QUESTIONS AND ANSWERS ("QA") - Buyandsell.gc.ca
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QUESTIONS AND ANSWERS (“QA”)
ISSUED TO ALL PROPONENTS
QA No.: 1
RFP #: 19200016
RFP Title: Web Design and Development Services for a Global Digital Education
Platform
Issue Date: February 18, 2020
Issue by: Lindsay Empey
DETAILS OF THIS DOCUMENT
This QA document is being issued to respond to questions submitted by Proponents seeking further
clarification.
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QUESTION 1:
Security and PII project/management: What kind of security clearance is required for team members and location?
ANSWER:
The team can work remotely. There are no security clearance requirements.
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QUESTION 2:
Handoff & support post 2021: What is the current plan for support post 2021?
ANSWER:
Should users of the platform identify a need for enhancements following the launch (between the completion of the
platform in October 2020 and the end of the contract January 2021), we may require additional assistance to
configure these enhancements.
Following the end of this contract (January 2021), IDRC has a service provider that will deliver regular security and
maintenance support for the platform.
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QUESTION 3:
Timeline: Is this timeline an estimate or based on firm deadlines related to other client events?
Is there a public launch associated with the platform?
ANSWER:
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27INTERNATIONAL DEVELOPMENT RESEARCH CENTRE | CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL
The lauch date is firm but there is some flexibility in terms of the full range of functionality available by the
launch. We’d require at least 80% functionality by the time of the launch.
Yes there will be a public launch associated with the completion of the platform, but this will be handled by
the responsible IDRC program officer for this project.
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QUESTION 4:
Data migration: Is there existing data that will be migrated to the new system?
ANSWER:
Yes, we have data (such as an external website library and other sources) that will probably need to be migrated
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QUESTION 5:
The system design we wish to recommend does not include Drupal 8. Will you consider proposals that suggest a different
content management system?
ANSWER:
No, we require a content management system that’s Drupal 8 or 9
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QUESTION 6:
Is there a component of the designed platform that is intended to be a Learning Management System (LMS)?
ANSWER:
This is not currently in the scope of the RFP.
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QUESTION 7:
Can a US-based company submit a proposal for this bid?
ANSWER:
Yes
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QUESTION 8:
Will a separate analysis be conducted for the Hosting and 24x7 support of the KIX application? Could you elaborate on
the selection/procurement process for these services? Whether IDRC selects a true Drupal tuned PaaS or IaaS (Azure,
Pantheon) will have an important impact on project timeline and TCO.
ANSWER:
Hosting, support and maintenance are not in the scope of this RFP. There will be a separate procurement process for
these services.
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QUESTION 9:
Which, if any, among the marketing agencies who support IDRC will be involved with this project? What role do you
anticipate the marketing agency to play in this project, if any?
ANSWER:
IDRC has not contracted a marketing agency to support this project.
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QUESTION 10:
Which, if any, among the many large System Integrators (SIs) (eg. IBM, PWC, HP, CGI, Infosys, TCS etc.) who support
IDRC currently will be involved with this project? What role do you anticipate the SI to undertake, if any?
ANSWER:
For the purposes of this RFP, there are no plans for additional vendor involvement outside of the selected applicant.
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QUESTION 11:
From a cloud perspective, does IDRC have a preferred vendor (AWS, Azure, GC)?
ANSWER:
AWS is the preferred vendor.
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QUESTION 12:
IDRC currently already has a number of Drupal sites including idrc.ca. Where are these sites hosted?
ANSWER:
The sites are hosted on Azure.
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QUESTION 13:
For cloud sizing purposes, please share the following estimated volume loads for this project (rough orders of magnitude
will suffice):
ANSWER:
There is currently no estimate for volume loads for this project.
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QUESTION 14:
How many page views do you anticipate per month?
ANSWER:
There is currently no estimate for anticipated page views per month. However the target number that has been used
for past websites for IDRC programs has been 300.
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QUESTION 15:
How many unique visits do you anticipate per month?
ANSWER:
There is currently no estimate for anticipated unique visits per month. However the target number that has been
used for past websites for IDRC programs has been 7000.
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QUESTION 16:
How much file system space does your existing Website(s) use?
ANSWER:
The Knowledge and Innovation Exchange (KIX) initiative, for which this platform will be built, does not has an existing
website.
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QUESTION 17:
Do you require any specific networking rules, or customization?
ANSWER:
We do not have an answer to this question at the present time.
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QUESTION 18:
Does your site require external authentication (LDAP, SAML, etc.)?
ANSWER:
There is no requirement for external authentication.
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QUESTION 19:
Do you require a secure connection to your network (VPN)?
ANSWER:
We do not have an answer to this question at the present time.
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QUESTION 20:
Are there any other existing Drupal applications within IDRC that you would like to add to the PaaS? There is a
tremendous opportunity to reduce operational costs and increase productivity.
ANSWER:
No, there are no other existing Drupal applications within IDRC that we would like to add to the PaaS. The scope of
the project is what has been defined in the RFP.
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QUESTION 21:
How many authenticated platform users will there be in total (365 head office plus how many hub users and other
development partners)?
ANSWER:
We imagine there could be roughly 200-300 authenticated users in total which would comprise: The KIX team, KIX
Hub Leads, KIX Hub Members, KIX research grant recipients and representatives of government ministries in GPE
partner countries, among others.
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QUESTION 22:
What are your Accessibility requirements for the website, if any (WCAG level, features, etc...)?
ANSWER:
WCAG 2.0 AA, where applicable. Anything public facing should ideally be AA compliant. Anything in an authenticated
session/space doesn’t need to be.
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QUESTION 23:
What are the existing analysis reports and other supporting documentation comprised of?
ANSWER:
RFP # | DDP no 19200016 Page 4 of
27INTERNATIONAL DEVELOPMENT RESEARCH CENTRE | CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL
The supporting documentation comprises an overview of the Knowledge and Innovation Exchange (KIX) program and
its funders (IDRC and the Global Partnership for Education), a comprehensive analysis of the suggested digital
solutions and configurations that could be used to build various elements of the platform and related security and
web policies from GPE and IDRC, and further elaboration of the key user groups, among other informative
documents.
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QUESTION 24:
What are the specific requirements for a multisite architecture (hubs and general platform)? Could we envision
developing one platform with various access rights and display of information to meet the multisite requirement? Are
hubs integration in scope?
ANSWER:
We do not have an answer to this question at the present time.
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QUESTION 25:
Do you have existing content ready to add to the website?
ANSWER:
We have existing data (such as an external website library and other sources) that can be added to the website.
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QUESTION 26:
Do you need any help with content strategy or content production?
ANSWER:
Yes, a content strategy could be helpful to strategically arrange necessary content across the platform. Content
production will be taken care of by IDRC.
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QUESTION 27:
Do you have branding or web style guides that you'll provide to us?
ANSWER:
YES
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QUESTION 28:
How many stakeholders will be involved during the design approval phase? (i.e. to approve designs and wireframes)
ANSWER:
One IDRC program officer will represent the project stakeholders and provide approval during the design phase.
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QUESTION 29:
How should the collaborative documents be integrated with the website? Would an external link to each document
suffice, or should documents be embedded in the website?
ANSWER:
The restricted collaboration space (i.e. e-forums, collaborative documents, scheduling meetings and webinars) should
only be available for authenticated users that have a log-in account to the platform. Authenticated users should be
able to co-create documents when they log into the platform’s collaborative space.
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QUESTION 30:
How many documents, all categories, will be hosted on the new platform approximately?
ANSWER:
We do not have an answer to this question at the present time.
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QUESTION 31:
Do you have a single sign-on solution in mind for authentication of users? Do you already have a database of users who
will be given access to log into the website?
ANSWER:
The recommended solution is Drupal 8 core user module however we are open to additional suggestions.
We do not currently have a consolidated database for all of the users who will be given access to log in to the
platform.
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QUESTION 32:
Can you detail the various languages to be supported on the new platform? Will all content types be available in all
regional languages?
ANSWER:
At present, the platform and content types must be available in English and French, however additional language
capacities may need to be defined (i.e. Spanish, Russian and Arabic, etc.).
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QUESTION 33:
Because it is not mandatory to select a region or link an account to a region, what will be the generic default language?
ANSWER:
The generic default language will be English.
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QUESTION 34:
Will the platform detect the user regional language and display content accordingly?
ANSWER:
This feature is not currently in the scope of the RFP.
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QUESTION 35:
Can you provide additional insight about specific target metrics for performance requirements
ANSWER:
We do not have specific target metrics for performance requirements at this time.
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QUESTION 36:
Do you currently have any in-house developers or contractors who would work with us on this project?
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ANSWER:
Yes, in addition to the responsible IDRC program officer that will be managing this contract, we also have in-house
developers that can provide guidance on this project.
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QUESTION 37:
What is the expected frequency of face-to-face (on-site) meetings? Are you open to doing remote meetings?
ANSWER:
Infrequent, if any. Meetings will be primarily remote.
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QUESTION 38:
What is the list of supported Web browsers, OS and devices (related to the internationalization need)?
ANSWER:
The user experience should be consistent across various devices. It must be operable in a variety of common
browsers (Chrome, Safari, Explorer/Edge, Firefox, etc.) and workable from a variety of common OS’. It should be
operable, though with functionality limitations, on mobile devices.
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QUESTION 39:
How many users will be involved in UAT tests at IDRC for final build acceptance? (EW distinguishes internal quality
assurance from client acceptance tests (referred to UAT).
ANSWER:
The estimated number of users involved in UAT tests for final build acceptance should be no more than 25 people.
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QUESTION 40:
Do you require additional security measures other than SSL (HTTPS) and the multi-factor authentication?
ANSWER:
Reasonably sufficient industry standards and measures of data protection, identity & access management,
infrastructure protection, threat detection & continuous monitoring, compliance (as necessary) must be
implemented. As minimum account (including passwords) and any other PII must be encrypted.
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QUESTION 41:
For the video conferencing solution, should users be able to create meetings or create scheduled webinar events
through the website?
ANSWER:
Yes. Only authenticated users can create meetings and scheduled webinar events in restricted collaboration spaces
on the platform.
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QUESTION 42:
For recorded videos, should they be made available through an external link, or do these files need to appear on the
website?
ANSWER:
RFP # | DDP no 19200016 Page 7 of
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Recorded videos can be made available through an external link or appear on the website, where applicable.
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QUESTION 43:
Can all videos be hosted on a social platform (Vimeo or YouTube)?
ANSWER:
Yes. However they should be accessible from the platform.
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QUESTION 44:
Approximately many videos will be available on the platform (current and archived)?
ANSWER:
The estimated number of videos that will be available on the platform is not known at this time.
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QUESTION 45:
Do you require your site to be hosted in Canada? Do you have a preference toward either cloud or on-site hosting?
ANSWER:
In order to ensure high availability and high performance for geographically distributed users, the KIX Digital Platform
will use a Content Delivery Network (CDN). The Platform will not be hosted on either IDRC or GPE infrastructure.
Instead, hosting should be with a cloud-based provider such as Amazon Web Services, Google Cloud Platform,
Microsoft Azure or a SaaS host like Digital Ocean or Pantheon.
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QUESTION 46:
How many visitors and page views does your site get each day?
ANSWER:
The Knowledge and Innovation Exchange (KIX) program does not currently have a website.
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QUESTION 47:
What is the size of your website? How many page URLs and how many documents?
ANSWER:
The Knowledge and Innovation Exchange (KIX) program does not currently have a website.
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QUESTION 48:
Does the new site require any specific customization, API Integration, etc.?
ANSWER:
We do not have an answer to this question at the present time.
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QUESTION 49:
Will there be any restrictions that would prevent access to your servers during the project?
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ANSWER:
No
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QUESTION 50:
Will IDRC entertain the customization of an already built platform and product that will serve most of the requirements
of this RFP?
ANSWER:
Yes, but only if it is hosted on Drupal.
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QUESTION 51:
Would IDRC entertain the use of Laravel PHP or Wordpress over Drupal 8 for the public website?
ANSWER:
NO
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QUESTION 52:
Page 16 bullet “F” makes reference to “use cases”. Is this referring to the user types and their uses?
ANSWER:
A "use case" could also be described as a user story. An example of how the solution you’re proposing was used in the
past.
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QUESTION 53:
Have the multilingual capabilities been defined? For example, will an option for machine-based translation be expected
or does KIX intend to manually add content for each language? This will impact the way the forum, blogging and other
features work in the overall requirements.
ANSWER:
At present, the platform and content types must be available in English and French. Multilingual capabilities for the
platform, beyond this requirement, have not yet been defined.
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QUESTION 54:
Will copywriting and translation be required for the public website?
ANSWER:
Copywriting and translation (in English and French) can be conducted by IDRC.
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QUESTION 55:
Video Conferencing: If we are using a third party application (such as Zoom) for Video Conferencing, what is the
expected integration of this tool(s) into the website?
ANSWER:
This tool should only be available for authenticated users that have a log-in account to the restricted collaboration
spaces of the Platform.
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QUESTION 56:
RFP # | DDP no 19200016 Page 9 of
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Collaborative Document: Same question here. If we are using a third party application, what is the expected integration
of this tool(s) into the website?
ANSWER:
This function should only be available for authenticated users that have a log-in account to the restricted
collaboration spaces of the Platform.
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QUESTION 57:
Is Annex B included in the 25 page maximum required in Section 4.5? Or is it possible to be added as an Annex to the
Technical document.
ANSWER:
Annex B is not required to be included within the 25 page limit for proposals. It can be included in an annex.
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QUESTION 58:
Is it possible to add the Rated Requirement table from Section 3.2 (evaluation methodology) as an appendix to the 25
page document.
ANSWER:
You do not need to include the table: section 3.2 (evaluation methodology) in your proposal.
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QUESTION 59:
In Appendix B, 3 main sections (video conference, discussion forum and creation of collaborative documents) present
different requirements for these elements, however existing solutions seem to be used to answer these 3 elements,
(ie zoom for video, discourse for forum and a choice between 4 other solutions for the creation of the collaborate
documents). Does each requirement in these sections come from capabilities of these platforms or are these things to
assess.
ANSWER:
Each requirement in these sections in Annex B demonstrated what we require each function to be able to do.
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QUESTION 60:
Would a firm with experience in international development and familiarity with the challenges of working with
technology in the Global South be beneficial?
ANSWER:
Yes
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QUESTION 61:
Organizations that fall under the Accessible Canada Act will need to have their websites meet WCAG 2.0 AA for both
public-facing and authenticated sessions. It is much more difficult to create a user experience that allows people with
disabilities to create and edit content than it is to simply perceive it. What is being done to evaluate vendor experience
in this?
ANSWER:
Vendors will be assessed based on past experience in web projects that demonstrate an understanding of WCAG 2.0
AA and its applicability.
RFP # | DDP no 19200016 Page 10 of
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QUESTION 62:
Will there be a single project officer to represent the needs of various stakeholders?
ANSWER:
Yes
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QUESTION 63:
Will the site need to be GDPR compliant? Protecting Personally Identifiable Information (PII) can come in many forms.
What is the relative risk of the PII information that will be stored in the system?
ANSWER:
We are limiting the collection of personally identifiable information and will treat it in accordance with Canadian
privacy standards and GDPR.
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QUESTION 64:
“Admins can publish newsletters in PDF” - does this mean they want to distribute newsletters from the CMS? Do they
want to write it in HTML and have it converted to a PDF? If so does that PDF need to meet WCAG 2.0 AA? Or do they just
want to upload a PDF to the site? I’m also unclear how this aligns with 1.11 & MailChimp.
ANSWER:
We will set up a MailChimp account to send e-newsletters to a database of subscribers. We will also download a PDF
of the e-newsletter from Mailchimp in order to upload the on the KIX website. WCAG 2.0 AA is required where
applicable.
1.11 in Annex B, identifies that we require there to be a link on the website that users can click to subscribe to our
MailChimp e-newsletter and a link that will allow them to follow any social media accounts that we initiate.
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QUESTION 65:
Are there PII concerns with GoogleAnalytics & Vimeo?
ANSWER:
There are no PII concerns with GoogleAnalytics or Vimeo.
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QUESTION 66:
Should submitted documents be restricted and vetted for viruses?
ANSWER:
Yes this is a possibility. However since an IDRC program officer will be the only admin uploading documents to the
website that they will have already vetted.
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QUESTION 67:
Do you want to store submitted documents on the site and manage responses through it or simply have it forwarded
along?
ANSWER:
We do not have an answer to this question at the present time.
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QUESTION 68:
Can you define the restricted collaboration space in more detail?
ANSWER:
The restricted collaboration space will only be available for authenticated users that have a log-in account to the
Platform. It is a space where they can engage in guided and moderated e-forums together, co-create documents,
schedule meetings, and host webinars and video conferences, among other functions described in the RFP.
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QUESTION 69:
Can we provide a list of GPE Partner Countries for some information and default to Drupal’s country defaults for the
others?
ANSWER:
We do not have an answer to this question at the present time.
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QUESTION 70:
Is Two Factor Authentication (TFA) sufficient? Is SMS sufficiently secure? What is the failover to reset if the TFA fails?
ANSWER:
TFA is sufficient. SMS TFA should be used only as a last resort (or secondary option). Preferable TFA mechanisms in
order of preference: (1) OTP apps (e.g. Google Authenticator), (2) OTP by email, (3) SMS OTP. Failover to reset if the
TFA fails – backup codes.
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QUESTION 71:
Do you want users to flag discussions for moderators to review?
ANSWER:
This is not a requirement.
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QUESTION 72:
Do you want faceted searches, Boolean searches, advanced searches or just simple searches?
ANSWER:
Not prescribed - as long as a variety of basic and advanced search functionalities are available.
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QUESTION 73:
Do you have any technology preferences around web-based audio/video meeting application? Can it simply integrate
an existing technology like Zoom, GoogleHangouts or Skype?
ANSWER:
The preferred technologies are listed on in Annex C of the RFP document.
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QUESTION 74:
How will the recorded video sessions be stored? Will there need to be Captioning of the videos to comply with the
Accessible Canada Act?
RFP # | DDP no 19200016 Page 12 of
27INTERNATIONAL DEVELOPMENT RESEARCH CENTRE | CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL
ANSWER:
Recorded videos from video conferencing sessions will only be available for authenticated users that have access to
the restricted collaborative space. Captioning might be needed in some cases, but not throughout.
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QUESTION 75:
How accessible are the document collaboration tools you hope to integrate into this platform?
ANSWER:
The collaboration tools (i.e. e-forums, co-creation of documents, scheduling meetings and webinars) will only be
available for authenticated users that have a log-in account to the platform.
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QUESTION 76:
Sub-item g. Requires ½ page CVs of our proposed team. The last sentence states “(These CVs can be included in a
separate Annex). Will the separate Annex be included in the 25-page length? Is the separate Annex to be included at the
end of the Technical Proposal or in a separate file attached to the electronic submission?
ANSWER:
The annex will not be included in the 25-page length limit. We don’t have a preference for how the Annex is
submitted, we will accept either option.
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QUESTION 77:
5.3.2 Number of Files states that the electronic submission should consist of five (5) files, however, 4.3 Organization of
Responses lists four (4) files. Can IDRC please clarify the number of files vendors are required to submit?
ANSWER:
We require only the (4) Files as per Section 4.3
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QUESTION 78:
I require more clarity on the Rated Requirement R4 Proposed Solution which states:
"Include as part of your response, please use the spreadsheet ANNEX C to indicate if you can meet the requirement and
what the solution will be." Does it refer to the ANNEX B – Mandatory and Rated Requirements Checklist? Please clarify.
ANSWER:
Yes
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QUESTION 79:
Is the Table of Contents included in the 25-page length?
ANSWER:
No
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END OF QA - ENGLISH
RFP # | DDP no 19200016 Page 13 of
27INTERNATIONAL DEVELOPMENT RESEARCH CENTRE | CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL
QUESTIONS ET RÉPONSES (“QR”)
TRANSMISES À TOUS LES SOUMISSIONNAIRES
No de ces QR : 1
No de la DDP : 19200016
Titre de la DDP : Services de conception et de developpement de sites Web
pour une plateforme mondiale d’education numerique
Date d'émission : 17 février 2020
Auteure: Lindsay Empey
DÉTAILS SUR CE DOCUMENT
Les présentes questions et réponses sont publiées en vue de répondre aux questions des soumissionnaires qui
souhaitent obtenir des précisions.
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QUESTION 1 :
Sécurité et projet/gestion des renseignements permettant d’identifier une personne : Quelle est la cote de sécurité
requise pour les membres de l’équipe et le lieu de travail?
RÉPONSE :
L’équipe peut travailler à distance et être située en dehors d’Ottawa. Aucune cote de sécurité n’est requise.
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QUESTION 2 :
Transfert et soutien après 2021 : Quel est le plan actuel de soutien pour après 2021?
RÉPONSE :
Si des améliorations nécessaires sont repérées par les utilisateurs après le lancement (entre l’achèvement de la
plateforme en octobre 2020 et la fin du contrat en janvier 2021), nous vous le ferons savoir.
Le CRDI a déjà un fournisseur qui prendra le relais à la fin de ce contrat en janvier 2021 et assurera un soutien régulier
en matière de sécurité et de maintenance.
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QUESTION 3 :
Calendrier : Ce calendrier est-il une estimation ou est-il basé sur des délais fermes liés à d’autres événements du client?
Un lancement public de la plateforme est-il prévu?
RÉPONSE :
La date de lancement est ferme, mais il existe une certaine marge de manœuvre en ce qui concerne la gamme
complète des fonctionnalités disponibles au moment du lancement. Nous exigerions au moins 80 % de fonctionnalités
au moment du lancement.
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RFP # | DDP no 19200016 Page 14 of
27INTERNATIONAL DEVELOPMENT RESEARCH CENTRE | CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL
QUESTION 4 :
Migration des données : Y a-t-il des données existantes qui seront migrées vers le nouveau système?
RÉPONSE :
Non
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QUESTION 5 :
La conception du système que nous souhaitons recommander n’inclut pas Drupal 8. Examinerez-vous les propositions qui
proposent un autre système de gestion de contenu?
RÉPONSE :
Non, nous avons besoin que le système de gestion de contenu soit Drupal 8 ou 9.
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QUESTION 6 :
L’une des composantes de la plateforme conçue est-elle destinée à servir de système de gestion de l’apprentissage?
RÉPONSE :
Non
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QUESTION 7 :
Une entreprise basée aux États-Unis peut-elle soumettre une proposition pour cette offre?
RÉPONSE :
Oui
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QUESTION 8 :
Une analyse distincte sera-t-elle menée pour l’hébergement et le soutien 24 h sur 24 et 7 jours sur 7 de l’application
KIX? Pourriez-vous donner des précisions sur le processus de sélection et d’approvisionnement pour ces services? Le fait
que le CRDI choisisse un vrai modèle PaaS ou IaaS (Azure, Pantheon) reposant sur Drupal aura des répercussions
importantes sur le calendrier et le coût total de possession du projet.
RÉPONSE :
L’hébergement, l’assistance et la maintenance ne sont pas couverts par la présente demande de
propositions.
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QUESTION 9 :
Parmi les agences de marketing qui soutiennent le CRDI, lesquelles, le cas échéant, participeront à ce projet?
Quel rôle pensez-vous que l’agence de marketing jouera dans ce projet, le cas échéant?
RÉPONSE :
Le CRDI n’a pas fait appel à une agence de marketing dans le cadre de ce projet.
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QUESTION 10 :
Parmi les nombreux grands intégrateurs de systèmes (p. ex. IBM, PWC, HP, CGI, Infosys, TCS) qui soutiennent
actuellement le CRDI, lequel participera à ce projet, le cas échéant? Quel rôle pensez-vous que l’intégrateur de systèmes
jouera, le cas échéant?
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27INTERNATIONAL DEVELOPMENT RESEARCH CENTRE | CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL
RÉPONSE :
Le CRDI n’a pas fait appel à une agence de marketing dans le cadre de ce projet.
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QUESTION 11 :
En ce qui concerne l’infonuagique, le CRDI a-t-il un fournisseur privilégié (AWS, Azure, GC)?
RÉPONSE :
Azur est le fournisseur privilégié.
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QUESTION 12 :
Le CRDI dispose déjà d’un certain nombre de sites Drupal, dont crdi.ca. Où ces sites sont-ils hébergés?
RÉPONSE :
Les sites sont hébergés sur Azure.
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QUESTION 13 :
Afin que nous puissions dimensionner la capacité infonuagique, pourriez-vous nous communiquer les volumes estimés
suivants pour ce projet (des ordres de grandeur approximatifs suffiront) :
RÉPONSE :
Il n’existe actuellement aucune estimation des volumes pour ce projet.
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QUESTION 14 :
Combien de pages vues prévoyez-vous par mois?
RÉPONSE :
Il n’existe actuellement aucune estimation du nombre de pages vues par mois. Toutefois, le nombre cible utilisé par le
passé pour les sites Web des programmes du CRDI était de 300.
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QUESTION 15 :
Combien de visiteurs uniques prévoyez-vous par mois?
RÉPONSE :
Il n’existe actuellement aucune estimation du nombre de visiteurs uniques par mois. Toutefois, le nombre cible utilisé
par le passé pour les sites Web des programmes du CRDI était de 7 000.
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QUESTION 16 :
Quel est l’espace utilisé par vos sites Web actuels dans le système de fichiers?
RÉPONSE :
Le Programme Partage de connaissances et d’innovations (KIX), pour lequel cette plateforme sera construite, ne
dispose pas de site Web existant.
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QUESTION 17 :
Avez-vous besoin de règles spécifiques de mise en réseau ou de personnalisation?
RÉPONSE :
Nous ne pouvons pas répondre à cette question pour le moment.
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QUESTION 18 :
Votre site nécessite-t-il une authentification externe (LDAP, SAML, etc.)
RÉPONSE :
Aucune authentification externe n’est requise.
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RFP # | DDP no 19200016 Page 16 of
27INTERNATIONAL DEVELOPMENT RESEARCH CENTRE | CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL
QUESTION 19 :
Avez-vous besoin d’une connexion sécurisée à votre réseau (RPV)
RÉPONSE :
Nous ne pouvons pas répondre à cette question pour le moment.
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QUESTION 20 :
Y a-t-il d’autres applications Drupal existantes au sein du CRDI que vous aimeriez ajouter au PaaS? C’est une formidable
occasion de réduire les coûts opérationnels et d’augmenter la productivité.
RÉPONSE :Non, il n’y a pas d’autres applications Drupal existantes au CRDI que nous aimerions ajouter au PaaS. La
portée du projet est celle qui a été définie dans la demande de propositions.
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QUESTION 21 :
Combien y aura-t-il au total d’utilisateurs authentifiés de la plateforme (les 365 utilisateurs au siège social plus les
utilisateurs des centres et d’autres partenaires de développement)?
RÉPONSE :Nous pensons qu’il pourrait y avoir environ 200 à 300 utilisateurs authentifiés au total, ce qui comprendrait
l’équipe KIX, les responsables des centres KIX, les membres des centres KIX, les bénéficiaires des subventions de
recherche KIX et les représentants des ministères des pays membres du Partenariat mondial pour l’éducation, entre
autres.
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QUESTION 22 :
Quelles sont vos exigences en matière d’accessibilité pour le site Web, le cas échéant (niveau WCAG, fonctionnalités,
etc.)?
RÉPONSE :Niveau WCAG AA, le cas échéant, pour les éléments du site Web destinés au public.
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QUESTION 23 :
De quoi se composent les rapports d’analyse et autres documents à l’appui existants?
RÉPONSE :La documentation d’appui comprend, entre autres documents informatifs, un aperçu du Programme
Partage de connaissances et d’innovations (KIX) et de ses bailleurs de fonds (le CRDI et le Partenariat mondial pour
l’éducation), une analyse complète des solutions et des configurations suggérées par le GPE et le CRDI qui pourraient
être utilisées pour construire la plateforme et les politiques de sécurité et du Web qui s’y rapportent, ainsi qu’une
élaboration plus poussée des principaux groupes d’utilisateurs.
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RFP # | DDP no 19200016 Page 17 of
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QUESTION 24 :
Quelles sont les exigences spécifiques pour une architecture multisite (centres et plateforme générale)? Pourrait-on
envisager de développer une plateforme unique avec différents droits d’accès et d’affichage des données pour répondre
à l’exigence de multisite? L’intégration des centres est-elle prévue?
RÉPONSE :
Nous ne pouvons pas répondre à cette question pour le moment.
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QUESTION 25 :
Avez-vous du contenu existant prêt à être ajouté au site Web
RÉPONSE :
Non.
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QUESTION 26 :
Avez-vous besoin d’aide pour la stratégie ou la production de contenu?
RÉPONSE :
Oui, une stratégie de contenu sera utile pour organiser le contenu nécessaire sur la plateforme. La production de
contenu sera prise en charge par le CRDI.
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QUESTION 27 :
Nous fournirez-vous un guide de l’image de marque ou un guide de style pour le Web?
RÉPONSE :
Oui.
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QUESTION 28 :
Combien de parties prenantes participeront pendant la phase d’approbation de la conception? (pour approuver les
dessins et modèles et les maquettes fonctionnelles)
RÉPONSE :
Un administrateur de programme du CRDI représentera les parties prenantes du projet et donnera son approbation
lors de la phase de conception.
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RFP # | DDP no 19200016 Page 18 of
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QUESTION 29 :
Comment les documents collaboratifs devraient-ils être intégrés au site Web? Un lien externe vers chaque document
suffirait-il, ou les documents devraient-ils être intégrés au site Web?
RÉPONSE :
L’espace de collaboration restreint (c’est-à-dire les forums électroniques, les documents collaboratifs, la
programmation de réunions et de webinaires) devrait être accessible uniquement aux utilisateurs authentifiés qui
possèdent un compte pour se connecter à la plateforme. Les utilisateurs authentifiés devraient pouvoir cocréer des
documents lorsqu’ils se connectent à l’espace collaboratif de la plateforme.
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QUESTION 30 :
Quel est le nombre approximatif de documents, toutes catégories confondues, qui seront hébergés sur la nouvelle
plateforme?
RÉPONSE :
Il n’existe actuellement aucune estimation du nombre de documents qui seront hébergés sur la plateforme.
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QUESTION 31 :
Avez-vous déjà réfléchi à une solution de signature unique pour l’authentification des utilisateurs? Disposez-vous déjà
d’une base de données des utilisateurs qui auront accès au site?
RÉPONSE :
La solution recommandée est le module utilisateur de base de Drupal 8, mais nous sommes ouverts à toute autre
suggestion.
Nous ne disposons pas actuellement d’une base de données des utilisateurs qui pourront se connecter à la
plateforme.
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QUESTION 32 :
Pouvez-vous nous indiquer les différentes langues qui seront prises en charge sur la nouvelle plateforme? Tous les types
de contenu seront-ils disponibles dans toutes les langues régionales?
RÉPONSE :
RFP # | DDP no 19200016 Page 19 of
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À l’heure actuelle, la plateforme et les types de contenu doivent être disponibles en anglais et en français, mais des
capacités linguistiques supplémentaires devront être définies (espagnol, russe, arabe, etc.).
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QUESTION 33 :
Comme il n’est pas obligatoire de sélectionner une région ou de lier un compte à une région, quelle sera la langue
générique par défaut?
RÉPONSE :
La langue générique par défaut sera l’anglais.
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QUESTION 34 :
La plateforme détectera-t-elle la langue régionale de l’utilisateur et affichera-t-elle le contenu en conséquence?
RÉPONSE :
Cette fonction n’est actuellement pas prévue dans la demande de propositions.
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QUESTION 35 :
Pouvez-vous fournir des renseignements supplémentaires sur les objectifs précis liés aux exigences de rendement?
RÉPONSE :
Nous n’avons pas d’objectifs précis sur le plan des exigences de rendement à l’heure actuelle.
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QUESTION 36 :
Avez-vous actuellement des développeurs ou des entrepreneurs internes qui pourraient travailler avec nous sur ce
projet?
RÉPONSE :
Nous avons des développeurs internes qui peuvent fournir des conseils sur ce projet.
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QUESTION 37 :
Quelle est la fréquence prévue des réunions en personne (sur site)? Êtes-vous prêt à faire des réunions à distance?
RÉPONSE :
Les réunions seront peu fréquentes, et peut-être n’y en aura-t-il pas du tout. Les réunions se feront principalement à
distance.
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QUESTION 38 :
Quelle est la liste des navigateurs Web, des systèmes d’exploitation et des appareils pris en charge (en rapport avec le
besoin d’internationalisation)?
RÉPONSE :
L’expérience de l’utilisateur doit être cohérente entre les différents appareils. La solution doit pouvoir être utilisée
dans les différents navigateurs courants (Chrome, Safari, Explorer/Edge, Firefox, etc.) et fonctionner à partir des
différents systèmes d’exploitation communs. Elle devrait être utilisable, bien qu’avec des fonctionnalités limitées, sur
les appareils mobiles.
RFP # | DDP no 19200016 Page 20 of
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QUESTION 39 :
Combien d’utilisateurs participeront aux essais d’acceptation par l’utilisateur au CRDI pour l’acceptation de la version
finale? (EW distingue l’assurance qualité interne des essais d’acceptation par le client [essais d’acceptation par
l’utilisateur]).
RÉPONSE :
Le nombre estimé d’utilisateurs qui participeront aux essais d’acceptation par l’utilisateur ne devrait pas dépasser
25 personnes.
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QUESTION 40 :
Avez-vous besoin de mesures de sécurité supplémentaires autres que le protocole SSL (HTTPS) et l’authentification à
facteurs multiples?
RÉPONSE :
Des normes et mesures industrielles raisonnables et suffisantes en matière de protection des données, de gestion des
identités et des accès, de protection des infrastructures, de détection des menaces, de surveillance continue et de
conformité (le cas échéant) doivent être mises en œuvre. Au minimum, le compte (y compris les mots de passe) et
tout autre renseignement permettant d’identifier une personne doivent être cryptés.
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QUESTION 41 :
Pour la solution de vidéoconférence, les utilisateurs devraient-ils pouvoir créer des réunions ou programmer des
webinaires par l’intermédiaire du site Web?
RÉPONSE :
Oui. Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent créer des réunions et des webinaires programmés sur la plateforme.
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QUESTION 42 :
Pour les vidéos enregistrées, doivent-elles être mises à disposition des utilisateurs par un lien externe, ou bien ces
fichiers doivent-ils apparaître sur le site Web?
RÉPONSE :
Ils doivent figurer sur le site Web.
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QUESTION 43 :
Toutes les vidéos peuvent-elles être hébergées sur une plateforme sociale (Vimeo ou YouTube)?
RÉPONSE :
Oui. Cependant, elles doivent pouvoir être visionnées et écoutées sur la plateforme.
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QUESTION 44 :
Environ combien de vidéos (actuelles et archivées) seront disponibles sur la plateforme?
RÉPONSE :
RFP # | DDP no 19200016 Page 21 of
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Le nombre estimé de vidéos qui seront disponibles sur la plateforme n’est pas connu pour le moment.
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QUESTION 45 :
Avez-vous besoin que votre site soit hébergé au Canada? Avez-vous une préférence pour l’hébergement en nuage ou
sur site?
RÉPONSE :
Afin d’assurer une haute disponibilité et une solide performance pour les utilisateurs géographiquement éparpillés, la
plateforme numérique KIX utilisera un réseau de diffusion de contenu (RDC). La plateforme ne sera pas hébergée sur
l’infrastructure du CRDI ou du PME. L’hébergement devrait plutôt se faire auprès d’un fournisseur de services
d’infonuagique comme Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Microsoft Azure ou un hébergeur SaaS comme
Digital Ocean ou Pantheon. La plupart offrent une option RDC. On pourrait aussi faire appel au fournisseur des
centres de données du PME, Rhythmic Technologies. Le projet doit au moins comprendre une proposition
d’hébergement de la solution ou de services gérés. Les coûts d’hébergement doivent être indiqués, mais ils n’ont pas
besoin d’être inclus dans le budget de notre projet.
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QUESTION 46 :
Combien de visiteurs et de pages vues votre site reçoit-il chaque jour?
RÉPONSE :
Le programme KIX n’a pas de site Web actuellement.
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QUESTION 47 :
Quelle est la taille de votre site Web? Combien compte-t-il d’URL de pages et de documents?
RÉPONSE :
Le programme KIX n’a pas de site Web actuellement.
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QUESTION 48:
Le nouveau site nécessite-t-il une personnalisation particulière, une intégration d’interface de protocole
d’application, etc.?
RÉPONSE :
Actuellement, tous les renseignements dont nous disposons concernant les exigences d’intégration sont déjà inclus dans
la documentation de la demande de propositions.
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QUESTION 49 :
Y aura-t-il des restrictions qui empêcheront l’accès à vos serveurs pendant le projet?
RÉPONSE :
Non.
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QUESTION 50 :
Le CRDI envisagera-t-il la personnalisation d’une plateforme et d’un produit déjà construits qui répondront à la plupart
des exigences de la présente demande de propositions?
RÉPONSE :
Oui, mais seulement si elle est hébergée sur Drupal.
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QUESTION 51 :
Le CRDI envisagerait-il d’utiliser Laravel PHP ou Wordpress plutôt que Drupal 8 pour le site Web public?
RÉPONSE :
RFP # | DDP no 19200016 Page 22 of
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Non.
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QUESTION 52 :
Le point « F » à la page 16 fait référence aux « cas d’utilisation ». Cela concerne-t-il les types d’utilisateurs et leurs
utilisations?
RÉPONSE :
Un « cas d’utilisation » pourrait également être décrit comme un récit d’utilisateur, c’est-à-dire un exemple de la
façon dont la solution que vous proposez a été utilisée par le passé.
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QUESTION 53 :
Au point 2.4.2, pouvez-vous préciser les langues requises? En outre, les capacités multilingues ont-elles été définies? Par
exemple, une option de traduction automatique sera-t-elle prévue ou du contenu sera-t-il ajouté manuellement pour
chaque langue dans KIX? Cela aura un impact sur le fonctionnement du forum, du blogue et d’autres fonctionnalités
mentionnées dans les exigences générales.
RÉPONSE :
Les capacités multilingues n’ont pas encore été définies.
À l’heure actuelle, la plateforme et les types de contenu doivent être disponibles en anglais et en français, mais des
capacités linguistiques supplémentaires devront être définies (espagnol, russe, arabe, etc.).
Le CRDI a la capacité de traduire le contenu en anglais, en français et en espagnol.
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QUESTION 54 :
Des services de rédaction et de traduction seront-ils nécessaires pour le site Web public?
RÉPONSE :
La rédaction et la traduction (en anglais et en français) seront assurées par KIX CRDI.
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QUESTION 55 :
Vidéoconférence : Si nous utilisons une application tierce (comme Zoom) pour la vidéoconférence, quelle est
l’intégration prévue de ces outils dans le site Web?
RÉPONSE :
Cet outil ne devrait être disponible que pour les utilisateurs authentifiés qui ont un compte pour se connecter aux
espaces de collaboration restreints de la plateforme.
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QUESTION 56 :
Document de collaboration : Même question ici. Si nous utilisons une application tierce, quelle est l’intégration prévue
de cet outil dans le site Web?
RÉPONSE :
Cette fonction ne devrait être disponible que pour les utilisateurs authentifiés qui ont un compte pour se connecter
aux espaces de collaboration restreints de la plateforme.
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QUESTION 57 :
Est-ce que l’annexe B est comprise dans les 25 pages maximum demandées de la section 4.5? Ou est-ce qu’il est possible
de l’annexer au document?
RÉPONSE :
Il n’est pas nécessaire d’inclure l’annexe B dans la limite de 25 pages des propositions. Elle peut être incluse à titre
d’annexe.
RFP # | DDP no 19200016 Page 23 of
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QUESTION 58 :
Est-ce qu’il est possible d’ajouter le tableau des exigences cotées de la partie 3.2 (méthodologie d’évaluation) en annexe
du document de 25 pages? (soit non compris dans le 25 pages maximum demandées de la section 4.5?)
RÉPONSE :
Il n’est pas nécessaire d’inclure la section 3.2 (méthode d’évaluation) dans votre proposition.
-----------------
QUESTION 59:
Dans l’annexe B, 3 grandes sections (vidéo conférence, forum de discussion et création de documents en collaboration)
présentent différents requis pour ces éléments, toutefois, des solutions existantes semblent être utilisées pour répondre
à ces 3 sections, soit Zoom pour la vidéo, Discourse pour le forum et un choix entre 4 autres solutions pour la création
de documents en collaboration. Est-ce que chaque exigence de ces sections provient des capacités de ces plateformes
ou bien ce sont des choses à évaluer?
RÉPONSE :
Chaque exigence dans ces parties de l’annexe B montre ce que nous attendons de chaque fonction.
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QUESTION 60:
Serait-il utile que l’entreprise ait de l’expérience dans le domaine du développement international et qu’elle connaisse
bien les défis liés au travail avec la technologie dans les pays du Sud?
RÉPONSE :
Oui.
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QUESTION 61:
Les organisations qui relèvent de la Loi sur l’accessibilité au Canada devront avoir des sites Web conformes aux normes
WCAG 2.0 AA pour les sessions publiques et authentifiées. Il est beaucoup plus difficile de créer une expérience
utilisateur qui permette aux personnes handicapées de créer et de modifier un contenu que de simplement le percevoir.
Comment est évaluée l’expérience des fournisseurs dans ce domaine?
RÉPONSE :
Les vendeurs seront évalués sur la base de leur expérience passée dans des projets Web qui démontrent une
compréhension des normes WCAG et de leur applicabilité. Tout ce qui s’adresse au public devrait idéalement être
conforme à ces normes. Tout ce qui se trouve dans une session authentifiée n’a pas besoin de l’être.
-----------------
QUESTION 62:
Y aura-t-il un seul responsable de projet pour représenter les besoins des différentes parties prenantes?
RÉPONSE :
Oui.
-----------------
QUESTION 63:
Le site devra-t-il être conforme au Règlement général sur la protection des données? La protection des renseignements
permettant d’identifier une personne peut prendre de nombreuses formes. Quel est le risque relatif pour les
renseignements de ce type qui seront stockés dans le système?
RÉPONSE :
Nous limitons la collecte de renseignements permettant d’identifier une personne et nous les traiterons
conformément aux normes canadiennes de protection de la vie privée et au Règlement général sur la protection des
données.
-----------------
QUESTION 64:
RFP # | DDP no 19200016 Page 24 of
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« Les administrateurs peuvent publier des bulletins d’information en PDF » – cela signifie-t-il qu’ils distribueront les
bulletins d’information depuis le système de gestion de contenu? Veulent-ils le rédiger en HTML et le convertir en PDF?
Si oui, ce PDF doit-il être conforme aux normes WCAG 2.0 AA? Ou bien veulent-ils simplement charger un PDF sur le
site? Je me demande également comment cela s’harmonise avec 1.11 et MailChimp.
RÉPONSE :
Nous allons créer un compte MailChimp pour envoyer des bulletins d’information électroniques sur KIX à une base de
données d’abonnés. Nous téléchargerons également un PDF du bulletin électronique depuis MailChimp afin de le
mettre en ligne sur le site Web KIX.
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QUESTION 65:
GoogleAnalytics et Vimeo posent-ils problème pour les renseignements permettant d’identifier une personne?
RÉPONSE :
GoogleAnalytics ou Vimeo ne pose aucun problème pour les renseignements permettant d’identifier une personne.
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QUESTION 66:
Les documents soumis doivent-ils avoir un accès restreint et doivent-ils être contrôlés pour garantir l’absence de virus?
RÉPONSE :
Oui, c’est une possibilité. Toutefois, comme un administrateur de programme du CRDI sera le seul administrateur à
charger des documents qu’il aura déjà approuvés sur le site Web, cela ne sera peut-être pas nécessaire.
-----------------
QUESTION 67:
Souhaitez-vous stocker les documents soumis sur le site et gérer les réponses par son intermédiaire ou simplement
les faire suivre?
RÉPONSE :
Nous ne pouvons pas répondre à cette question pour le moment.
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QUESTION 68:
Pouvez-vous définir plus en détail l’espace de collaboration restreint?
RÉPONSE :
L’espace de collaboration restreint ne sera disponible que pour les utilisateurs authentifiés qui ont un compte pour se
connecter à la plateforme. Il s’agit d’un espace où ils peuvent participer ensemble à des forums électroniques dirigés
et modérés, cocréer des documents, programmer des réunions et organiser des webinaires et des vidéoconférences,
entre autres fonctions décrites dans la demande de propositions.
-----------------
QUESTION 69:
Pouvons-nous fournir une liste des pays partenaires du Partenariat mondial pour l’éducation pour certaines
informations et par défaut pour les autres?
RÉPONSE :
Nous ne pouvons pas répondre à cette question pour le moment.
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QUESTION 70:
L’authentification à deux facteurs est-elle suffisante? Le SEMC est-il suffisamment sûr? Qu’est-ce que le basculement
vers la réinitialisation en cas de défaillance de l’authentification à deux facteurs?
RÉPONSE :
L’authentification à deux facteurs suffit. Le SEMC avec authentification à deux facteurs ne doit être utilisé qu’en
dernier recours (ou comme option secondaire). Mécanismes d’authentification à deux facteurs par ordre de
préférence : 1) applications à mot de passe à usage unique (p. ex. Google Authenticator), 2) mot de passe unique par
RFP # | DDP no 19200016 Page 25 of
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