contact Information
Seann McAleese
Bio
Partner | Toronto
1 416.597.4346
smcaleese@millerthomson.com
LinkedIn
18Program Related Investing
Les investissements liés à un programme
Susan Manwaring
Troy McEachren
VANCOUVER CALGARY EDMONTON SASKATOON REGINA LONDON KITCHENE R-W ATERLOO GUELPH TORONTO VAUGHAN MARKHAM MONTRÉALIntroduction
• Social Investing is nothing new for many charities and • Les placements sociaux n’ont rien de nouveau pour un
foundations – could be useful to support charities in grand nombre d’organismes de bienfaisance et de fondations
COVID 19 times. – ils peuvent être intéressants pour soutenir les organismes
de bienfaisance dans le contexte de la COVID-19.
• Many associated concepts/terms:
• “Mission investing” • Nombreux concepts ou termes connexes :
• “Impact investing” • « Placements liés à la mission »
• “Socially responsible investing” • « Investissement d’impact »
• “Program-related investments” • « Placements socialement responsables »
• « Investissements liés à un programme »
• Common feature: not just thinking about financial • Caractéristique commune : il s’agit de placements qui ciblent
returns; also thinking about alignment with charitable non seulement un rendement financier, mais aussi une
purposes or furthering the purposes directly. adéquation avec des fins de bienfaisance ou l’avancement de
fins de bienfaisance.
• Le rendement d’un placement social se situe quelque part
• Financial/Social returns run on a spectrum. entre rendement financier et rendement social.
20Trends Orientations
Mission Investments would be those investments with a Un placement lié à la mission est un placement ayant
social purpose that would otherwise fit within a portfolio une fin sociale qui s’intègre tout de même à un
that meets the ‘prudent investor’ test. portefeuille satisfaisant au critère de l’« investisseur
prudent ».
Program related investments are similar but they are
investments that are closer on the investment spectrum Un investissement lié à un programme est similaire,
to grants rather than investments. mais s’apparente davantage à un don qu’à un placement
sur le plan du rendement financier.
21Prudent Investor Standard Norme de l’investisseur
prudent
• Charities/foundations are generally subject to the • Les organismes de bienfaisance (incluant les fondations) sont
prudent investor standard in relevant legislation that généralement assujettis à la norme de l’investisseur prudent
governs Trust property – i.e.. Trustee Act (Ontario), rules par la loi pertinente qui régit les biens en fiducie (par exemple,
of full administration in Quebec (CCQ). la Loi sur les fiduciaires de l’Ontario ou les dispositions sur la
pleine administration du Code civil du Québec).
• Requires that a charity exercise the “care, skill, diligence
and judgment that a prudent investor would exercise in • Cette norme exige qu’un organisme de bienfaisance agisse
making investments”. « avec le soin, la compétence, la diligence et le jugement dont
un investisseur prudent ferait preuve en faisant des
• Often the language Provides scope for social placements ».
investments. • Le libellé indique souvent le rayon d’action en matière de
Requires consideration of financial factors but placements sociaux.
allows charity to consider “an asset’s special Exige que l’organisme de bienfaisance tienne compte de
relationship or special value … to the purposes of the facteurs financiers, mais l’autorise à prendre en compte « le
trust”. lien particulier qui existe entre un élément d’actif et les
• Some charities have been uncertain whether they can objets de la fiducie […] ou l’intérêt particulier qu’il présente
pour ces objets […] ».
do social investing, and how much they can do.
• Certains organismes de bienfaisance ne sont pas certains de
la légalité des placements sociaux ou de l’étendue autorisée.
22Program Related Investing
Les investissements liés à un programme
VANCOUVER CALGARY EDMONTON SASKATOON REGINA LONDON KITCHENE R-W ATERLOO GUELPH TORONTO VAUGHAN MARKHAM MONTRÉALPrudent Investor Considérations d’un
Considerations investisseur prudent
1. General economic conditions. 1. La situation économique générale.
2. Inflation or deflation. 2. Les effets possibles de l’inflation ou de la déflation.
3. Tax consequences. 3. Les conséquences fiscales.
4. Role of each investment within the overall 4. Le rôle que joue chaque placement dans l’ensemble du
portfolio. portefeuille.
5. Expected total return from income, appreciation 5. Le rendement total escompté du revenu et de la plus-
of capital. value du capital.
6. Needs for liquidity, income and preservation or 6. Les besoins en matière de liquidités, de régularité du
appreciation of capital. revenu et de préservation ou de plus-value du capital.
7. An asset’s special relationship or special value, if 7. Le lien particulier qui existe entre un élément d’actif et les
any, to the purposes of the charities or its objets de l’organisme ou de ses bénéficiaires, ou l’intérêt
beneficiaries. particulier qu’il présente pour ces objets ou ces
bénéficiaires.
24Trustee Act Loi sur les fiduciaires -Ontario
• Requirement to diversify • Exigence de diversification
• May obtain investment advice • Possibilité d’obtenir des conseils en matière de placement
• May authorize an agent • Possibilité d’autoriser un mandataire
25Civil Code of Québec Code civil du Québec
• Requirement to diversify. • Exigence de diversification.
• May obtain investment advice. • Possibilité d’obtenir des conseils en matière de
placement.
• May authorize an agent within the limits of art. 1337
CCQ. • Possibilité d’autoriser un mandataire dans les limites de
l’article 1337 CCQ.
26Income Tax Act Loi de l’impôt sur le revenu
• Related business. • Activité commerciale complémentaire.
• Excess Business Holding Rules 2%, 20% limits on • Règles applicables aux participations excédentaires
private foundations. des fondations privées : limites de 2 % et de 20 %.
• Own Activities. • Activités que l’organisme mène lui-même.
• Direction and Control. • Direction et contrôle.
27Program Related Investissements liés à un
Investments programme (ILP)
• PRI’s are “investments” that are more mission directed • Un ILP est un « investissement » qui est davantage axé
then investment directed. sur la mission que sur le rendement financier.
• PRI’s are not grants but they may be closer to grants • Un ILP n’est pas un don, mais s’apparente parfois
than investments. davantage à un don qu’à un placement.
• A PRI in a qualified donee is easy – Foundations can • Effectuer un ILP dans un donataire reconnu est simple,
make grant to qualified donees. les fondations étant autorisées à accorder des dons à
des donataires reconnus.
28Program Related Investissements liés à un
Investments programme (ILP)
• PRI’s that are “investments” in non-qualified donees • Effectuer un ILP qui constitue un « investissement »
are more complex – similar to wanting to working dans un donataire non reconnu est plus complexe;
with a non-qualified donee – if the PRI is made in a similaire au travail avec un donataire non reconnu : si
non-qualified donee the investor charity must l’ILP est fait dans un donataire non reconnu,
maintain ongoing direction and control. l’organisme de bienfaisance investisseur doit conserver
la direction et le contrôle.
• Must also ensure that any private benefit is incidental
to the public benefit. • L’organisme investisseur doit aussi s’assurer que tout
bénéfice privé est accessoire au bienfait d’intérêt
public.
29Program Related Investissements liés à un
Investments programme (ILP)
• PRI’s generally are intended to further a recognized • Les ILP ont généralement pour but de contribuer à
charitable purpose. They are not generally investments l’avancement d’une fin de bienfaisance reconnue. En
in the conventional financial sense - Why? règle générale, ils ne sont pas des investissements au
sens financier traditionnel. Pour quelles raisons?
• Un ILP vise normalement plus qu’un rendement
• A PRI would typically involve more than a financial
financier – ne respectera probablement pas la norme
return – would likely not meet the prudent investment
de l’investisseur prudent. Le remboursement du capital
standard. The return of capital is contemplated as is is
est envisagé, tout comme la possibilité de générer un
the possibility of revenue although revenue is likely at
rendement, mais qui sera généralement inférieur aux
below market rates.
taux du marché.
• Un ILP est une façon de soutenir les organismes de
• It is a way of supporting on the ground organizations première ligne sans leur faire un don pur et simple. Une
without making an outright grant. The funder can fondation peut participer à un ILP lorsque celui-ci
participate in a PRI when it furthers one of its charitable contribue à l’avancement d’une de ses fins de
purposes and it can make the investment primarily for bienfaisance. Elle peut faire l’ILP principalement en
the social returns rather than the investment returns. raison de son rendement social plutôt que son
rendement financier.
30Program Related Investissements liés à un
Investments programme (ILP)
• Investor charity must ensure therefore it has • Par conséquent, l’organisme de bienfaisance
appropriate agreements. investisseur doit s’assurer de conclure les accords
appropriés.
• The agreements must ensure there is monitoring,
reporting and appropriate exit mechanisms to permit • Ces accords doivent prévoir des mécanismes adéquats
the investor charity to withdraw if the public benefit is de surveillance, de rapport et de sortie pour que
no longer achieved or turn it into a regular prudent l’organisme investisseur puisse se retirer ou convertir
investment. l’ILP en placement prudent traditionnel si le bienfait
d’intérêt public n’est plus réalisé.
• CRA suggests the charity adopt a written policy
establishing a framework for its PRI activity and • L’ARC recommande que les organismes de
cautions that the activity must meet all other legal, trust bienfaisance adoptent une politique écrite établissant
, corporate and regulatory requirements. un cadre pour leurs activités d’ILP et souligne que ces
activités doivent satisfaire à toutes les exigences
applicables relativement aux fiducies ou aux sociétés,
ainsi qu’aux exigences législatives et réglementaires.
31Program Related Investissements liés à un
Investments Examples programme Exemples
Investment in Shares in a for profit corporation Achat d’actions dans une société à but lucratif
• Non qualified donee that operates an apartment • Un donataire non reconnu exploite un ensemble d’immeubles
complex. The investment is supported by a written d’habitation. L’investissement est fondé sur un accord écrit
agreement whereby the company guarantees a number dans lequel l’entreprise garantit qu’un certain nombre de
logements seront loués à des personnes répondant aux critères
of apartment units will be rented to individuals who établis par l’organisme de bienfaisance investisseur. L’accord
satisfy the investor charity’s criteria. The agreement contient des dispositions relatives à la direction et au contrôle.
provides for direction and control
Prêt à faible taux d’intérêt
Low Interest Loans
• Un prêt sans sûreté est accordé à un donataire non reconnu à
• Loan made to a non qualified donee at a less than un taux d’intérêt inférieur au taux du marché. Le contrat de prêt
market rate of interest and with little security. Loan prévoit que les fonds doivent servir à offrir une formation à
agreement provides funds are to be used for training certaines personnes dans le cadre d’un programme de
individuals as part of a job skills training program – formation professionnelle. Les modalités du contrat
terms provide for monitoring and reporting to ensure comprennent des dispositions sur la surveillance et
direction and control l’établissement de rapports afin de veiller à ce que l’organisme
de bienfaisance conserve la direction et le contrôle
nécessaires.
32Program Related Investissements liés à un
Investments Examples programme Exemples
Bail
Rental Arrangement
• Un organisme de bienfaisance loue un immeuble à un
• Lease of property by a charity to a non qualified
donataire non reconnu dont les activités visent les fins
donee who operates to further the same charitable
de bienfaisance de l’organisme (l’éducation). Le loyer
purpose – (education). The lease payments are set
est fixé à un montant inférieur aux loyers du marché,
at less than market but the terms of the lease
mais le bail prévoit que le donataire non reconnu (le
agreement provide that the non qualified donee is to
locataire) doit permettre à des personnes répondant
permit individuals who meet the charities criteria to
aux critères de l’organisme de bienfaisance (le
participate in the tenant’s education programs. The
locateur) de participer à ses programmes d’éducation.
agreement contemplates ongoing monitoring and
Le bail comprend des dispositions sur la surveillance et
reporting to provide direction and control.
sur l’établissement de rapports à des fins de direction
et de contrôle.
33Community Economic Développement économique
Development communautaire
Program Related Investment Resource Document de référence sur les ILP
• CRA commentary on PRI’s is found in Guidance CG- • Les observations de l’ARC sur les ILP sont présentées
014, Community Economic Development Activities and dans les lignes directrices CG-014, Activités de
Charitable Registration most recently revised on développement économique communautaire et
August 9, 2017. enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance dont
la dernière révision date du 9 août 2017.
34Charities Accounting Act Loi sur la comptabilité
(Ontario) des œuvres de
bienfaisance (Ontario)
• Charities Accounting Act revised to clarify rules around • La Loi sur la compatibilité des œuvres de bienfaisance
social investing (LCOB) a été modifiée pour clarifier les règles en
matière de placements sociaux.
• Provides that a “social investment” is made when a
charity uses its property in order to • Elle prévoit qu’un « placement social » est fait lorsqu’un
organisme de bienfaisance utilise ses biens dans le but
a) directly further the purposes of the charity; and de faire ce qui suit :
b) achieve a “financial return” for the charity. a) directement réaliser ses objets;
• “Financial return” = better for the charity than if it spent b) atteindre une « rentabilité financière ».
all the funds (i.e., any return of capital or income to the
charity) • « Rentabilité financière » = meilleur pour l’organisme de
bienfaisance que s’il dépensait tous les fonds (par
exemple, tout remboursement du capital ou revenu
pour l’organisme de bienfaisance).
35Social Investments Placements sociaux
• CAA confirms that charities can make social investments, • La LCOB confirme que les organismes de bienfaisance peuvent
subject to rules in the Act. faire des placements sociaux, sous réserve de respecter les règles
• Directors not liable for losses from social investments, énoncées dans la Loi.
provided the investment was made honestly and in good • Les administrateurs ne sont pas responsables des pertes subies par
faith, and in accordance with the rules in the CAA and the suite d’un placement social à condition que le placement ait été fait
charity’s governing documents. avec intégrité et de bonne foi conformément aux dispositions de la
• CAA provides that social investments are exempt from LCOB et aux documents constitutifs de l’organisme de bienfaisance.
the prudent investor standard that applies generally under • La LCOB stipule que la norme de l’investisseur prudent
the Trustee Act. généralement applicable en vertu de la Loi sur les fiduciaires ne
• Charities can have certainly that social investments s’applique pas aux placements sociaux.
do not violate Trustee Act investment standards. • Les organismes de bienfaisance ont ainsi la certitude que les
• Cannot make social investments with property that is placements sociaux ne contreviennent pas aux normes de
subject to restrictions on spending out of capital UNLESS placement énoncées dans la Loi sur les fiduciaires.
charity expects that the investment won’t contravene • Un organisme de bienfaisance n’est pas autorisé à faire des
restrictions. placements sociaux avec des biens assujettis à des restrictions
relatives à l’utilisation du capital SAUF si l’organisme s’attend à ce
que le placement ne contrevienne pas à ces restrictions.
36Board Duties Obligations du conseil
d’administration
Board must determine (both initially and periodically) Le conseil d’administration doit déterminer (initialement et
whether advice is needed in relation to social investment périodiquement) s’il a besoin de conseils concernant un
and, if so, obtain and consider advice placement social et, le cas échéant, doit obtenir de tels
conseils et en tenir compte.
• What sort of advice is required? Legal? Financial?
• Quel genre de conseils sont nécessaires? Juridiques?
• How does Board know when advice is needed?
Financiers?
• Decision-making process will be the focus
• Comment un conseil d’administration détermine-t-il si des
Board must be satisfied that social investment is in the conseils sont nécessaires?
best interests of the charity • Le processus décisionnel sera le point de mire
• Consistent with general fiduciary duty of Le conseil d’administration doit être convaincu que le
directors/trustees placement social est dans l’intérêt de l’organisme de
• Is Board level review required for each social bienfaisance.
investment?
• Cette obligation est conforme à l’obligation fiduciaire
Cannot restrict or exclude these duties through governing générale des administrateurs et des fiduciaires
documents. • Chaque placement social doit-il faire l’objet d’un examen par
le conseil d’administration?
Les documents constitutifs ne peuvent limiter ou exclure ces
obligations. 37Takeaways Points à retenir
• Grants are on form of support that Foundations can • Les dons ne sont qu’une des formes d’aide que les
provide to organizations they wish to support. fondations peuvent offrir aux organismes qu’elles
souhaitent soutenir.
• Program Related Investments are another option and
involve providing an “investment” for a social purpose. • Les investissements liés à un programme sont une
autre possibilité et impliquent la réalisation d’un
• PRI’s in qualified donees are easier and a way to « investissement » à une fin sociale.
support another charity while retaining the right to a • Effectuer un ILP dans un donataire reconnu est plus
return of the capital with the possibility of income simple et permet de soutenir un autre organisme de
earned. bienfaisance tout en conservant le droit à un
remboursement du capital ainsi que la possibilité de
• PRI’s in non-qualified donees are similar but in this générer un revenu.
case CRA requires that the Funder retain elements of
direction and control to make the investments their own • Effectuer un ILP dans un donataire non reconnu est
activity. similaire, mais l’ARC exige alors que l’organisme
investisseur conserve la direction et le contrôle, de
• COVID -19 will likely be a time where there are needs sorte que l’investissement constitue son activité propre.
which could be met with the use of PRI’s – and that will • En ces temps de COVID-19, il y aura certainement des
be on interest to all parties. besoins auxquels il sera possible de répondre au
moyen d’un ILP qui sera dans l’intérêt de toutes les
parties.
38Contact Information
Susan Manwaring Troy McEachren
Bio Bio
Partner | Toronto Partner | Montreal
1 416.595.8583 1 514.871.5422
smanwaring@millerthomson.com tmceachren@millerthomson.com
LinkedIn LinkedIn
39Looking for more information?
Click here for future webinars.
Click here to join our newsletter group.
40MILLERTHOMSON.COM © 2016 Miller Thomson LLP. All Rights Reserved. All Intellectual Property Rights including copyright in this presentation are owned by Miller Thomson LLP. This presentation may be reproduced and distributed in its entirety provided no alterations are made to the form or content. Any other form of reproduction or distribution requires the prior written consent of Miller Thomson LLP which may be requested from the presenter(s). This presentation is provided as an information service and is a summary of current legal issues. This information is not meant as legal opinion and viewers are cautioned not to act on information provided in this publication without seeking specific legal advice with respect to their unique circumstances. VANCOUVER CALGARY EDMONTON SASKATOON REGINA LONDON KITCHENE R-W ATERLOO GUELPH TORONTO VAUGHAN MARKHAM MONTRÉAL
You can also read
