Budget Officer (210757) - NATO
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VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE
Budget Officer (210757)
Primary Location: Belgium-Brussels
NATO Body: NATO International Staff (NATO IS)
Schedule: Full-time
Application Deadline: 17-Oct-2021
Salary (Pay Basis): 5,584.86Euro (EUR) Monthly
Grade: NATO Grade G15-G17
Clearance Level: NS
Description
1. SUMMARY
The Budget, Planning and Analysis (BPA) Section, within Executive Management Division,
analyses, proposes for approval and negotiates the NATO Civil Budget. BPA consolidates
the five year Medium Term Financial Plan (MTFP) and the annual Civil Budget estimates.
BPA coordinates services rendered by the IS to NATO Allies, NATO bodies and the
Partner Nations. BPA is responsible for the Occupancy Policy on the NATO Headquarters
and issues invoices for all services rendered. It monitors the execution of the Civil Budget,
in coordination with the NATO Office of the Financial Controller. The NATO Civil Budget
operates in an Objective-Based Budgeting (OBB) framework, which includes the
sustainable development and improvement of an International Staff Operational
Performance Measurement (OPM) system.
The Officer, BPA Section contributes to the development of policies, procedures and plans
related to budgetary matters and to the monitoring of their consistent implementation. S/he
prepares the compilation, analysis and presentation of the budget(s) for the International
Staff (IS) Civil Budget.
The incumbent is responsible for conducting budget, cost and performance analyses, and
for writing financial reports, which also include recommendations. S/he will assist in
compiling, analysing and preparing Civil Budget planning and execution as well as assist
in preparing other detailed budgetary and financial documents for separate entities.
2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
ESSENTIAL
The incumbent must:
hold a University Degree, or equivalent level of qualification, in fields relevant for the
position (ex. accounting, finance, statistics, economics or business administration);
1 have at least 3 years of experience in budgeting;
have a good knowledge of IT tools, such as Databases, ERP, and cost modelling
and budget planning tools;
have experience in forecasting, modelling and budget planning;
possess the following minimum levels of NATO’s official languages
(English/French): V (“Advanced”) in one; II (“Elementary”) in the other;
have experience in drafting and editing reports and documents.
DESIRABLE
The following would be considered an advantage:
knowledge of various types of budget and financial control procedures, as well as
budget execution;
working experience within an international organisation and/or national government;
knowledge of accounting standards (e.g. IPSAS).
3. MAIN ACCOUNTABILITIES
Knowledge Management
Prepare correspondence, documents or reports for submission to the Budget Committee
which relate to the budget(s) during all stages up to final approval or implementation.
Oversee the development, maintenance and expansion of databases used by the Section
as a repository for various information such as: statistical data, financial analyses and
budget related documents. Provide forecasts for certain categories of expenditure,
including personnel, pensions and operating costs. Analyse, prepare, execute and
implement cost recovery systems and methodologies for the total scope of stakeholders
and customers within the NATO- Wide Community.
Expertise Development
Build reporting, forecasting and modelling tools for cost analysis, and medium and long
term budget scenarios, using available IT Tools such as Databases or ERP. Develop and
initiate processes to improve existing methodologies for allocating costs to internal and
external customers. Conduct specific analytical studies on request, reviewing and
addressing financial and budgetary implications.
Project Management
Assist in the conception, implementation, execution and control of an activity/objective-
based budget. Assist and conduct internal cost or performance controls. Monitor budget
execution and analyses variances on a regular basis in support of projects or programmes.
Contribute to screening, analysing and consolidating budget proposals and information
received from customers prior to their inclusion in budget estimates. Actively contribute to
and lead the Budget documents as requested.
Stakeholder Management
Collaborate with Divisions and Independent Offices, NATO Agencies and Nations to
ensure that all parties adhere to set procedures and regulations. Communicate complex
budget data in a clear and concise manner to interested parties ensuring customer needs
and organizational requirements are covered. Attend ad hoc committee and working group
meetings that address financial matters.
Information Management
Oversee and contribute to the efficient flow of information within the Section. Coordinate
timely responses and actions. Maintain an effective follow-up and/or reminder system for
2pending actions within the Section. Provide constructive suggestions to improve office
procedures. Find ways to be faster, better and more effective in managing information and
using office tools.
Perform any other related duty as assigned.
4. INTERRELATIONSHIPS
The incumbent reports to the Head of Budget, Planning and Analysis Section as a member
of a small team. S/he will participate as a supporting staff member in Budget Committee
meetings; participate in various ad hoc Committees and working groups dealing with
financial or budgetary matters. S/he will liaise with all International Staff services, Senior
Management and Leadership, with National Delegations, Partner Nations and other NATO
Bodies as required.
Direct reports: N/a
Indirect reports: N/a.
5. COMPETENCIES
The incumbent must demonstrate:
Achievement: Works to meet standards;
Analytical Thinking: Sees basic relationships;
Clarity and Accuracy: Checks own work;
Conceptual Thinking: Sees patterns based on life/work experience;
Customer Service Orientation: Takes personal responsibility for correcting
problems;
Empathy: Reads non-verbal cues and understands meanings;
Impact and Influence: Takes multiple actions to persuade;
Initiative: Is decisive in a time-sensitive situation;
Teamwork: Cooperates.
6. CONTRACT
Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite
duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during
which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract.
Contract clause applicable:
In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for
political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out
its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by
maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to
ensure appropriate international diversity.
The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant
will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further
period of up to 3 years. However, according to the procedure described in the contract
policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of
renewal and no later than one year before the end of contract.
If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s
member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed
for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority
3concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six
years.
Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel
Régulations.
NOTE: Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded
posts will be appointed at the lower grade. Advancement to the higher grade is not
automatic, and will not normally take place during the first three years of service in the
post.
Under specific circumstances, serving staff members may be appointed directly to the
higher grade, and a period of three years might be reduced by up to twenty four months for
external candidates. These circumstances are described in the IS directive on twin-graded
posts.
7. RECRUITMENT PROCESS
Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member
countries.
Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:
For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment
portal (link);
For all other applications: www.nato.int/recruitment
Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence
of their education and professional experience as relevant for this vacancy.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national
Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the
NATO Medical Adviser.
More information about the recruitment process and conditions of employment, can be
found at our website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm).
8. ADDITIONAL INFORMATION
NATO is committed to diversity and inclusion, and strives to provide equal access to
employment, advancement and retention, independent of gender, age, nationality, ethnic
origin, religion or belief, cultural background, sexual orientation, and disability. NATO
welcomes applications of nationals from all member Nations, and strongly encourages
women to apply.
Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values
commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance
with international norms and practices established for the defence and related security
sector. Selected candidates are expected to be role models of integrity, and to promote
good governance through ongoing efforts in their work.
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone
or e-mail enquiries cannot be dealt with.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to
another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet
the necessary requirements.
4The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to
travel for work and/or to work outside normal office hours.
The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible
Working arrangements (Flexitime) subject to business requirements.
Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a
non-smoking environment.
For information about the NATO Single Salary Scale (Grading, Allowances, etc.) please
visit our website. Detailed data is available under the Salary and Benefits tab.
5Administratrice/Administrateur (Budget) (210757)
Emplacement principal : Belgique-Bruxelles
Organisation : OTAN SI
Horaire : Temps plein
Date de retrait : 17-oct.-2021
Salaire (Base de paie) : 5 584,86Euro (EUR) Mensuelle
Grade : NATO Grade G15-G17
Niveau de l'habilitation de sécurité : NS
Description
1. RÉSUMÉ
Au sein de la Division Gestion exécutive, la Section Planification et analyse
budgétaires (BPA) est chargée d'analyser le budget civil de l’OTAN, de le proposer pour
approbation et de le négocier. Elle établit le plan financier à moyen terme (MTFP), qui
couvre une période de cinq ans, et le projet de budget civil annuel. Elle assure la
coordination des services fournis par le Secrétariat international (SI) aux Alliés, aux
organismes OTAN et aux pays partenaires. Elle veille à l’application de la politique
régissant l’occupation des locaux du siège de l’OTAN et émet des factures pour tous les
services fournis. Elle s'assure de la bonne exécution du budget civil, en concertation avec
le Bureau du contrôle financier (OFC) de l’OTAN. Le budget civil de l’OTAN est établi
suivant un système de budgétisation par objectifs (OBB), qui requiert entre autres la mise
en place et l’optimisation d'un système viable de mesure de la performance
opérationnelle (OPM) du Secrétariat international.
Au sein de la Section BPA, l'administratrice/administrateur contribue à l'élaboration des
politiques, des procédures et des plans relatifs à des questions budgétaires et s'assure de
leur application uniforme. Elle/Il prépare, analyse et présente le(s) budget(s) du Secrétariat
international (budget civil).
La/Le titulaire de ce poste est chargé(e) d'effectuer des analyses des budgets, des coûts
et de la performance, ainsi que de rédiger des rapports financiers, en y formulant des
recommandations. Elle/Il aide à rassembler, à analyser et à établir les documents de
planification et d'exécution du budget civil et à préparer d'autres documents budgétaires et
financiers détaillés à l'intention d'entités distinctes.
2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
La/Le titulaire du poste doit :
être titulaire d’un diplôme universitaire dans un domaine en lien avec poste (ex :
comptabilité, en finance, en statistique, en économie ou en gestion d’entreprise) ;
avoir au moins trois ans d’expérience dans le domaine de la budgétisation
avoir une bonne connaissance des outils informatiques tels que les bases de
données, des outils de planification des ressources d'entreprise (ERP) et des outils de
modélisation des coûts ;
avoir une connaissance des méthodes de comptabilité analytique, d'estimation des
coûts et de la planification budgétaire
avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des
deux langues officielles de l'OTAN (anglais/français) et le niveau II (« élémentaire »)
dans l'autre ;
6 avoir de bonnes aptitudes rédactionnelles et du contrôle de la rédaction de rapports
et/ou de documents
ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérées comme autant d’atouts :
une connaissance de divers types de budgets et des différentes procédures de
contrôle financier ainsi que de l’exécution budgétaire
une expérience professionnelle acquise dans une organisation internationale et/ou
une administration nationale ;
une connaissance de normes comptables (par exemple les normes comptables
internationales du secteur public (IPSAS)).
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Gestion des connaissances
Prépare la correspondance, les documents et les rapports à soumettre au Comité des
budgets qui ont trait aux budgets à toutes les étapes du processus budgétaire, jusqu'à leur
approbation finale et leur exécution. Supervise la conception, la tenue à jour et le
développement des bases de données permettant à la Section de répertorier diverses
informations telles que des données statistiques, des analyses financières et des
documents budgétaires connexes. Fournit des prévisions pour certaines catégories de
dépenses, y compris le personnel, les pensions et les dépenses de fonctionnement.
Analyse, met au point et implémente des systèmes et des méthodes de recouvrement des
coûts pour l'ensemble des parties prenantes et des clients à l'échelle de l'OTAN.
Développement de l’expertise
Met au point des outils de compte rendu, de prévision et de modélisation pour la
réalisation d'analyses des coûts et établit des scénarios budgétaires à moyen et à long
terme en utilisant les outils informatiques disponibles, tels que les bases de données ou
l'ERP. Conçoit et développe des processus visant à améliorer les méthodes en place pour
l'imputation des coûts aux clients internes et externes. Réalise des études analytiques en
réponse à des demandes spécifiques en faisant le point sur les incidences financières et
budgétaires.
Gestion de projet
Prête son concours pour la conception, la mise en œuvre, l’exécution et le contrôle des
budgets établis par objectif/activité. Contribue et procède à des contrôles internes des
coûts et de la performance. Suit l'exécution des budgets alloués à des projets et à des
programmes, et fait régulièrement le point sur les éventuels écarts. Aide à examiner, à
analyser et à rassembler les propositions et les informations budgétaires transmises par
les clients avant de les intégrer dans un projet de budget. Selon les besoins, contribue
activement à l’établissement des documents budgétaires et pilote le processus.
Gestion des parties prenantes
Collabore avec les autres divisions, les bureaux indépendants, les agences de l’OTAN et
les pays de l'OTAN pour faire en sorte que toutes les parties concernées adoptent les
procédures et les règles fixées. Communique de façon claire et concise des données
budgétaires complexes aux parties intéressées, en veillant à ce que les besoins des
clients et les impératifs de l'Organisation soient pris en compte. Participe à des réunions
de groupes de travail et de comités ad hoc portant sur des questions financières.
Gestion de l’information
7S'assure de la bonne circulation de l’information au sein de la Section et y contribue.
Coordonne les réponses et les actions en temps voulu. Assure la tenue d’un système
efficace de suivi et/ou de rappel pour les travaux en cours au sein de la Section. Formule
des propositions constructives pour améliorer les méthodes de travail. Cherche à
perfectionner la gestion de l'information et l'utilisation des outils bureautiques sur le plan
de la rapidité et de l’efficacité.
S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.
4. STRUCTURE ET LIAISONS
La/Le titulaire du poste relève, au sein d’une petite équipe, de la/du chef de la Section
Planification et analyse budgétaires. Elle/Il participe, en qualité de membre du personnel
de soutien, aux réunions du Comité des budgets et aux travaux de divers groupes de
travail et comités ad hoc s’occupant de questions financières ou budgétaires. Elle/Il assure
la liaison avec tous les services du Secrétariat international, les gestionnaires et les
responsables de haut niveau, les délégations nationales, les pays partenaires et d’autres
organismes OTAN, comme il convient.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.
5. COMPÉTENCES
La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :
Recherche de l’excellence : travaille dans le respect des normes.
Réflexion analytique : discerne les relations élémentaires.
Clarté et précision : vérifie son travail.
Réflexion conceptuelle : discerne les constantes entre situations sur la base de
l’expérience privée/professionnelle.
Souci du service au client : s’engage personnellement à résoudre les problèmes.
Empathie : détecte les indices non verbaux et en comprend la signification.
Persuasion et influence : prend différentes mesures à des fins de persuasion.
Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
Travail en équipe : coopère.
6. CONTRAT
Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ;
renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la
titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée.
Clause contractuelle applicable :
Conformément à la politique des contrats, il s’agit d'un poste auquel il est souhaitable,
pour des raisons politiques, d’assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au
besoin qu’a l’Organisation d’exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un
environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire
à l’adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à
son caractère international.
La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se
verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour
une période de trois ans maximum. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans
la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la
deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle
se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de
8l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de
trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six
ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement
du personnel civil de l’OTAN.
NOTE: Quelles que soient leurs qualifications et leur expérience, les candidat(e)s
retenu(e)s pour un poste à grade jumelé sont nommé(e)s au grade le moins élevé. La
promotion au grade le plus élevé n’est pas automatique et n’est en principe pas accordée
au cours des trois premières années passées dans le poste.
Lorsque certaines conditions sont réunies, l’agent en fonction peut être nommé
immédiatement au grade le plus élevé, et la période de trois ans peut être réduite, d’un
maximum de vingt-quatre mois, pour les candidat(e)s externes. Ces conditions sont
décrites dans la directive du Secrétariat international relative aux postes à grades jumelés.
7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT
On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront
être acceptées.
Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants :
Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le
portail interne de recrutement;
Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment
Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter
des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce
poste.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les
autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation
de son dossier médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.
Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions
d’emploi, veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-
hq-e.htm.
8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Voir la version anglaise.
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