ICT Project Manager (Pending Budget Approval) (210996)
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VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE
ICT Project Manager (Pending Budget Approval) (210996)
Primary Location Belgium-Brussels
NATO Body NATO International Staff (NATO IS)
Schedule Full-time
Application Deadline 16-Jan-2022
Salary (Pay Basis) 5,584.86Euro (EUR) Monthly
Grade NATO Grade G15
Clearance Level NS
Description
Please note this post is currently pending a budget approval.
1.SUMMARY
The mission of the Operations Division of the International Staff is to prepare NATO for the
defence of Alliance territory, to respond to crises at home and abroad, and to strengthen the
capabilities of partners. The Operations Division advances the three core tasks of the Alliance
(Collective Defence, Crisis Management, Cooperative Security) by providing situational
awareness, advance planning, well-exercised and executed crisis-response, and outcome-oriented
defence and related security cooperation programmes.
Within the Operations Division (OPS), the NATO Situation Centre (SITCEN) is the central agency
within the Alliance used for the receipt, exchange and dissemination of political, economic and
military intelligence and information. SITCEN is organised and equipped to provide comprehensive
advice and support to the North Atlantic Council (NAC), Military Committee (MC) and its supporting
committees in consultative and crisis management activities. The Watch Section provides 24/7
Situational Awareness to NATO HQ while the Geospatial Section is the focal point for all
Geospatial Information matters. It is responsible for ensuring the provision and designation of
geospatial information through the NATO Secret network at NATO Headquarters, in support of
senior decision-makers, intelligence analysts, task forces and exercises.
The incumbent, as directed by the Head Geospatial Section and the Executive Management (EM) –
Information, Communication and Technology Management (ICTM)/Integration and Coordination
Unit, is responsible to enable the development of assigned geospatial and space projects in
support of specific SITCEN – Geospatial Section Programme of Work (Pow) as defined by the
Extra Budgetary Fund specific for the 3SAS project. S/he will be responsible for the implementation
of new systems and software packages in support of business requirements. S/He is responsible
1for scoping, planning, executing and monitoring the project to remain on schedule and within
budget. S/He manages the relationship between technology and business at the project level.
2.QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
ESSENTIAL
The incumbent must:
have a university degree in Information Systems, Computer Science or other relevant
discipline;
have a minimum of 2 years’ experience in the organization and management of multi-year
projects in International Organizations;
possess a minimum of 3 years’ professional experience with a combination of project
management, ICT-related procurement processes, software development and/or system
integration in an ICT environment (UML, HTML, JavaScript, SQL);
have knowledge of software development lifecycles (SDLC);
have experience in formal project management and process improvement methodologies
such as Software Capability Maturity Model (CMM), Prince2, etc.;
have excellent written and oral communication skills; including the ability to translate
technical information into verbal / visual presentations;
possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V
(“Advanced”) in one; I (“Beginner”) in the other; and
be available to work outside normal office hours.
DESIRABLE
The following would be considered an advantage:
a master’s degree level in a relevant Business/Public Administration, Project/Program
Management field or Information technologies, Computer science or other relevant
discipline;
experience working in an International Organisation and/or multicultural environment;
knowledge of Agile project management methodologies;
project management certification, such as Prince2 or PMI Project Management
Professional (PMP);
experience managing projects implementing business application functions such as
document management/handling, content management, networks, workflow and database
systems;
in-depth understanding of Web development, IT infrastructure and technologies in general;
knowledge of Microsoft SQL Server database or other RDBMs.
3. MAIN ACCOUNTABILITIES
Project Management
Follow a structured project management methodology for activities (e.g. Prince2). Prepare in close
coordination with the project staff and International Staff stakeholders all relevant project
documentation, such as project plans, project initiation documents, highlight reports, end stage
reports, exception reports, project closure reports, etc. as well as the post-implementation review
2evaluating project results. Participate in project planning sessions with Project Managers, Business
Analysts, Technical Analysts and other development team members to analyze business and
technology requirements and outline/select the proposed technical solutions.
Knowledge Management
Participate in and support cross-technology process improvement initiatives. Contribute to
continuous improvement by leveraging quality improvement methodologies (CMM, PMI, Prince2,
etc.). Organize and run meeting of project staff, internal clients and suppliers (internal and
external). Gather business and technical information in support of project and task planning and
decisions, and document requirements. Apply knowledge of Organization standards and vendor
practices in project management to ensure successful delivery of the project.
People Management
Coordinate with the members of the team involved in the project to define and develop essential
projects’ documentation and reports, including package integrators/software developers, technical
and data analysts, documentation specialists and testers. Contribute input to the people
management side of change management strategies to transition to the new processes. Oversee
activities of the more junior staff members and facilitate team interaction.
Stakeholder Management
With the project team, liaise and coordinate with numerous project partners, both within NATO and
with external stakeholders. Communicate difficult/sensitive information tactfully. Deliver
informative, well organised presentations. Prepare the relevant documentation and participate to
various presentations. Throughout the project lifecycle, ensure projects’ reporting.
Information Management
Act as the focal point for the release of projects’ related information to and from ICTM. Produce
and maintain oversight on all required projects’ documentation and reports. Work with information
management and security staff to ensure that applications comply with relevant policies and
procedures regarding access and use of information. Provide informative meetings to the
Geospatial Section on projects’ opportunities and updates on processes and activities.
Expertise Development
Utilize a rigorous process of tracking tasks, schedule, and controlling project risks and issues. Help
analyse and discuss the potential risks/benefits involved in using specified technology solution to
address the project requirements. Work with procurement, software and hardware vendors to
develop Statements of Work (SoW) or Objectives (SoO) and conduct other aspects of the
acquisition process. Proactively develop skills in areas such as planning and organization, new
technology and effective communication.
Perform any other related duty as assigned.
4. INTERRELATIONSHIPS
The incumbent is a dual-hatted position and reports directly to the Head, Geospatial Section for the
operation and project activities of the Geo Section and to the EM – ICTM/ICU. S/He works closely
3with the project staff members of the Geo Section as well as with other staff members in the
Operations Division and EM - ICTM as well as throughout the Organization. S/he coordinates - as
appropriate - with staff members of various Divisions from the NATO HQ for assigned projects.
Direct reports: N/A
Indirect reports: N/A
5. COMPETENCIES
The incumbent will demonstrate the following competencies:
Achievement: Works to meet standards;
Analytical Thinking: Sees multiple relationships;
Clarity and Accuracy: Checks own work;
Conceptual Thinking: Sees patterns based on life/work experience;
Customer Service Orientation: Takes personal responsibility for correcting problems;
Empathy: Reads non-verbal cues and understands meanings.
Impact and Influence: Takes multiple actions to persuade;
Initiative: Is decisive in a time-sensitive situation;
6.TIMEFRAME
The ICT Project Manager position is expected to last 36 months, extendable beyond based on
project requirements and project budget.
7. CONTRACT
Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite
duration contract of three years, which may be renewed if required to support this project.
Contract clause applicable:
This post is required for a limited period to support the 3SAS project. As employment in this post is
of limited duration, the successful applicant will be offered a definite duration contract of 3
years duration ,which may be renewed if required to support this project.
If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s member
States, a 3 years definite duration contract will be offered, which may be renewed if required to
support this project, and subject also to the agreement of the national authority concerned.
Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel
Regulations.
8. RECRUITMENT PROCESS
Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member
countries. Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:
For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (link);
For all other applications: www.nato.int/recruitment
4Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their
education and professional experience as relevant for this vacancy.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities
of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical
Adviser.
More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our
website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm)
9. ADDITIONAL INFORMATION
NATO is committed to diversity and inclusion, and strives to provide equal access to employment,
advancement and retention, independent of gender, age, nationality, ethnic origin, religion or belief,
cultural background, sexual orientation, and disability. NATO welcomes applications of nationals
from all member Nations, and strongly encourages women to apply.
Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values
commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with
international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected
candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through
ongoing efforts in their work.
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e-
mail enquiries cannot be dealt with.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another
post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary
requirements.
The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for
work and/or to work outside normal office hours.
The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working
arrangements (Flexitime) subject to business requirements.
Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-
smoking environment.
For information about the NATO Single Salary Scale (Grading, Allowances, etc.) please visit
our website. Detailed data is available under the Salary and Benefits tab.
5Gestionnaire de projet (technologie de l’information et de la
communication (TIC))(sous réserve d’approbation par les autorités
budgétaires) (210996)
Emplacement principal Belgique-Bruxelles
Organisation OTAN SI
Horaire Temps plein
Date de retrait 16-janv.-2022
Salaire (Base de paie) 5 584,86Euro (EUR) Mensuelle
Grade NATO Grade G15
Niveau de l'habilitation de sécurité NS
Description
Veuillez noter que ce poste doit encore être approuvé par les autorités budgétaires.
1.RÉSUMÉ
La Division Opérations du Secrétariat international a pour mission de préparer l'OTAN à assurer la
défense du territoire de l'Alliance, de répondre aux crises survenant à l'intérieur ou à l'extérieur de
celui-ci, et de renforcer les capacités des pays partenaires. Elle contribue à l’accomplissement des
trois tâches fondamentales de l'Alliance (défense collective, gestion de crise et sécurité
coopérative) en offrant une image de la situation, une planification préétablie, un système de
réponse aux crises éprouvé et rigoureusement appliqué, ainsi que des programmes de
coopération dans le domaine de la défense et de la sécurité se rapportant à la défense, lesquels
sont axés sur les résultats.
Au sein de la Division Opérations (OPS), le Centre de situation (SITCEN) de l'OTAN est l’organe
central de l’Alliance pour la réception, l'échange et la diffusion d'éléments de renseignement et
d'informations politiques, économiques et militaires. Le SITCEN est organisé et équipé pour fournir
des avis détaillés et un soutien complet au Conseil de l'Atlantique Nord, au Comité militaire et à
ses comités subordonnés pour les activités de consultation et de gestion de crise. La Section
Veille fournit aux entités du siège de l'OTAN une image de la situation 24 heures sur 24 et 7 jours
sur 7, tandis que la Section Géomatique centralise tout ce qui touche aux informations
géospatiales. Cette dernière est chargée d’assurer la mise à disposition et la désignation
d’informations géospatiales par l'intermédiaire du réseau NATO SECRET du siège de l'OTAN en
soutien des décideurs de haut niveau, des analystes du renseignement, des équipes spéciales et
des exercices.
La/Le gestionnaire de projet TIC, qui agit conformément aux instructions de la/du chef de la
Section Géomatique et de l’Unité Intégration et coordination de la Direction Gestion de
l'information, des communications et des technologies (ICTM) de la Division Gestion exécutive, est
chargé(e) de faciliter le développement de projets attribués dans les domaines géospatial et spatial
à l’appui du programme de travail spécifique de la Section Géomatique du SITCEN, comme défini
dans les termes du fonds extrabudgétaire spécifique pour le projet de système de connaissance
stratégique de la situation spatiale (3SAS). Elle/Il est responsable de la mise en œuvre de
nouveaux systèmes et logiciels à l'appui des besoins métiers. Elle/Il est chargé(e) de définir la
portée du projet et d’en assurer la planification, la mise en œuvre et la supervision afin qu’il soit
6mené à bien selon le calendrier et le budget prévus. Elle/Il gère les relations entre les services
informatiques et le reste de l'organisation au niveau du projet.
2.QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
La/Le titulaire du poste doit :
posséder un diplôme universitaire dans le domaine des systèmes d’information, en
informatique, ou dans une autre discipline pertinente ;
avoir une expérience d’au moins deux ans de l’organisation et de la gestion de projets
pluriannuels au sein d’organisations internationales ;
avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans combinant la gestion de projet,
les processus d’acquisition dans le domaine TIC, le développement de logiciels et/ou
l’intégration de systèmes dans un environnement TIC (UML, HTML, JavaScript, SQL) ;
avoir une connaissance des cycles de vie du développement des logiciels (SDLC) ;
avoir une expérience de la gestion structurée des projets et des méthodes d’amélioration
des processus telles que le modèle de maturité des capacités (CMM), Prince2, etc. ;
avoir d'excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, y compris la capacité à
traduire des informations techniques sous forme d’exposés verbaux ou de représentations
visuelles ;
avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues
officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau I (« débutant ») dans l'autre ;
être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service.
ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :
une formation de niveau master en administration des affaires ou en administration
publique, en gestion de projet ou de programme, dans le domaine des technologies de
l'information, en informatique, ou dans une autre discipline pertinente ;
une expérience dans une organisation internationale et/ou un environnement
multiculturel ;
la connaissance des méthodes de gestion de projet Agile ;
une certification en gestion de projet (Prince2 ou « PMI Project Management Professional
») ;
une expérience de la gestion de projet mettant en œuvre des applications métiers comme
la gestion/le traitement de documents, la gestion de contenus, les réseaux, le workflow et
les systèmes de bases de données ;
une connaissance approfondie du développement web, et des infrastructures et
technologies informatiques en général ;
la connaissance des bases de données Microsoft SQL Server ou d’autres systèmes de
gestion de bases de données relationnelles (SGBDR).
3.RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Gestion de projet
7Applique une méthode structurée de gestion de projet (par exemple Prince2). Prépare, en étroite
coordination avec les membres de l’équipe de projet et les parties prenantes du Secrétariat
international, tous les documents se rapportant au projet : plans, documents d'initialisation,
rapports des points clés, rapports d'étape, relevés d'anomalies, rapports de clôture, etc., ainsi que
la revue du projet après exécution en procédant à l'évaluation des résultats. Participe aux réunions
de planification de projet avec les gestionnaires de projet, les analystes métiers, les analystes
techniques et d’autres membres de l’équipe de développement, dans le but d’analyser les besoins
métiers et les spécifications techniques, et de définir/sélectionner des propositions de solution
technique.
Gestion des connaissances
Prend part et apporte son soutien aux initiatives intertechnologiques d’amélioration des processus.
Contribue à l’amélioration continue des activités en utilisant au mieux les méthodes d’amélioration
de la qualité (CMM, PMI, Prince2, etc.). Organise et dirige des réunions entre les personnes
participant au projet, les clients internes et les fournisseurs (internes et externes). Recueille les
informations métiers et les informations techniques nécessaires à la planification et aux décisions
concernant les projets et les tâches, et consigne les besoins. Applique sa connaissance des
normes internes et des pratiques des fournisseurs dans le cadre de la gestion du projet afin d’en
garantir la bonne livraison.
Gestion des personnes
Assure une coordination avec les membres de l'équipe impliqués dans le projet pour définir et
développer les documents et les rapports nécessaires, notamment avec les intégrateurs de
solutions/les développeurs de logiciels, les analystes techniques et les analystes de données, les
spécialistes de la documentation et les responsables des tests. Apporte une contribution au volet
« gestion des personnes » des stratégies de gestion du changement pour la transition vers les
nouveaux processus. Supervise les travaux des agents moins expérimentés et facilite les
interactions au sein de l’équipe.
Gestion des parties prenantes
Avec l'équipe en charge du projet, assure la liaison et la coordination avec les nombreux
partenaires associés au projet, à la fois au sein de l’OTAN et avec des parties prenantes externes.
Sait présenter avec tact des informations difficiles/sensibles. Fait des exposés instructifs et bien
conçus. Prépare les documents voulus et participe à diverses présentations. Tout au long du cycle
de vie du projet, rend compte de la situation.
Gestion de l’information
Joue le rôle de point de coordination pour la circulation des informations relatives aux projets avec
l’ICTM. Élabore et supervise tous les documents et rapports nécessaires. Collabore avec le
personnel chargé des questions de gestion et de sécurité de l'information afin que les applications
soient conformes aux politiques et aux procédures régissant l’accès aux informations et leur
utilisation. Organise des réunions d’information pour la Section Géomatique sur les possibilités en
matière de projets et fait le point sur les processus et activités.
Développement de l’expertise
8Applique un processus rigoureux pour le suivi des tâches et du calendrier et le contrôle des
risques et des problèmes liés au projet. Apporte son aide pour l’analyse et l’examen des
risques/avantages éventuels liés à l’utilisation d’une solution technologique spécifique pour
répondre aux besoins recensés dans le cadre du projet. Travaille en collaboration avec le Service
Achats et approvisionnements et les fournisseurs de logiciels et de matériel pour élaborer le cahier
des charges ou l’énoncé des objectifs, et se charge des autres aspects du processus d’acquisition.
Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et
l’organisation, les nouvelles technologies et la communication.
S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.
4.STRUCTURE ET LIAISONS
La/Le gestionnaire de projet TIC a une double casquette et relève directement de la/du chef de la
Section Géomatique, pour le fonctionnement et les projets de la Section, et de l’Unité Intégration et
coordination de l’ICTM (Gestion exécutive). Elle/Il travaille en liaison étroite avec les membres de
la Section Géomatique concernés par les projets ainsi qu’avec d’autres agents de la Division
Opérations, de la Gestion exécutive, et de l’ensemble de l’Organisation. Elle/Il assure la
coordination – comme il convient – avec les membres des différentes divisions du siège de l’OTAN
dans le cadre des projets en cours.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.
5.COMPÉTENCES
La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :
Recherche de l'excellence : travaille dans le respect des normes.
Réflexion analytique : discerne les relations multiples.
Clarté et précision : vérifie son travail.
Réflexion conceptuelle : discerne les constantes entre situations sur la base de
l’expérience privée/professionnelle.
Souci du service au client : s'engage personnellement à résoudre les problèmes.
Empathie : détecte les indices non verbaux et en comprend la signification.
Persuasion et influence : prend différentes mesures à des fins de persuasion.
Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
6. DURÉE DE L’AFFECTATION
Le poste de gestionnaire de projet TIC est créé pour une période initiale de trente-six mois, qui
pourra être prolongée en fonction des besoins recensés et des ressources budgétaires allouées
dans le cadre du projet
7. CONTRAT
Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui
pourra être reconduit si le projet le nécessite.
9Clause contractuelle applicable :
Ce poste est requis pour une période limitée, à l'appui du projet 3SAS. La personne retenue se
verra dès lors offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit si le
projet le nécessite.
Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra
offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit si le projet le
nécessite et sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du
personnel civil de l'OTAN.
8. PROCESSUS DE RECRUTEMENT
On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être
acceptées.
Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants :
Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail
interne de recrutement;
Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment
Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des
justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités
du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier
médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.
Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi,
veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.
9. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Voir la version anglaise.
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