Registration of Electronic Health Records for use in Home Care Nursing - Documentation of the 2020 criteria - eHealth
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Registration of Electronic Health Records for
use in Home Care Nursing
Documentation of the 2020 criteria
Version September 16th 2020Versioning and document review/adaptions
Version Publication Date Author(s) Reviewed by
V0.1 13 APR 2020 Tom de Vree Stéphane Houpresse
Geert Thienpont Tim Weltens
Yves Vanderstichele Christine van Cante
Anne Sophie Paquet
Catherine Verbraeck
V1.0 25 MAY 2020 Tom de Vree Stéphane Houpresse
Geert Thienpont Tim Weltens
Yves Vanderstichele Christine van Cante
Anne Sophie Paquet
Catherine Verbraeck
V1.1 03 JUN 2020 Tom de Vree Stéphane Houpresse
Geert Thienpont Tim Weltens
Yves Vanderstichele Christine van Cante
Anne Sophie Paquet
Catherine Verbraeck
V1.2 03 JUN 2020 Tom de Vree Stéphane Houpresse
Geert Thienpont
Yves Vanderstichele
V1.3 03 JUN 2020 Tom de Vree Stéphane Houpresse
Geert Thienpont Christine van Cante
Yves Vanderstichele Anne Sophie Paquet
Catherine Verbraeck
V1.4 09 JUN 2020 Tom de Vree
V1.8D 24 JUN 2020 Stéphane Houpresse Consolidation des commentaires et
envoi à BEMESO
V1.9 02 JUL 2020 Stéphane Houpresse Traduction en FR de l’EN et intégration
des commentaires du GT reçu le 29/6
V2.0 28 JUL 2020 Tom de Vree Invoegen NL-vertaling.
Geert Thienpont
Yves Vanderstichele
V2.1 02 AUG 2020 Tom de Vree Criteria flagging (AE-L-D)
Geert Thienpont Finalizing intrduction text
Yves Vanderstichele
V2.2 11 AUG 2020 Tom de Vree Adding GT Comments
Stéphane Hourpresse
V2.3 11 SEP 2020 Tom de Vree Adding timelines.
Geert Thienpont Inputting final comments.
Yves Vanderstichele Finalizing the document.
V2.4 15 SEP 2020 Stéphane Houpresse Intro et proofing + BCP postponed
V2.5 16 SEP 2020 Tom de Vree Layout
V2.6 17 SEP 2020 Tom de Vree Intro + Software Info LATER
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 2
registration of HCN systemsTable of contents
1 INTRODUCTION ..................................................................................................................................... 5
1.1 ABOUT THIS DOCUMENT.............................................................................................................................................................. 5
1.2 PURPOSE OF THIS DOCUMENT ...................................................................................................................................................... 5
1.3 CONDITIONS FOR REGISTRATION OF HCN INFORMATION SYSTEMS ............................................................................................... 6
1.3.1 Q&A Period .......................................................................................................................................................................................... 6
1.3.2 How to register for your audit? .......................................................................................................................................................... 6
1.4 DOCUMENTATION CONTENT ....................................................................................................................................................... 7
2 THEME 0: GENERIC CONDITIONS FOR REGISTRATION ................................................................. 8
2.1 ONE AND ONLY ONE PATIENT RECORD ......................................................................................................................................... 8
2.2 REGISTER ONCE USE ANYWHERE, EVERYWHERE ............................................................................................................................ 10
2.3 DATA PORTABILITY .................................................................................................................................................................... 11
2.4 DATA VERSIONING & DATA EVOLUTION .................................................................................................................................... 14
2.5 GRAPHICAL REPRESENTATION OF NUMERIC DATA ........................................................................................................................ 17
3 THEME 1: STANDARDIZED STRUCTURATION AND CONTENT OF THE EHR ............................. 18
3.1 MEDICO-ADMINISTRATIVE DATA ................................................................................................................................................ 18
3.1.1 The patient ......................................................................................................................................................................................... 18
3.1.2 Care team ........................................................................................................................................................................................... 21
Het softwarepakket geeft het hele zorgteam per patiënt weer. De minimale attributen waaraan elke zorgverlener moet voldoen,
worden opgesomd in criterium 19. ................................................................................................................................................................... 22
Le logiciel affiche l'ensemble de l'équipe de soins par patient. Les attributs minimaux que chaque professionnel de la santé doit
posséder sont énumérés dans le critère 19...................................................................................................................................................... 22
3.1.3 Health Payers Others ........................................................................................................................................................................ 23
3.2 CONDITIONS FOR REGISTRATION RELATED TO HEALTH DATA ........................................................................................................ 23
3.2.1 Confidentiality ................................................................................................................................................................................... 23
3.2.2 Parameters ......................................................................................................................................................................................... 24
3.2.3 Diagnostic services ............................................................................................................................................................................ 25
4 THEME 2: DATA SOURCES ................................................................................................................. 26
5 THEME 3: CONDITIONS REGARDING DATA USER INTERFACE AND DATA ENTRY.................. 30
5.1 APPLICATION INTERFACE ........................................................................................................................................................... 30
5.1.1 Generic interface conditions ............................................................................................................................................................ 30
5.1.2 Language of application ................................................................................................................................................................... 31
5.1.3 Minimal patient identification .......................................................................................................................................................... 31
5.2 PATIENT SELECTION INTERFACE ................................................................................................................................................. 32
5.3 DISPLAY PRE-SORTED CONTENT OF AN INDIVIDUAL PATIENT RECORD ............................................................................................ 32
5.3.1 Pre-defined composition .................................................................................................................................................................. 32
5.4 CONTENT DISPLAY BASED ON A SIMPLE CHOICE BY THE USERS ...................................................................................................... 35
5.5 DOCUMENT PRODUCTION ......................................................................................................................................................... 36
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 3
registration of HCN systems6 THEME 4: CONDITIONS FOR REGISTRATION REGARDING FUNCTIONAL AND CLINICAL
SPECIFICATIONS ........................................................................................................................................... 40
6.1 CARE CONCEPTS, EVALUATION AND FOLLOW UP ......................................................................................................................... 40
6.2 USE OF EVALUATION SCALES AND DECISION SUPPORT.................................................................................................................. 48
6.3 PROCESSING ORDERS, PRESCRIPTIONS & REFERRALS .................................................................................................................... 50
6.4 MEDICINAL TREATMENT ............................................................................................................................................................ 53
6.4.1 The scheme of administration .......................................................................................................................................................... 53
6.4.2 Import/export of the medication scheme ....................................................................................................................................... 53
6.5 ALERT MANAGEMENT ................................................................................................................................................................ 54
6.6 ACCESS MANAGEMENT AND AUTHENTICATION ........................................................................................................................... 55
7 THEME 5: CONDITIONS REGARDING BILLING AND REIMBURSEMENT ..................................... 59
8 THEME 6: CONTRACTUAL AND LEGAL ASPECTS .......................................................................... 60
9 THEME 7 MODULAR CRITERIA : EXTERNAL INTERACTIONS ........................................................ 65
9.1 BASIC SERVICES (E-HEALTH PLATFORM) ....................................................................................................................................... 65
9.2 CIN/NIC SERVICES ................................................................................................................................................................... 67
9.3 HUBS/HEALTH VAULTS .............................................................................................................................................................. 70
9.4 BELRAI ..................................................................................................................................................................................... 70
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 4
registration of HCN systems1 Introduction
1.1 About this document
The new 2020 Home Care Nursing (HCN) criteria are aiming to support the eHealth
Roadmap 3.0 and promotes in particular the interoperability & standardization of the medical
files.
This document describes the criteria and the documentation that will be used for HCN
software 2020 registration. The document is published on the website of the eHealth
platform and RAMIT vzw.
1.2 Purpose of this document
The document will focus on the functional and conceptual aspects as well as on the
structuring of the EHR, in such a way that implementation can be done in conformity with the
described interpretation of these conditions.
The document will not duplicate the “technical documentation” provided by external service
providers to be connected or interacted with. This technical documentation will at most be
referenced, if available, with a link to the website of that service provider.
This document has neither the ambition to be a comprehensive “cookbook” enabling the
development of an EHR from scratch.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 5
registration of HCN systems1.3 Conditions for registration of HCN Information Systems
A software company that takes the registration commits to implement and comply to all the
criteria desribed in this document. The set does not only contain “new” function descriptions
but also contain updated versions of yet implemented functions.
The conditions for registration have always been cumulative, excepted obviously when a
disruptive decision is taken. We have incorporated and tuned previous documentations to
have a self standing documentation.
1.3.1 Q&A Period
From the 1 st of October until the 31st of December 2020 a Q&A will be organized. All
questions can be sent to tom.devree@ramit.be, the detailed Q&A process will be described
on the RAMIT (www.ramit.be ) website. An updated Q&A file will be uploaded weekly on the
RAMIT website (www.ramit.be ) with answers to the questions.
1.3.2 How to register for your audit?
The functional audits for the HCN software will be organized between March and October
2021. In order to participate, a software company needs to request formally an audit and
accept the terms and conditions. Please bear in mind the following points when completing
your registration:
Ú Vendors can register through the registration form on www.ramit.be as of 31/10/2020,
practical instructions and the necessary documents will be sent by email.
Ú A first audit will only be possible until October 2021, retests will be possible until
November 2021.
Ú After RAMIT receives the registration form the contract and invoice will be sent out.
Ú The audit date can only be ‘confirmed’ when the contract is signed and the audit fee
has been paid Slots are attributed on “first come / First served” basis, we therefore
encourage to make inscriptions as soon as possible.
Ú A minimimum of 6 weeks is needed between an audit request and the actual audit
date.
Ú In the unfortunate event a retest has to be organized, the entire registration, audit and
evaluation procedure takes up to 4 weeks.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 6
registration of HCN systems1.4 Documentation content
For each condition the following table is used:
ID: ID_# Condition in Dutch Condition in French
E. Docmentation in Dutch Documentation in French
3 types of criteria:
AE Before a vendor can start the audit procedure, he will officially confirm that all
criteria have been met and that he tested this internally on the basis of auto-
evaluations. This results in an AE-flag for all criteria.
AE + D Additional documentation has to be provided for some specific criteria. In this
documentation, the vendor will demonstrate through print screens, export files,
etc. that the system meets this criterion. These criteria will be flagged as AE+D.
Existing software documentation can be used if it demonstrate compliance to
the criteria
AE + L
These are criteria for which the vendor has contractually confirmed (signed) that
the software meets the requirements. No specific test is foreseen however
further information or demonstration regarding the criterion could be
requested at any given time during a test.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 7
registration of HCN systems2 Theme 0: generic conditions for registration
The “generic” conditions are applicable throughout the application. They are not linked to
one particular domain of application. They are ‘to be used’ in different functionalities and
intended to be used by all/several health and care related applications.
2.1 One and only one patient record
ID_001 De software voorkomt dubbele dossiers Le logiciel empêche les doubles dossiers
AE+D voor eenzelfde patiënt (bv. op basis van pour un même patient (via par ex. eID -
eID, INSZ en/of basisgegevens als numéro NISS et/ou les données de base :
naam, voornaam, geboortedatum) zowel nom, prénom, date de naissance ) tant pour
voor bestaande dossiers als bij nieuwe les dossiers existants que lors de la prise en
patiënten. charge d’un nouveau patient.
E. Elk patiëntdossier heeft een aanmaak- Les principales sources de doublons sont
datum en auteur verantwoordelijk voor liées à la migration ou à la consolidation de
aanmaak van het dossier. Implementatie données de patients d'origines différentes.
is vrij maar de functionaliteit moet voor Pour les dossiers incomplets, un contrôle
de gebruiker toegankelijk zijn. Het peut être effectué "a posteriori". L'objectif
softwarepakket zorgt ervoor dat beide final est d'éviter la duplication des dossiers
velden standaard worden ingevuld. de patients.
Het criterium stelt dat de software bij de Le critère indique que le logiciel doit – lors de
aanmaak van een dossier dient op te la création d’un dossier – détecter le risque de
sporen of er geen dubbel gecreëerd création d’un doublon et même en empêcher
wordt en in dat geval de aanmaak ervan sa création. Ceci se fait aussi bien sur base soit
dient te verhinderen. Deze controle ge- du numéro NISS soit sur base du nom,
beurt hetzij op basis van het INSZ, hetzij prénom, date de naissance, ces informations
op basis van de naam, voornaam, en ge- étant soit introduites manuellement soit
boortedatum, waarbij deze informatie disponibles (lues) sur la carte eID.
hetzij manueel ingevoerd wordt, hetzij
uitgelezen wordt vanaf de eID.
Dit houdt meer precies in dat geen Ceci implique qu’aucun doublon sur base de
dubbel dossier kan aangemaakt op basis nom, prénom, sexe et date de naissance ne
van naam, voornaam, geslacht en ge- peut être créé sans avertissement et
boortedatum zonder waarschuwing, confirmation explicite de la part de
zonder expliciete bevestiging en zonder l’utilisateur et sans qu’un identifiant
een bijkomend identiteitsgegeven toe te complémentaire soit ajouté. L’identifiant
voegen op basis waarvan een complémentaire distinguant les doublons ne
onderscheid kan gemaakt worden. Dat peut être le NISS, sauf si chacun des doublons
bijkomend element kan niet het INSZ nr. à un numéro NISS différent. Ceci implique
zijn, tenzij beide een (verschillend) INSZ que le même patient ne peut figurer deux
nummer hebben. Tweemaal dezelfde fois, une fois avec et une fois sans numéro
patiënt, éénmaal met en éénmaal zonder NISS.
INSZ kan niet. Ook twee patiënten met Deux patients avec le même NISS est
hetzelfde INSZ nummer kan niet. impossible aussi.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 8
registration of HCN systemsEr bestaat een risico op een dubbel Soupçon de doublon au cas où tous ces
dossier wanneer al deze identiteits- éléments sont identiques. L'application
gegevens identiek zijn. Het systeem avertit l'utilisateur et empêche la création
verwittigt de gebruiker. Een nieuw d'un dossier, sauf à condition qu'un
dossier kan maar aangemaakt worden identifiant supplémentaire soit ajoutée, par
door toevoeging van een bijkomend exemple un prénom supplémentaire.
identificatie gegeven, bijvoorbeeld een
bijkomende voornaam.
Probeer een dossier aan te maken dat Essayez de produire un dossier qui est
kennelijk een dubbel is met een van de clairement un doublon avec un des dossiers
patiënten in het bestand waarbij het dans la patientèle présente.
nieuwe dossier toegevoegd wordt.
Probeer een dossier aan te maken voor Essayez de produire un nouveau dossier
een nieuwe patiënt met verschillende pour un patient avec un nom, prénom etc …
naam enz… maar met het INSZ nummer différent, mais un numéro INSS identique à
identiek aan dat van een andere patiënt. celui enregistrée pour un autre patient.
Onder onvolledige patiëntenfiche Nous entendons sous "fiche patient
bedoelen wij bijvoorbeeld een dossier incomplète" par exemple un dossier pour
zonder voornaam of zonder (volledige) un patient sans prénom connu ou sans date
geboortedatum of zonder INSZ nummer de naissance (complète) ou sans numéro INSS
Documenteer hoe ene dossier aldus kan Démontrez qu'un tel dossier peut être créé
aangemaakt worden en later aangevuld. et ensuite mis-à-jour.
ID_002 De software dient de volgende informatie Le logiciel doit permettre de présenter les
AE te kunnen weergeven mbt het EVD van informations ci-dessous concernant le DPI
een patiënt: d’un patient :
- datum van aanmaak - date de création
- verantwoordelijke voor de - personne responsable de la création
aanmaak
E. Elk patiëntendossier heeft een aanmaak- Chaque dossier de patient a une date de
datum en een auteur die verantwoordelijk création et un auteur responsable de la
is voor de aanmaak van het dossier. De création du dossier. La mise en œuvre est
implementatie is vrij maar de functionali- libre, mais la fonctionalalité doit être
teit moet voor de gebruiker toegankelijk accessible à l'utilisateur. Le logiciel veille à ce
zijn. Het softwarepakket zorgt ervoor dat que les deux champs soient remplis par
beide velden standaard worden ingevuld. défaut.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 9
registration of HCN systems2.2 Register once use anywhere, everywhere
ID_003 De gezondheids- , zorggegevens en Les données administratives, de santé ou
AE+D administratieve gegevens moeten zowel de soins doivent être accessibles aussi bien
toegankelijk zijn in het model dat voor de dans le modèle qui a servi à la saisie qu’au
invoer ervan gediend heeft als op het niveau de l’ensemble du dossier structuré.
niveau van het gestructureerde dossier. Principe : Une fois saisie, disponible
Eenmaal ingevoerd, overal beschikbaar.“ partout.
E. Onder “model” moet worden verstaan Un "modèle" doit être compris comme un
een template die wordt gebruikt om template utilisé pour entrer des données.
gegevens in te brengen. Alle gegevens Toutes les données doivent être
moeten beschikbaar zijn in de vorm van disponibles sous forme de données
gestructureerde gegevens voor alle structurées disponibles pour l'ensemble du
softwarepakketten eerder dan in de vorm logiciel plutôt que sous forme de
van documenten. document.
Bijvoorbeeld: wanneer een waarde (een Exemple: lorsqu'une valeur (une échelle par
schaal bijvoorbeeld) wordt ingebracht in een exemple) est saisie dans un champ structuré de
gestructureerd veld van de opvol- l'interface de suivi des soins des plaies, il est
gingsinterface voor de wondverzorging is het important que cette valeur apparaisse
belangrijk dat deze waarde tevens voorkomt également dans l'aperçu des paramètres
in het overzicht van de generieke parameters. génériques.
ID_004 Elk gezondheidsgegeven, zorggegeven Chaque donnée de santé, de soins ou
AE+D of administratief gegeven is administrative est associée à un patient de
ondubbelzinnig verbonden aan een manière univoque.
patiënt.
E. Dit criterium heeft als doel om de inte- L'objectif de ce critère est d'assurer
griteit van de gegevens te waarborgen l'intégrité des données et d'éviter les
en dubbele gegevens te vermijden. doublons.
De interne unieke identificatie waarborgt Un identifiant unique pour un patient
dat de gegevens aan dezelfde patiënt garantit que les données resteront reliées à
gekoppeld blijven zowel bij naams- ce patient même en cas de changement de
wijzing als bij de wijziging/ correctie van nom ou de numéro NISS, (par exemple en
een INSZ nummer. (bij naturalisatie?) cas de naturalisation?)
Wijzig naam of voornaam van een Modifiez le nom et/ou le prénom d'un
patiënt. Voeg gegevens toe en patient. Ajoutez certaines données au
controleer of de nieuwe gegevens dossier. Contrôlez que ces données
samen komen met de gegevens s'ajoutent aux données précédentes pour ce
ingevoerd onder de oude identiteit. patient.
In een architectuur waarin er een ge- Dans le cas d'un architecture où il existe une
synchroniseerde mobiele applicatie application mobile synchonisée, Il est
bestaat, is het belangrijk dat hetzelfde important que le même identifiant interne
intern identificatienummer wordt ge- soit utilisé pour l'application mobile que
bruikt zowel voor de mobiele applicatie pour l'application "mère".
als voor de “hoofd”-applicatie.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 10
registration of HCN systems2.3 Data portability
ID_005 Een VPK verslag of transferrapport kan Un rapport infirmier ou de transfert peut être
AE+D worden gegenereerd; dit verslag omvat généré, celui-ci comprend au minimum les
minstens de hierna vermelde sleutel- informations clefs citées ci-dessous pour le
elementen voor de opvolging van de patiënt suivi du patient par un autre prestataire de
door een andere zorgverlener of met het oog soins ou en vue d'une hospitalisation :
op een ziekenhuisopname :
- anamnese - anamnèse
- administratieve gegevens van de patiënt - données administratives du patiënt
- administratieve gegevens van het zorgteam - données administratives de l'équipe de soins
- huidige verpleegkundige diagnoses - Diagnostiques infirmiers actuel
- het probleem behandeld in samenwerking - le problème traité en collaboratin
- Het probleem behandeld in samenwerking - liste et description des soins actuels
- lijst & beschrijving v/d huidige - l'échelle de KATZ la plus récente
zorgverstrekkingen - les 10 dernières observations
- meest recente KATZ-evaluatie - les valeurs des paramètres vitaux du dernier
- 10 laatste observaties mois ou des 10 derniers points de mesure
- de waardes van de vitale parameters van de - les données de contact de l'infirmier en
laatste maand of de laatste 10 meetpunten charge des soins
- contactgegevens v/d VPK die instaat voor de
zorg
E. De sleutelelementen vermeld in dit criterium Les éléments clés mentionnés dans ce critère
zijn verplicht. De verkoper mag de manier sont obligatoires. La façon dont est
waarop hij dit criterium implementeert, implémenté ce critère par le vendeur est
echter vrij kiezen. We verwijzen naar criterium libre. Veuillez consulter le crt.16 pour les
16 voor wat de minimale administratieve données administratives minimales relatives
gegevens van de patiënt betreft (verplichte au patient (champs obligatoires). Veuillez
velden). We verwijzen naar criterium 19 voor consulter le crt. 19 pour les données
wat de minimale administratieve gegevens administratives minimales relatives à l'équipe
van het verzorgingsteam betreft. soignante.
De software moet in staat zijn om het rapport Le logiciel devrait être capable d'exporter le
ten minste in PDF (getagd als "Nurse rapport au minimum en PDF (Taggé comme
Transfer Report") of FHIR structurering te "Nurse Transfer Report") ou en structuration
exporteren. Andere formats zijn toegestaan, FHIR. D'autres formats sont autorisés mais
maar niet verplicht. Gestructureerde export non obligatoires. L’export structuré au format
in FHIR-formaat zal in de toekomst verplicht FHIR sera obligatoire dans le future (2022
zijn (2022 TBC).Het rapport moet worden TBC).Le rapport doit être déposé à un
ingediend op een locatie die compatibel is endroit compatible avec le système des Hubs
met het hubsysteem om de 24 uur per dag afin de garantir une disponibilité 24/7.
en 7 dagen per week beschikbaar te zijn.
Het ontbreken van één van deze elementen L'absence de l'un de ces éléments
houdt in dat het criterium “FAILED” is. impliquera que le critère est "FAILED".
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 11
registration of HCN systemsID_006 Na het selecteren van een patiëntendossier Après sélection d'un dossier de patient, le
AE+D kan de software het dossier samenvatten in logiciel permet de le résumer et de
een leesbaar standaardformaat (minimaal l'exporter dans un format standard lisible (au
PDF). minimum PDF).
• Anamnèse • Anamnèse
• administratieve gegevens van de patiënt • données administratives du patiënt
• administratieve gegevens van het zorgteam • données administratives de l'équipe de soins
• Verpleegkundige diagnoses van de laatste 3 • Diagnostic Infirmiers des 3 derniers mois*
maanden* • le problème traité en collaboration
• het probleem behandeld in samenwerking • liste et description des soins actuels
• lijst en beschrijving van de huidige* • l'échelle de KATZ la plus récente*
zorgverstrekkingen
• les observations des 3 derniers mois*
• Meest recente KATZ-evaluatie*
• les paramètres des 3 derniers mois*
• Observaties van de laatste 3 maanden*
• les données de contact de l'infirmier en charge des
• Parameters van de laatste 3 maanden* soins
• Contactgegevens van de VPK die instaat voor de
zorg
Voor de velden met een * moeten het mogelijk zijn om
gegevens te selecteren (alle gegevens of bepaalde Les champ signalés par * doivent pouvoir permettre la
gegevens) en de periode waarop de gedefinieerde sélection des données (tous ou slt certaines),et la
gegevens betrekking hebben. période sur laquelle porte les données définies
E. Het doel van dit verslag is een verandering L'objectif de ce rapport est de supporter un
voor de patiënt op langere termijn te onder- changement à plus long terme pour le
steunen, bijvoorbeeld zijn verhuis naar een patient, par exemple le déplacement de
rusthuis. Het verslag zal duidelijk geïdenti- celui-ci en maison de repos. Le rapport sera
ficeerd worden als een uitgebreid transfer clairement identifié comme un "rapport de
rapport. Het verslag is autom. gebaseerd op transfert étendu". Le rapport sera par défaut
de laatste 3 maanden en zal gebruik maken basé sur les 3 derniers mois et utilisera les
v/d hierboven vermelde sleutelelementen. éléments clés mentionnés ci-dessus.
De software moet in staat zijn om het rapport Le logiciel devrait être capable d'exporter le
ten minste in PDF (getagd als "Nurse rapport au minimum en PDF (Taggé comme
Transfer Report") of FHIR structurering te "Nurse Transfer Report") ou en structuration
exporteren. Andere formats zijn toegestaan, FHIR. D'autres formats sont autorisés mais
maar niet verplicht. non obligatoires.
Gestructureerde export in FHIR-formaat zal in L’export structuré au format FHIR sera
de toekomst verplicht zijn (2022 TBC). Het obligatoire dans le future (2022 TBC). Le
rapport moet worden ingediend op een rapport doit être déposé à un endroit
locatie die compatibel is met het hubsysteem compatible avec le système des Hubs afin de
dat 24/ beschikbaar is. garantir une disponibilité 24/7.
We verwijzen naar crt. 16 voor wat de min. Veuillez consulter le crt. 16 pour les données
administratieve gegevens van de patiënt administratives minimales relatives au patient
betreft (verplichte velden). We verwijzen naar (champs obligatoires). Veuillez consulter le
crt. 19 voor wat de minimale administratieve chapitre 19 pour les données administratives
gegevens van het verzorgingsteam betreft. minimales relatives à l'équipe soignante.
Het ontbreken van één van deze elementen L'absence de l'un de ces éléments
houdt in dat het criterium “FAILED” is. impliquera que le critère est "FAILED".
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 12
registration of HCN systemsID_007 Default exporteert/communiceert de Par défaut le logiciel ne transmet / n'exporte
AE+D software enkel de gegevens die que les informations nécessaires à la
noodzakelijk zijn voor de betrokken fonctionnalité visée.
functionaliteit.
E. Het softwarepakket implementeert Le logiciel implémente par défaut une
standaard een specifieke export (niet in exportation spécifique (pas de masse) ce qui
massa), wat inhoudt dat de exporten implique que les exports ne portent que sur
enkel betrekking hebben op relevante/ des informations pertinentes/sélectionnées.
geselecteerde inhoud. De inhoud van de Le contenu des exportations doit tenir
exports moet alle privacyreglemen- compte de toutes les réglementations
teringen in acht nemen. relatives à la protection de la vie privée.
Dit criterium wordt niet als dusdanig ge- Ce critère ne sera pas testés/audités en tant
test/gecontroleerd (maar onrechtstreeks que tel (mais pourraient l'être indirectement).
is dit wel mogelijk). De verbintenis die L'engagement, signé par le fournisseur de
door de softwareleverancier is onder- logiciel, de respecter tous les critères
tekend om alle crit. na te leven, houdt de implique le respect de ce critère.
naleving van dit criterium in.
ID_008 De parameters en meetwaarden vermeld Les paramètres et mesures mentionnés dans
AE+D in criterium 24 kunnen worden le critère 24 peuvent être exportés sur une
geëxporteerd over een periode die période définie par l'utilisateur dans un
gedefinieerd wordt door de gebruiker in document strucuré ou PDF. Ce document
een gestructureerd of PDF-document. Dit peut être sauvé dans le dossier du patient.
document kan worden opgeslagen in het
dossier van de patiënt.
E. Het softwarepakket stelt de gebruiker in Le logiciel permet à l'utilisateur de
de mogelijkheid om een specifieke sélectionner une période spécifique pourl
periode te selecteren voor de export. De l'export. La période à sélectionner peut être
te selecteren periode kan tussen twee entre deux dates (jj/mm/aaaa). Les
datums liggen (dd/mm/jjjj). De geëxpor- paramètres exportés peuvent être affichés
teerde parameters kunnen in de vorm van sous forme de tableau et/ou de graphique.
tabellen en/of grafieken worden weer- Un paramètre est toujours affiché avec les
gegeven. Een parameter wordt steeds unités comme décrit dans le critère 51.
met de eenheden zoals beschreven in
criterium 51 weergegeven.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 13
registration of HCN systems2.4 Data Versioning & Data Evolution
The next criteria are addressing basic attributes e.g. date of validity, date of entry and end date but also issues
such as author, kind of data and authorship or versioning.
ID_009 De software laat toe om Le logiciel doit permettre de donner un statut
AE+D patiëntendossiers die de gebruiker niet "inactif" (>< en cours de soins) aux dossiers
meer in de lijst van actieve dossiers wil des patients que l'utilisateur ne souhaite plus
zien staan, op inactief (>< wordt voir apparaître dans la liste des dossiers actifs
verzorgd) te plaatsen, en vice versa. et vice versa.
E. Het softwarepakket geeft de gebruiker Le logiciel permet à l'utilisateur de donner aux
de mogelijkheid om aan de dossiers de patient un statut concernant la
patiëntendossiers een status toe te réception ou non de soins. Lorsqu'un
kennen over het al dan niet toegediend utilisateur désactive un dossier de patient (en
krijgen van verzorging. Wanneer een pratique, cela est généralement effectué
gebruiker een patiëntendossier automatiquement par le système lorsqu'un
deactiveert (in de praktijk gebeurt dit patient ne reçoit plus de soins, ce patient ne
over het algemeen automatisch door sera plus présent sur la liste de travail. Les
het systeem wanneer een patiënt geen dossiers "inactifs" sont toujours présents dans
verzorging meer toegediend krijgt en zal le logiciel, ils peuvent être consultés et ré-
de patiënt niet meer voorkomen op de activés à tout moment.
werklijst). De “inactieve” dossiers zijn
steeds in het softwarepakket aanwezig,
ze kunnen op elk moment worden
geraadpleegd en gereactiveerd.
ID_010 De software laat toe de historiek van de Le logiciel permet de retrouver l'historique des
AE+D opeenvolgende versies van een versions successives d'une donnée (Exemple :
gegeven terug te vinden (voorbeeld: modification d'une dose d'un médicament, en
wijziging van de dosering van een db, on retrouvera les 2 informations)
geneesmiddel: in de db vindt men de
twee gegevens)
E. Is minimaal van toepassing op de S'applique au minimum aux données cliniques
klinische gegevens waarop de pour lesquelles le versionnement est activé.
versionering is ge-activeerd. Een Une interface/un rapport utilisateur affiche les
interface/ gebruikersverslag geeft de différentes versions. Le versionnement est
verschillende versies weer. De activé au minimum pour les données de santé
versionering wordt minimaal geactiveerd suivantes :
voor de volgende - médicaments
gezondheidsgegevens: - soins des plaies
- geneesmiddelen - observations
- wondverzorging - le diagnostic infirmier.
- observaties
- verpleegkundige diagnose. Chaque enregistrement est associé à un
auteur, une origine et un horodatage (date et
Elke registratie wordt gelinkt aan een heure).
auteur, een oorsprong en een
elektronische datering (datum en huur).
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 14
registration of HCN systemsElke wijziging van een gegeven, ook het Chaque modification (suppression incluse)
wissen van een gegeven, geeft aanleiding d'une donnée de santé donne lieu à la
tot het aanmaken van een nieuwe versie création d'une nouvelle version.
van dat gegeven.
Het systeem kan een historiek van de Un historique des versions peut-être produit.
versies aanmaken.
Un changement de statut d'une donnée, par
Ook het wijzigen van de status van een exemple d'un acte ou d’une prestation
gegeven geeft aanleiding tot een nieuwe planifié en acte effectué, résulte en la
versie van dat gegeven, bijvoorbeeld création d'une nouvelle version.
wijzigen van de status van een verrichting
van "gepland" naar "verricht".
Démontrez et documentez une modification
Toon en documenteer een wijziging van et comment cela crée une nouvelle version
een gegeven, hoe een nieuwe versie en laissant l’ancienne version ‘accessible’.
ontstaat en hoe de versies ‘toegankelijk’
zijn.
ID_011 De gegevens hebben mogelijk Les données peuvent avoir, directement ou
AE rechtstreeks of onrechtstreeks: indirectement:
1. een auteur(M) 1. un auteur (M)
2. een Timestamp (M) 2. un Horodatage (M)
3. een oorsprong = van waar komt de 3. une origine = d'où vient l'information
informatie
E. Dit criterium heeft tot doel om de richt- Ce critère a pour but de supporter les
lijnen over de digitale archivering van de directives sur l’archivage numérique des
gegevens te ondersteunen, hierdoor données qui permet de conserver les
kunnen de documenten in een numeriek documents sous format numériques en leur
formaat worden bewaard waarbij bewijs- garantissant une force probante
kracht wordt gegarandeerd.
Het toepassingsgebied bestaat minimaal Le champ d'application s'étend au minimum
uit de klinische gegevens waarvoor de aux données cliniques pour lesquelles le
versionering is geactiveerd, cf. CR10, en versioning est activé cf CR10 et TOUS les
alle documenten die door het software- documents que génère/ ou stoque le
pakket worden bewaard of gegenereerd: logiciel : rapports, factures, examen, etc.
verslagen, facturen, onderzoeken, enz.
Auteur: de identiteit van de auteur van de Auteur : l'identité de l'auteur des données
gegevens wordt geauthentiseerd ofwel est authentifiée soit à l'aide du certificat
op basis van een identiteitscertificaat dat d'identité présent sur la carte d'identité
op de elektronische identiteitskaart aan- électronique ou d'un autre certificat qui
wezig is, ofwel op basis van een ander satisfait aux dispositions en vigueur
certificaat dat aan de van kracht zijnde
bepalingen voldoet.
Elektr. datering betekent de aanwezig- Horodatage signifie une date de référence et
heid van een referentiedatum en uur. une heure de référence
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 15
registration of HCN systemsDe elektr. gegevens kunnen niet worden Les données électroniques ne peuvent plus
gewijzigd na de vermelding van de iden- être modifiées après la mention de l'identité
titeit van de auteur en na het in verband du rédacteur et après l'association à une
brengen met een referentiedatum en-uur. date de référence et une heure de référence
De oorsprong moet worden beschouwd L’origine doit être comprise comme la source
als de gegevensbron, in het bijzonder des données,en particulier quand elle ne
wanneer ze niet van de verpleegkundige vient pas de l’infirmier (la source étant par
komt (hij/zij is standaard de bron ervan). défaut celui-ci). Une prescription ou tout
Een voorschrift of elk ander als onderzoek autre document importé comme examen a
geïmporteerd document heeft een oor- une origine qui n’est pas nécessairement
sprong die niet per se verpleegkundig is. l’infirmier.
*Mandatory *Mandatory
ID_012 De verwijdering van een gegeven dient te La suppression d'une donnée doit être
AE+D worden beschouwd als een wijziging en considérée comme une modification et ne
mag niet leiden tot het verlies van dit peut entraîner la perte de cette donnée.
gegeven.
E. De geregistreerde klinische gegevens Les données cliniques enregistrées ne
kunnen nooit uit de gegevensbank peuvent jamais être supprimées de la base
worden verwijderd. Wat de klinische de données. Pour les données cliniques,
gegevens betreft, genereert elke wijziging chaque modification (y compris la
(ook de verwijdering) een nieuwe versie suppression) génère une nouvelle version
van de gegevens. De versionering wordt des données. Le versioning est décrit dans le
beschreven in criterium 10. crt.10.
ID_013 De software die de gegevens van de Le logiciel qui prend l'option d'archiver les
AE+D inactieve dossiers archiveert, moet données des dossiers inactifs doit donner la
kunnen verzekeren dat deze gegevens garantie de pouvoir faire réapparaître ces
opnieuw zichtbaar kunnen worden données dans le logiciel.
gemaakt in de software.
E. Het softwarepakket biedt de mogelijkheid Le logiciel permet d'archiver des dossiers
om patiëntendossiers te archiveren. De patient. Les dossiers archivés le sont sans
dossiers worden zonder verlies/vervalsing perte/altération des données. Ces données
van de gegevens gearchiveerd. Deze ge- sont accessibles en lecture par l'utilisateur. La
gevens kunnen door de gebruiker worden méthode mise en place pour la consulttion
gelezen. De methode voor de raadple- est libre.
ging kan vrij worden gekozen.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 16
registration of HCN systems2.5 Graphical representation of numeric data
ID_014 De software laat toe om op basis van de Le logiciel permet sur base des paramètres
AE+D ingevoerde parameters in synthetische encodés de visualiser sous une forme
vorm (grafiek of andere) de evolutie van synthétique (graphique ou autre) l’évolution
de parameters te visualiseren (cf. des paramètres (cf paramètres obligatoires)
mandatory parameters) volgens de selon des modalités définies par l’utilisateur
modaliteiten die gedefinieerd werden (jour, semaine, mois).
door de gebruiker (dag, week, maand).
E. De voornaamste numerieke gegevens zijn Les principales données numériques sont les
biometrische gegevens. De applicatie données biométriques. L'application doit
moet de evolutie in de tijd ervan kunnen pouvoir en illustrer l'évolution dans le temps.
weergeven. Deze weergave hangt sterk af Cette illustration dépend fortement de la
van de beschikbaarheid en het gebruik disponibilité et de l'utilisation de
van standaardcodering/-eenheden om codification/unité standards afin d'obtenir une
een homogene presentatie van de présentation homogène des données. Le
gegevens te verkrijgen. Het logiciel doit donc promouvoir activement
softwarepakket moet het gebruik van l'utilisation d'unités standardisées, comme
standaardeenheden dus actief promoten indiqué dans le critère. 24.
zoals aangegeven in het criterium. 24.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 17
registration of HCN systems3 Theme 1: Standardized structuration and content of the EHR
3.1 Medico-Administrative data
3.1.1 The patient
ID_015 De software laat toe de patiënt te Le logiciel permet d'identifier le patient via le
AE+D identificeren aan de hand van het INSZ- NISS.
nummer.
E. Dit criterium stelt dat het INSZ één van Le critère indique que le code NISS doit être
de opzoekcriteria voor patiënten moet un des critères de recherche des patients (à la
zijn (bij de gebruikersinterface en bij de saisie interface utilisateur et à l’intégration de
integratie van externe documenten / documents/résultats externes). Il est donc
resultaten).Het moet dus mogelijk zijn nécessaire de pouvoir :
om:
• Het INSZ in te voeren • Saisir le numéro NISS de vérifier
in de database na te gaan of er l’existence dans la base de données
een patiënt met hetzelfde INSZ d’un patient avec le même numéro
is en te voorkomen dat het INSZ NISS et d’empêcher la saisie de ce
opnieuw ingevoerd wordt voor numéro pour un autre patient, si cela
een nieuwe patiënt est le cas
• Ingeven van een INSZ code om • Saisir un code NISS afin d’ouvrir un
een dossier te openen. dossier d’un patient.
• Ingeven van de INSZ code bij • Saisir le code NISS lors de la création
de manuele creatie v/e dossier manuelle d’un dossier et contrôle sur
en controle op eerder bestaan l’existence ou non d’un patient avec
van een patiënt met dezelfde le même code NISS.
code.
Een INSZ-nummer moet uniek zijn in de Un numéro INSZ/NISS doit être unique dans
database. la base de données.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 18
registration of HCN systemsID_016 De minimale attributen voor een patiënt Les composantes minimums d'un patient
AE zijn: sont:
- naam (M) - nom (M)
- voornamen (M) - prénoms (M)
- geboortedatum (M) - date de naissance (M)
- geslacht - sexe
- INSZ - NISS
- nummer v/h ziekenfonds van aansluiting - numéro de la mutualité d'affiliation
- inschr.nr. v/h zieken-fonds, OCMW of andere - numéro d'inscription à la mut. ou CPAS ou autre
- code gerechtigde - code titulaire
- adres, postcode, gemeente, domicilie (M), - adresse, code postal, localité ,domiciliation (M),
(# adressen mogelijk: zorgadres 1, zorgadres x) (# adresses doivent être possibles : soins 1 , soins x)
- behandelende arts - médecin traitant
- huisarts - médecin généraliste
- taal - langue
- telefoonnummer - tél.
- email - email
- nationaliteit - nationalité
Contactpersoon: Personne de contact:
- naam - nom
- voornamen - prénoms
- relatie met de patiënt - relation avec le patient
- adres, postcode, gemeente - adresse, code postal, localité
- tel. - tél
- GSM - GSM
- e-mailadres - email
E. M betekent dat het verplicht moet worden M signifie obligatoire, à remplir.
ingevuld. De behandelende arts is niet Le médecin traitant n'est pas nécessairement
noodzakelijk een huisarts. Bijvoorbeeld un médecin généraliste. Par exemple :
wanneer een patiënt uitsluitend door een lorsqu'un patient n'est traité que par un
specialist wordt behandeld. Het ontbreken spécialiste. L'absence de l'un des éléments
van 1 van de bovenvermelde elementen ci-dessus entraînera un échec pour ces
zal het niet slagen voor dit crt. inhouden. critères.
Dit zijn identificatiegegevens die moeten Ce sont des données d'identification qui
kunnen worden ingevoerd, zonder doivent pouvoir être saisies, sans obligation
verplichting voor de gebruiker (behalve pour l'utilisateur (sauf pour les Ms).
de Ms).
ID_016B De minimale attributen v/e zorg zijn: Les attributs minimums relatifs à un acte sont:
AE - Nomenclatuur-,pseudo of manuele code (indien - code Nomenclature ou Pseudo ou manuel
niet in nomenclatuur) (sinon dans la code nomenclature)
- beschrijving in vrije tekst - description Txt libre
- link met bezoek - lien avec visite
- link met voorschrift (M, indien zorgen een - lien prescription (M si actes requièrent
voorschrift vereisen) prescription)
E. Het gebruik van gepersonaliseerde codes in de L'utilisation de codes personnalisés au lieu de la
plaats van de nomenclatuur of de pseudocode Nomenclature ou du Pseudocode est
wordt aanvaard indien deze specifieke code acceptable si ce code spécifique est lié à la
betrekking heeft op de officiële nomenclatuur/ Nomenclature/PseudoCode officielle (table de
pseudocode (overeenstemmingstabel). Het correspondance). Le logiciel est capable
software-pakket moet de officiële code/ d'afficher le code officiel/pseudocode lié
desbetreffende pseudocode kunnen tonen.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 19
registration of HCN systemsID_017 De software laat de rechstreekse invoer Le logiciel permet la saisie directe de
AE+D van commentaar toe voor de commentaires répondant aux principales
belangrijkste situaties. Onder situatie situations rencontrées. Par situation, il faut
dient te worden verstaan: entendre:
a) Instructies en onverwachte gebeurtenissen: a) Consignes et événements imprévus : absence,
afwezigheid, transfer, uitstel, plaats v/d sleutels transfert, report de visite, localisation de clés
b) Beschrijving v/d algemene toestand v/d pnt b) Description de l’état général du patient
c) Link naar de contactpersoon c) Lien vers personne de contact
d) Andere d) Autres
E. Onmiddellijk betekent tijdens het bezoek Direct signifie pendant la visite ou dans un
of in een context van backoffice. A, b en c contexte de back-office. A, b et c sont des
zijn voorbeelden maar andere situaties exemples, mais d'autres situations peuvent
zijn tevens mogelijk. Er wordt aanbevolen être rencontrées. Il est recommandé
om zoveel mogelijk geco-deerde d'utiliser autant que possible du texte
tekst/scrolmenu’s/aan te vinken vakjes, codé/des menus déroulants/une case à
enz. te gebruiken. cocher, etc.
Het betreft in principe commentaren in
verband met de mogelijkheid / Ce sont généralement des commentaires
onmogelijkheid om zorgen toe te dienen relatifs à la possibilité / impossibilité
ingevolge bepaalde omstandigheden en d'accorder certains soins, suite à certaines
meestal bedoeld voor de volgende circonstances. Le destinataire est en principe
verpleegkundige die zorgen zou gaan l'infirmier ou l'infirmière qui donnera les
verlenen. soins suivants.
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 20
registration of HCN systemsID_018 De software ondersteunt het creëren Le logiciel aide à la création ou à
AE+D /actualiseren v/d gegevens v/d patiënt l'actualisation des données du patient à partir
op basis v/h uitlezen van de eID voor de la lecture de la carte eID au minimum pour
minstens de volgende gegevens: les éléments :
- naam - nom
- voornamen - prénoms
- geboortedatum - date de naissance
- geslacht - sexe
- INSZ - NISS
- adres, postcode, gemeente - adresse, code postal, localité
E. De applicatie genereert een verwittiging L'application crée un avertissement lorsqu'une
wanneer er een incoherentie wordt vast- inconsistence entre le dossier du patient et la
gesteld tussen het patiëntendossier en carte d'identité est détectée.
de identiteitskaart. Het softwarepakket le logiciel offre la possibilité de modifier la
biedt de mogelijkheid om de base de données sur la base de la carte
gegevensbank te wijzigen op basis van d'identité.Le soft doit être en mesure de lire la
de identiteitskaart. carte eID et de capter le numéro NISS.
De software moet in staat zijn om de eID
kaart te lezen en het INSZ nr. te
capteren. Cela ne veut pas dire que la carte eID doit être
la seule façon d'accéder à un dossier d'un
Dit betekent niet dat de eID kaart de patient. On doit pouvoir lire la carte e-ID et
enige methode is om toegang te constater qu’il n’existe pas de dossier pour ce
hebben tot het dossier van een patiënt. patient. Conséquence : ue routine de création
Men moet een eID kaart kunnen inlezen de dossier est activée.
en daarbij vaststellen dat het dossier
niet bestaat. Gevolg: dossier wordt
aangemaakt.
3.1.2 Care team
ID_019 De software dient de volgende Le logiciel contient et présente les
AE informatie te bevatten en weer te geven informations ci-dessous concernant les
met betrekking tot het zorgteam van de intervenants = équipe de soins (incl
patiënt (incl. voorschrijvers): prescripteurs):
- INSZ - NISS
- RIZIV-nummer - numéro INAMI
- Beroep/specialisatie - profession/spécialisation
- naam - nom
- adres - addresse
- contactgegevens (tel, GSM, mail) - coordonnées (tél., GSM, e-mail)
- bankgegevens - coordonnées bancaires
- bijkomstige informatie - informations supplémentaires
- groepspraktijklid - member du group
- KBO-nummer - numero d’entreprise
E. Dit criterium veronderstelt het beheer Ce critère suppose que l'on supporte le
van het zorgteam. Het zorgteam omvat concept de 'l'équipe de soins". L'équipe de
alle professionele zorgverstrekkers met soins comporte tous les professionnels de
hun respectieve rol ten overstaan van de soins concernés tout en précisant leurs rôles
patiënt. envers le patient.
Het omvat de huisarts, eventueel een Cela comprend le médecin généraliste,
verschillende arts houder van het GMD, éventuellement le titulaire du DMG qui peut
RAMIT documentation of the 2020 criteria for 21
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