Prix de Awards - SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER - 2018 QUALITY AND PRODUCTIVITY AWARDS - CAUBO
←
→
Page content transcription
If your browser does not render page correctly, please read the page content below
2018 QUALITY AND PRODUCTIVITY AWARDS
Prix
de Awards
PRIX DE LA QUALITÉ ET DE LA PRODUCTIVITÉ 2018
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 19
A different class of
equipment financing
Balancing technology timelines with available fiscal funding school administrators face and offer solutions that manage risk
can be challenging for educational institutions. As a result, while making equipment acquisition easier and more affordable.
universities rely on Macquarie for equipment financing tailored
to their strategic and budgetary needs. Whether you’re looking to support campus greening initiatives,
reduce data security risks, implement private cloud
Macquarie Equipment Finance is a global leader in customized arrangements or take advantage of equipment trade in
lease financing and asset management solutions. Through our programs, Macquarie offers a different class of products and
participation in CAUBO, we understand the most pressing issues services for the higher education community.
To find out more, contact Macquarie Equipment Finance
on +1(416) 572 5504 or visit macquarie.com/mef.
This advertisement is provided for information only and as a description of Macquarie Equipment Finance Ltd., Company Number 605377-7 (Macquarie Equipment Finance), and is not an
expression of opinion or recommendation. Macquarie Equipment Finance makes no representation, warranty or promise that the information contained in this brochure accurately
describes the provision of finance or leasing services in any particular jurisdiction. Macquarie Equipment Finance does not purport to provide legal, taxation, accounting or financial advice
to prospective clients. The recipient should make its own assessment of any product or service referred to herein and seek appropriate advice. Macquarie Equipment Finance is not an
authorized deposit-taking institution for the purposes of the Banking Act 1959 (Commonwealth of Australia) and its obligations do not represent deposits or other liabilities of Macquarie
Bank Limited ABN 46 008 583 542. Macquarie Bank Limited does not guarantee or otherwise provide assurance in respect of the obligations of Macquarie Equipment Finance and is not
regulated in Canada as a financial institution, a bank holding company or an insurance holding company. © Macquarie Group.
macquarie.com
Prix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards
2018 QUALITY AND 2018 PRIX DE LA QUALITÉ
PRODUCTIVITY AWARDS ET DE LA PRODUCTIVITÉ
Since 1987, the Canadian Association of University Depuis 1987, L’Association canadienne du personnel
Business Officers (CAUBO) has celebrated the administratif universitaire (ACPAU) souligne les bons coups
administrative achievements of our members through de ses membres par l’entremise du programme des prix
the Quality & Productivity (Q&P) Awards Program. de la qualité et de la productivité. Le concept de départ,
The simple concept of sharing good ideas has grown into qui consistait à communiquer de bonnes idées, a germé;
an established best practices program that celebrates aujourd’hui, il s’agit d’un programme bien établi qui réunit
the successes of our members and provides a venue for des pratiques exemplaires, met en valeur les réussites de
spreading the word. nos membres et constitue un moyen de diffuser ce savoir.
CAUBO promotes the professional and effective delivery L’ACPAU s’occupe de promouvoir la prestation
of services and administration of resources in all facets professionnelle de services et l’administration efficace
of higher education. This annual awards program is de ressources dans toutes les facettes de l’enseignement
designed to recognize, reward and share achievements supérieur. Le programme des prix de la qualité et de la
of administrators in the introduction of new services, productivité vise à récompenser et à faire connaître chaque
improvement in the quality of services provided, and the année les réalisations des administrateurs universitaires,
management of human, financial, and physical resources. que ce soit pour l’introduction de nouveaux services,
l’amélioration de la qualité des services fournis, ou encore
la gestion des ressources humaines, financières ou physiques.
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 21
Prix
de Awards SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
ABOUT À PROPOS
The CAUBO Q&P Awards are the Oscars of best practices Les prix de la qualité et de la productivité de l’ACPAU sont
in higher education, highlighting institution’s innovative les Oscars des pratiques examplaires en administration de
and new ideas. l’enseignement supérieur. Les projets présentent des idées
novatrice aux universités.
Winning project teams receive cash prizes, appear in a
series of videos, and are honoured at a ceremony at the Les équipes gagnantes reçoivent des bourses, apparaissent
annual conference. dans une série de vidéos, et sont honorées lors d’une
cérémonie au congrès annuel.
The scoring factors and point values for each category
are as follows: Les quatre critères d’évaluation et leur pondération sont
les suivants :
1. 20% Transferability
2. 30% Innovation 1. 20 % Transférabilité
3. 25% Quality impact 2. 30 % Innovation
4. 25% Productivity impact 3. 25 % Impact sur la qualité
4. 25 % Impact sur la productivité
22 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
Prix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards
FIRST PRIZE
The University
of British Columbia
(L-R) Kim Fornelli, Colin Sharwood, Ian Burgess, and Ray McNichol.
Absent: Gordon Prugh and Alex Billing.
Finance Support Program
The Finance Support Program ensures department heads Over the past year, 155 individuals have accessed and completed
receive consistent and relevant information for decision-making. the training, saving hundreds of in-person training hours, while
The program provides support in navigating administrative offering the flexibility of repeat training as needed. Feedback
tasks essential for smooth operation within their department, has been extremely positive, with users noting that their work
including space administration and transaction processing. quality and productivity has improved as a result of having a
clear understanding of processes and procedures.
Cross-departmental teams worked to determine which specialized
resources each department required to develop an online, self- For further information on this project, please contact:
paced training program explaining key processes and best Ray McNichol, Program Director Finance Support Program
practices highlights. Hosted on the user-friendly MOOCs training The University of British Columbia
platform, each of the 10 modules include: four short videos, links 604-822-3031 | ray.mcnichol@ubc.ca
to relevant policies, and a self-assessment. This comprehensive set
of training and resources is provided to key individuals, such as
departmental administrators and finance personnel.
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 23
Prix
de Awards SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
SECOND PRIZE
McMaster University
(L-R) Roger Couldrey, Diana MacPherson, Amanda Baldwin, Gayleen Gray, Kathy Denney, and Nour El Shamy.
Absent: David Wilkinson.
IT Services Transformation
In 2016, McMaster utilized an innovative approach to optimize in the development of a comprehensive IT governance structure.
campus-wide information technology (IT) services. A committee McMaster is aligning key IT projects to student, faculty, and staff
of three external university Chief Information Officers, three needs by identifying who is best placed to deliver IT services,
internal faculty members, and a dedicated project manager ensuring IT service delivery units are properly resourced, and
undertook a comprehensive, transparent, and collaborative obtaining community-wide agreement on service levels. One
review to develop recommendations conducive to the institution’s example of the collaboration included implementation of a
culture and environment. campus-wide Microsoft Campus Licensing agreement which has
resulted in more than $1million in savings to McMaster students,
The process involved the entire internal community with: who can now download this software at no cost.
more than 75 stakeholder-submitted feedback questionnaires;
25 in-person feedback sessions with the Review Committee; a McMaster University’s IT Services Transformation can easily be
comprehensive institutional scan, conducted by online survey; implemented at other institutions.
a high-level institutional IT spend analysis; and an institution-
wide IT service satisfaction survey completed by 1,275 faculty, For further information on this project, please contact:
staff, and students. Kathy Denney, Project Manager
McMaster University
This cohesive effort to engage key stakeholders resulted in buy-in 905-525-9140 ext. 24755 | denneyk@mcmaster.ca
from across campus for actionable recommendations, resulting
24 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
Prix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards
THIRD PRIZE - TIE
Simon Fraser University
(L-R) Front Row: Chris Hatty, Erica Lay, Laura Simonsen, Darren Duff, and Mary Aylesworth.
(L-R) Back Row: Grady Ott, Mark McLaughlin, Martin Pochurko, Sandi de Domenico, and Dan Traviss.
Creating Innovation in the Social Procurement Landscape
Simon Fraser University (SFU) undertook an innovative and including pensions. Through this process, SFU was able to mitigate
socially progressive approach to awarding its $15 million annual service disruptions associated with hiring and training new
dining services contract, leveraging its purchasing power to dining staff. By demonstrating support and facilitating dialogue
positively impact the local environment, people, and economy. In and engagement among administrative departments and other
December 2016, SFU launched a Request for Proposals seeking a stakeholders throughout this process, SFU also eliminated the
forward-thinking food services provider for its Burnaby campus. In threat of a worker’s strike.
addition to requiring high quality and healthy foods for its diverse
community, SFU placed significant emphasis on both retaining SFU is currently pursuing a similar approach to its janitorial
current unionized staff and maintaining current wage rates. contract and has received multiple inquiries on the transferability
of this practice from peer institutions.
By adding these requirements, SFU demonstrated its commitment
to securing equitable pay and job security for its service providers For further information on this project, please contact:
hired under third-party contracts. In March 2017, a first collective Mary Aylesworth, Director Financial Operations
agreement of its kind was reached with the incoming operator Simon Fraser University
ensuring job continuity and equivalent wages and benefits, 778-782-3950 | mayleswo@sfu.ca
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 25
Prix
de Awards SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
THIRD PRIZE - TIE
The University
of British Columbia
(L-R) Louisa Munro, Danyelle Ritch, Pradeep Nair, Minh Nguyen, and George Firican.
Sharing Knowledge for Collaboration:
Business Glossary and How to DAE
The University of British Columbia has developed two online tools engagement for a diverse group of people, including fundraisers,
to enable all Development and Alumni Engagement (DAE) staff to alumni engagement officers, and executive level leadership, as
quickly and easily access and find accurate up-to-date processes/ well as staff in IT, accounting, research, human resources, and
procedures, policies, templates, answers, and definitions. many more functional areas.
Staff can search by keyword, unit, department, or category on Even though the “How to DAE” and business glossary tools have
DAE’s SharePoint environment by using “How to DAE.” This been built into a SharePoint environment, their implementation
was established in conjunction with the Business Glossary, an can be replicated on any web-based platform, from a simple
approved compendium of business terms shared across the web page to a more complex knowledge-sharing or content-
portfolio. Assigning numerous metadata elements to each term collaboration platform.
such as synonym, owner, and data quality rules, makes the
glossary unique and innovative. For further information on this project, please contact:
George Firican, Director Data Governance and Business
Together, these interconnected tools promote consistency, Intelligence
accuracy, and efficiency. They have streamlined the retrieval The University of British Columbia
of standardized information integral to successful alumni 604-822-3722 | george.firican@ubc.ca
26 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS
Prix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards
HONOURABLE MENTION
Ryerson University
(L-R) Eric Ambroise, Geeta Sharma, and Amanda Barber.
Absent: Helene Rosina.
Aches, Pains, and Office Strains
Ryerson’s Environmental Health and Safety (EHS) department, over one year. At the same time, a culture promoting workplace
in partnership with a chiropractor, implemented a robust wellness has emerged. Engaging employees in their personal
ergonomics program to address Lost Time Injuries (LTIs) well-being has allowed EHS to shift its focus and resources
resulting from musculoskeletal disorders caused by employees from completing ergonomic assessments to developing proactive
spending increased time at computerized workstations. EHS ergonomic injury prevention strategies.
hosted in-class sessions for employees to learn how to improve
workstation ergonomics with a facilitator. Self-study resources Resources developed by Ryerson could easily be used or adapted
were also introduced, including an e-learning module, fact sheets, for other institutions. Two posters are downloadable from the
and videos. In addition, Ryerson ordered 90,015 ergonomic task EHS website and three videos are publicly available on YouTube.
chairs and ensured that new design specifications for office
and laboratory furniture included ergonomics for all future For further information on this project, please contact:
renovations and construction projects. Geeta Sharma, Director EHS & Risk Management
Ryerson University
The program helped reduce LTIs by 15% within the first few 416-979-5000 ext. 5006 | geeta.sharma@ryerson.ca
months of implementation, with rates continuing to decline
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 27Prix
de Awards SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
HONOURABLE MENTION
Université de Sherbrooke
and Polytechnique Montréal
Université de Sherbrooke Team: (L-R) First Row: Maryse Labbé, Mélanie Roy, Danielle Landry, and Chantal Couture.
(L-R) Second Row: Jacques Viens, Nancy Turcotte, Denyse Rémillard, Élaine Godbout, Vicky Richard, and Claude Gaulin.
Polytechnique Montréal: (L-R) Steven Chamberland, Louise Demers, François Filiatrault, Jean Choquette, Marcel Dionne, and Richard Hurteau.
Distinguished Budget Presentation Award
Recently, Université de Sherbrooke and Polytechnique Montréal to integrate budget and strategic processes, thereby enhancing
have each received a Distinguished Budget Presentation Award productivity and budgeting. For any institution, adopting the GFOA
from the Government Finance Officers Association (GFOA) for approach involves a colossal amount of work. GFOA certification
their budget and financial approach. Drawing from best practices recognizes the high level of transparency and rigour that results from
at more than 1,612 Canadian and US public organizations, the that effort. Both the Université of Sherbrooke and Polytechnique
approach encompasses 27 criteria, illustrating the interrelationship Montréal teams currently involved in renewing the strategic action
between strategic planning and yearly budget planning. The budget plan are reaping the long-term benefits of this innovative approach.
document extends far beyond traditional columns of revenues and
expenditures, describing each organization’s financial structure, For further information on this project, please contact:
main policies, and administrative processes, while incorporating Élaine Godbout, Assistant Vice-President Administration and
results of major strategic planning and budgeting exercises. Written Sustainable Development
in accessible language, it is widely distributed for use as an action Université de Sherbrooke
guide, a reference guide, and a communication tool for collaboration 819-821-8281 | vradd@usherbrooke.ca
with internal and external stakeholders.
Richard Hurteau, Director of Administration
Involvement of a vast team of financial officers and administrative Polytechnique Montréal
units fosters an institution-wide understanding of the necessity 514-340-4711 | richard.hurteau@polymtl.ca
28 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTSPrix SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards HONOURABLE MENTION University of Alberta (L-R) Adam Conway, Rob Munro, Philip Stack, Andrew Cooper, and Michelle Rooker. Improving Organizational Safety Through a Health and Safety Management System After a review of best practices in both academic and non-academic With the introduction of EHSMS, and without increasing the EHS settings, the University of Alberta developed its own customized, budget, e-learning participation has increased 30% and personal structured, and comprehensive environment, health, and safety protective equipment compliance has increased from about 45% management system (EHSMS). This process involved a three-year to 90%. At the same time, lab inspections have quadrupled, safety change process that involved authorizing a Chief Environment committees across the University of Alberta are developing safety and Safety Officer and reorganizing the Environment, Health and plans, a standard online hazard assessment application has been Safety (EHS) unit for alignment by activity rather than hazard launched, and the board of governors receives regular EHS type, and rewriting the university’s EHS policies. Other measures briefings and education. included: adopting a customer service focus; overhauling and expanding training and professional development; establishing For further information on this project, please contact: EHS structures across the organization; standardizing and Philip Stack, Associate Vice-President Risk Management Services systemizing procedures, forms, and guidelines; and enhancing University of Alberta the visibility of EHS. 780-492-8254 | philip.stack@ualberta.ca Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 29
Prix
de Awards SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
HUNDREDS OF BEST PRACTICES AT YOUR FINGERTIPS…
The Q&P database, available in the CAUBO Knowledge Centre, is where you can explore best practices to
help you find solutions to issues, opportunities for improved operations, and better on-campus experiences.
Submissions going back to 2004 can be searched by keyword, year, or by institution to find innovative practices
that can be applied to your institution today!
GET STARTED
BY VISITING
www.caubo.ca.
30 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTSPrix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards
SELECTION COMMITTEE/COMITÉ DE SÉLECTION
ONTARIO: SPONSOR/COMMANDITAIRE:
Marc Joyal Adelina Gregoriou
Vice-President, (Resources)/ Regional Manager, Global Partnerships & Travel –
vice-recteur aux ressources Eastern Canada/
University of Ottawa/Université d’Ottawa chef-régional, ventes et partenariats à l’échelle mondiale –
Est du Canada
EAST/EST: Avis Budget Group
Sharon Johnson-Legere
Vice-President, Finance and Administration/ SPONSOR/COMMANDITAIRE:
vice-rectrice administration et finance JD Christman
NSCAD University National Account Manager/
directeur de compte national
QUÉBEC: Macquarie Equipment Finance Ltd.
André Dorion
Vice-President, Administration and Finance/ CAUBO/ACPAU:
vice-recteur aux affaires administratives et financières Nathalie Laporte
Université du Québec à Montréal Executive Director/
Directrice générale
WEST/OUEST:
Dave Button (Chair/président)
Vice-President (Administration)/
vice-recteur (administration)
University of Regina
It's not too early to start thinking
about your submission for 2019!
Prix Il n’est pas trop tôt pour commencer à
de Awards penser à votre dossier de candidature
pour 2019!
For a complete description of the criteria and application process, and for details regarding previous submissions
and winners, visit our website at www.caubo.ca or email communications@caubo.ca.
Pour obtenir une description complète des critères et du processus de mise en candidature, ainsi que de
l’information sur les candidats et lauréats des années passées, consultez notre site Web à www.acpau.ca ou
communiquez avec nous, à l’adresse communications@acpau.ca.
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 31Prix
de Awards SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
PREMIER PRIX
The University of
British Columbia
(G-D) Kim Fornelli, Colin Sharwood, Ian Burgess, et Ray McNichol.
Absents de cette photo: Gordon Prugh et Alex Billing.
Programme de soutien aux finances
Le programme de soutien aux finances permet aux directions Au cours de la dernière année, 155 personnes ont suivi la
de département de recevoir des informations cohérentes et formation, ce qui a permis l’économie de centaines d’heures
pertinentes pour les aider à prendre des décisions. Il fournit du de formation en personne tout en offrant la possibilité de
soutien à la réalisation des tâches administratives essentielles répéter la formation au besoin. Les commentaires ont été
au bon fonctionnement de leur service, y compris la gestion des extrêmement positifs, les utilisateurs soulignant que leur travail
locaux et le traitement des transactions. et leur productivité s’étaient améliorés grâce à leur bonne
compréhension des méthodes et des procédures.
Les équipes interdépartementales ont déterminé de quelles
ressources spécialisées chaque département avait besoin pour Le modèle est facilement adaptable aux processus et pratiques
concevoir un programme de formation individualisé en ligne qui exemplaires de chaque établissement dans chacun des sujets
explique les processus clés et présente des pratiques exemplaires. traités dans les modules.
Hébergé sur la plate-forme de formation conviviale CLOT (cours
en ligne ouvert à tous), chacun des 10 modules comprend quatre Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
courtes vidéos, des liens vers des politiques pertinentes et une veuillez contacter :
auto-évaluation. Cet ensemble complet de cours et de ressources Ray McNichol, directeur du programme de soutien aux finances
est mis à la disposition de personnes clés, notamment les The University of British Columbia
dirigeants de départements et le personnel des finances. 604-822-3031 | ray.mcnichol@ubc.ca
32 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTSPrix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards
DEUXIÈME PRIX
McMaster University
(G-D) Roger Couldrey, Diana MacPherson, Amanda Baldwin, Gayleen Gray, Kathy Denney, et Nour El Shamy.
Absent de cette photo: David Wilkinson.
Transformation des services de TI
En 2016, McMaster a adopté une approche novatrice pour optimiser concrètes, ce qui a permis la mise en place d’une structure
l’ensemble de ses services de technologie de l’information (TI). Un de gouvernance des TI à l’échelle institutionnelle. McMaster
comité composé de trois directeurs responsables des TI – provenant harmonise les grands projets de TI avec les besoins des étudiants,
d’autres universités, de trois membres du corps professoral et d’un du corps enseignant et du personnel en identifiant les unités
gestionnaire de projet dédié ont entrepris un examen complet, les mieux placées pour fournir les services informatiques, en
transparent et collaboratif pour formuler des recommandations veillant à ce que les services de TI disposent des ressources
propices à la culture et au contexte de l’établissement. nécessaires et en obtenant l’accord du milieu quant aux niveaux
de service. La signature d’un accord de licence Microsoft
L’ensemble de la communauté universitaire a pris part au Campus pour tout l’établissement, qui a permis aux étudiants
processus : plus de 75 questionnaires d’évaluation soumis par les de McMaster d’économiser plus d’un million de dollars grâce au
parties prenantes; 25 séances de rétroaction en personne avec le téléchargement gratuit de ces logiciels, est un bon exemple d’une
comité d’examen; un état des lieux exhaustif réalisé par sondage telle collaboration.
en ligne; une analyse de haut niveau des dépenses en TI dans tout
l’établissement; et un sondage sur la satisfaction des services de TI Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
à l’échelle de l’établissement, auquel ont répondu 1 275 membres veuillez contacter :
du personnel enseignant et non enseignant et étudiants. Kathy Denney, gestionnaire de projet
McMaster University
Grâce à cette mobilisation coordonnée des principales parties 905-525-9140 poste 24755 | denneyk@mcmaster.ca
prenantes, l’ensemble du campus a adhéré à des recommandations
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 33Prix
de Awards SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
TROISIÈME PRIX - EX AEQUO
Simon Fraser University
(G-D) En avant: Chris Hatty, Erica Lay, Laura Simonsen, Darren Duff, et Mary Aylesworth.
(G-D) En arrière: Grady Ott, Mark McLaughlin, Martin Pochurko, Sandi de Domenico, et Dan Traviss.
Innover dans le domaine de l’approvisionnement social
La Simon Fraser University (SFU) a adopté une approche innovatrice La SFU a ainsi été en mesure d’atténuer les interruptions de service
et socialement progressiste pour l’attribution de son contrat annuel associées à l’embauche et à la formation du nouveau personnel de
de services de restauration, estimé à 15 millions de dollars. Elle a restauration. En démontrant son soutien et en facilitant le dialogue
utilisé son pouvoir d’achat pour influencer positivement le milieu, et la collaboration entre les services administratifs et d’autres
les gens et l’économie locale. En décembre 2016, la SFU a lancé un intervenants tout au long de ce processus, la SFU a également
appel d’offres pour trouver un fournisseur de services alimentaires éliminé la menace d’une grève du personnel.
avant-gardiste pour son campus de Burnaby. En plus d’exiger des
aliments sains et de haute qualité pour sa clientèle diversifiée, la SFU L’université applique actuellement une approche semblable à
a insisté sur la rétention du personnel syndiqué et sur le maintien son contrat d’entretien ménager; elle a d’ailleurs reçu plusieurs
des salaires en vigueur. demandes de renseignements d’autres établissements sur la
transférabilité de cette pratique.
En ajoutant ces exigences, la SFU a démontré son engagement
à assurer une rémunération et une sécurité d’emploi équitables Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
s’appliquant aux services fournis par des tiers. En mars 2017, une veuillez contacter :
première convention collective de ce type a été conclue avec le Mary Aylesworth, directrice des services financiers
nouveau fournisseur et a assuré le maintien des emplois et des Simon Fraser University
salaires et avantages équivalents, y compris les régimes de retraite. 778-782-3950 | mayleswo@sfu.ca
34 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTSPrix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards
TROISIÈME PRIX - EX AEQUO
The University
of British Columbia
(G-D) Louisa Munro, Danyelle Ritch, Pradeep Nair, Minh Nguyen, et George Firican.
Un guide pratique et un glossaire des affaires
pour le partage de connaissances et la collaboration
La University of British Columbia (UBC) a conçu deux outils en diplômés pour un groupe diversifié de personnes, y compris des
ligne permettant au personnel du Développement et des Relations spécialistes de la collecte de fonds, des agents des relations avec
avec les diplômés (DRD – DAE en anglais) d’accéder rapidement les diplômés et des cadres supérieurs, ainsi que pour le personnel
et facilement aux processus/procédures, aux politiques, aux de nombreux secteurs universitaires, dont les TI, la comptabilité,
modèles, aux réponses et aux définitions les plus récents. la recherche, les ressources humaines et bien d’autres.
Le personnel peut faire une recherche par mot-clé, unité, Même si le How to DAE et le glossaire ont été conçus dans
département ou catégorie dans l’environnement SharePoint du environnement SharePoint, ils peuvent être intégrés à n’importe
DRD grâce à un guide pratique, le How to DAE. Parallèlement, quelle plate-forme Web, depuis une simple page Web jusqu’à
l’université a rédigé un glossaire des affaires comprenant des une plate-forme plus complexe de partage de connaissances ou
termes approuvés en usage dans tout le service. L’attribution de de collaboration.
nombreux éléments de métadonnées à chaque terme (synonyme,
propriétaire, règles de qualité des données, etc.) en fait un Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
glossaire unique et innovant. veuillez contacter :
George Firican, directeur de la gestion des données et de la
Utilisés ensemble, ces outils interreliés favorisent la cohérence, veille économique
la précision et l’efficacité. Ils ont rationalisé la recherche The University of British Columbia
d’information normalisée inhérente aux bonnes relations avec les 604-822-3722 | george.firican@ubc.ca
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 35Prix
de Awards SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
MENTION HONORABLE
Ryerson University
(G-D) Eric Ambroise, Geeta Sharma, et Amanda Barber.
Absente de cette photo: Helene Rosina.
Moins de maux et de bobos : l’ergonomie à l’honneur
En collaboration avec un chiropraticien, le département de la santé Parallèlement à cela, une culture favorisant le mieux-être au
et de l’hygiène en milieu de travail (DSH) de Ryerson a mis en travail a vu le jour. En faisant participer les employés à leur bien-
place un programme d’ergonomie exhaustif visant à réduire le être personnel, le DSH a pu se consacrer davantage à l’élaboration
nombre de blessures entraînant un arrêt de travail dues à des de stratégies proactives et ergonomiques de prévention des
troubles musculo-squelettiques causés par le trop grand nombre blessures et y consacrer plus de ressources, plutôt qu’à des
d’heures que passent les employés devant l’ordinateur. Le DSH évaluations de l’ergonomie.
a organisé des séances en classe où un animateur montrait aux
employés comment améliorer l’ergonomie de leur poste de travail. Les ressources développées par Ryerson pourraient facilement
Des ressources d’autoapprentissage (module d’apprentissage en être utilisées ou adaptées par d’autres établissements. Deux
ligne, fiches d’information et vidéos) ont également été présentées au affiches sont téléchargeables du site Web du DSH, et trois vidéos
personnel. De plus, Ryerson a commandé 90 015 fauteuils de travail sont publiées sur YouTube.
ergonomiques et s’est assurée que l’ergonomie était au nombre des
nouvelles spécifications de conception du mobilier de bureau et de Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
laboratoire pour tous les projets de rénovation et de construction. veuillez contacter :
Geeta Sharma, directrice de la sécurité et de l’hygiène en milieu
Grâce à ce programme, le nombre de blessures entraînant un de travail et de la gestion des risques
arrêt de travail a diminué de 15 % dès les premiers mois de la Ryerson University
mise en œuvre, et ce taux a continué de baisser pendant l’année. 416-979-5000 poste 5006 | geeta.sharma@ryerson.ca
36 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTSPrix SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards MENTION HONORABLE Université de Sherbrooke et Polytechnique Montréal L’Université de Sherbrooke (G-D) En avant : Maryse Labbé, Mélanie Roy, Danielle Landry, et Chantal Couture. (G-D) En arrière: Jacques Viens, Nancy Turcotte, Denyse Rémillard, Élaine Godbout, Vicky Richard, et Claude Gaulin. Polytechnique Montréal (G-D) Steven Chamberland, Louise Demers, François Filiatrault, Jean Choquette, Marcel Dionne, et Richard Hurteau. Prix d’excellence pour la présentation du budget L’Université de Sherbrooke et Polytechnique Montréal ont chacun reçu et stratégiques, ce qui améliore la productivité et la budgétisation. un prix d’excellence pour leurs budgets et leur approche financière (le Pour tout établissement, l’adoption de l’approche de la GFOA Distinguished Budget Presentation Award) de la Government Finance implique une quantité colossale de travail. La certification par la Officers Association (GFOA). S’inspirant des pratiques exemplaires de GFOA reconnaît le niveau élevé de transparence et de rigueur qui plus de 1 612 organismes publics canadiens et américains, cette approche résulte de cet effort. Les équipes de l’Université de Sherbrooke en 27 critères illustre les liens étroits entre la planification stratégique et de Polytechnique Montréal qui travaillent en ce moment au et la planification budgétaire annuelle. Bien plus que des colonnes renouvellement du plan d’action stratégique récoltent les bénéfices traditionnelles de recettes et de dépenses, le document budgétaire à long terme de cette approche innovante. décrit la structure financière et les principales politiques et mesures administratives de chaque établissement, tout en intégrant les résultats Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t, des principaux exercices de planification stratégique et de budgétisation. veuillez contacter : Largement diffusé et rédigé dans une langue accessible, il sert de guide Élaine Godbout, vice-rectrice adjointe à l’administration et au d’action et de référence ainsi que d’outil de communication pour la développement durable, Université de Sherbrooke collaboration avec les parties prenantes internes et externes. 819-821-8281 | vradd@usherbrooke.ca La participation d’une vaste équipe d’agents financiers et Richard Hurteau, directeur de l’administration d’unités administratives favorise la compréhension, à l’échelle de Polytechnique Montréal l’établissement, de la nécessité d’intégrer les processus budgétaires 514-340-4711 | Richard.hurteau@polymtl.ca Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 37
Prix
de Awards SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
MENTION HONORABLE
University of Alberta
(G-D) Adam Conway, Rob Munro, Philip Stack, Andrew Cooper, et Michelle Rooker.
Améliorer la sécurité organisationnelle grâce à un système de
gestion de la santé et de la sécurité
Après un examen des pratiques exemplaires dans des milieux en ligne a augmenté de 30 % et la conformité des équipements de
universitaires et non universitaires, la University of Alberta a élaboré protection individuelle est passée d’environ 45 % à 90 %. Parallèlement,
son propre système de gestion complet, personnalisé et structuré axé le nombre d’inspections de laboratoire a quadruplé, les comités de
sur la santé et la sécurité en milieu de travail. Ce processus impliquait sécurité de la University of Alberta élaborent des plans de sécurité,
des changements échelonnés sur trois ans, soit l’embauche d’un chef de une application standard en ligne d’évaluation des risques a été
la sécurité, la réorganisation de l’unité responsable de la santé, et de la lancée, et le conseil des gouverneurs reçoit régulièrement des séances
sécurité en milieu de travail (SSM) par activité plutôt que par type de d’information et de formation.
risque et la réécriture des politiques relatives à la SSM de l’université.
Parmi les autres mesures, mentionnons : adopter une vision axée sur Pou r de plus a mples ren seig nement s su r ce proje t,
le service à la clientèle; revoir et enrichir le programme de formation et veuillez contacter :
de perfectionnement; mettre en place des structures de SSM dans tout Philip Stack, vice-recteur associé aux services de gestion
l’établissement; normaliser et systématiser les procédures, formulaires des risques
et lignes directrices; et améliorer la visibilité de l’unité de la SSM. University of Alberta
780-492-8254 | philip.stack@ualberta.ca
Grâce à l’adoption de son système de gestion de la SSM et sans
augmenter le budget de ce poste, la participation à l’apprentissage
38 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTSPrix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards
DES CENTAINES DE PRATIQUES EXEMPLAIRES À VOTRE PORTÉE
La base de données Qualité et productivité, accessible via le Centre du savoir de l'ACPAU, vous permettra
d'explorer de bonnes pratiques qui vous aideront à résoudre des problèmes, à améliorer vos façons de faire et
à offrir de meilleures expériences sur campus.
Trouver des pratiques novatrices applicables à votre établissement par mot-clé, par année (jusqu'à 2004) ou
par établissement.
POUR CONSULTER LA
BASE DE DONNÉES,
RENDEZ-VOUS AU
www.acpau.ca.
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 39Prix
de Awards SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER.
LIST OF SUBMISSIONS / LISTE DES SOUMISSIONS
Contact Person
Institution Title of Proposal Telephone/Email
Personne
Établissement Titre de la proposition Téléphone/Courriel
Ressource
Mobilizing Collaborative Leadership
613-520-2600 ext./poste 7847
Carleton University in Response to Modern Challenges in Cindy Taylor
nancy.arnold@carleton.ca
Higher Education: Carleton Leader
613-520-2344
Carleton University Convocation Digital Downloads Patrick Lyons
patrick.lyons@carleton.ca
Présentation d’un document 514-340-4711 ext./poste 3410
Polytechnique Montréal Jean Choquette
budgétaire exemplaire jean.choquette@polymtl.ca
IT Services Transformation: Review 905-580-4145
McMaster University Kathy Denney
Approach and Outcomes denneyk@mcmaster.ca
Partnering for Success – Modernizing
Memorial University of 709-864-8548
Supply Chain Management at Dion Bennett
Newfoundland dion.bennett@mun.ca
Memorial
Intentional Accountability: Building 416-979-5379
Ryerson University Denise O'Neil Green
Inclusion Across the Ryerson Campus equity@ryerson.ca
416-979-5000 ext./poste
Ryerson University Aches, Pains, and Office Strains Geeta Sharma 553079
geeta.sharma@ryerson.ca
SFU Data Centre: Installation 778-782-5807
Simon Fraser University Mark Roman
of Cedar mproman@sfu.ca
Creating Innovation in the Social 778-782-3256
Simon Fraser University Mary Aylesworth
Procurement Landscape mayleswo@sfu.ca
Colloque e-éducation 2016 et Nathalie Letendre et 418-657-2747 ext./poste 5321
TÉLUQ
Trophées du numérique Dany d'Amours nathalie.letendre@teluq.ca
40 UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 Click HERE to return to TABLE OF CONTENTSPrix
SHARE. LEARN. IMPROVE. | PARTAGER. APPRENDRE. AMÉLIORER. de Awards
Contact Person
Institution Title of Proposal Telephone/Email
Personne
Établissement Titre de la proposition Téléphone/Courriel
Ressource
The University of 604-822-9868
Finance Support Program Ray McNichol
British Columbia ray.mcnichol@ubc.ca
Building Career Resiliency
The University of for Organizational Success: UBC 604-827-1471
Pooja Khandelwal
British Columbia HR’s Career Navigation and pooja.khandelwal@ubc.ca
Transition Service
Sharing Knowledge for
The University of 604-822-6595
Collaboration: Business Glossary and George Firican
British Columbia george.firican@ubc.ca
How to DAE
Université de Présentation d’un document 819-821-8281
Élaine Godbout
Sherbrooke budgétaire exemplaire vradd@usherbrooke.ca
Improving Organizational Safety
780-492-4976
University of Alberta through a Health and Safety Philip Stack
philip.stack@ualberta.ca
Management System
Addressing Climate Change:
U of T's Utility Reduction Revolving
University of Toronto 416-978-0231
Fund (URRF) - An Innovative Scott Mabury
(St. George Campus) scott.mabury@utoronto.ca
Approach to Implementing a Green
Revolving Fund
Classroom Technology 250-418-5492
University of Victoria Andrew Finlay
Modernization Program cvb@uvic.ca
519-888-4567
University of Waterloo Approval to Recruit - Redesign Kenton Needham
kimberley.snage@uwaterloo.ca
Click HERE to return to TABLE OF CONTENTS UNIVERSITY MANAGER • Summer 2018 41BUDGET HAS
THE ANSWER
For all your car and truck rental needs.
As a CAUBO member, you can enjoy great rates with Budget.
On your next business rental, receive exclusive rates when you use
BCD # A136100, or save up to 25% off base rates* for leisure, and other great
offers when using BCD # A136190.
Plus, save up to 10% off base rates* on truck rentals when you use
BCD # A136100 at participating locations in Canada.
AIR MILES Collectors can get AIR MILES® Reward Miles at participating Budget
locations in Canada and the U.S. Also, Aeroplan members can earn Aeroplan®
Miles at participating Budget locations, worldwide.
To book your car rental, visit www.budget.ca/caubo, or to book your truck today
visit, www.budgettruck.ca.
WE KNOW THE ROAD
* The savings of up to 10% applies to Budget base truck rates and is applicable only to the time and mileage charges of the rental, at participating locations in Canada.
Please mention BCD # A136100 to take advantage of this truck offer. The savings of up to 25% applies to Budget base rates and is applicable only to the time and
mileage charges of the rental, at participating locations in Canada and the U.S. Offer does not apply to car group X or prepaid rates. The discount received depends
on fleet availability, location, type of car rented and seasonality. Please mention BCD # A136190 to take advantage of this leisure offer. All taxes, fees (including but not
limited Air Conditioning Excise Recovery Fee, Concession Recovery Fee, Vehicle License Recovery Fee, Energy Recovery Fee, Tire Management Fee, and Frequent
Travel Program Fee) and surcharges (including but not limited to Customer Facility Charge and Environmental Fee Recovery Charge) are extra. Offer may not be
used in conjunction with any other BCD number, promotion or offer. Weekly rates require a minimum five day rental period. Weekend rate available Thursday noon;
car must be returned by Monday 11:59 p.m., or higher rate will apply. A Saturday night keep and an advance reservation may be required. Offer is subject to vehicle
availability at the time of rental and may not be available on some rates at some times, including some online rates at Budget.com. Car rental return restrictions may
apply. Offer subject to change without notice. Holiday and other blackout periods may apply. Renter must meet Budget age, driver and credit requirements. Minimum
age may vary by location. An additional daily surcharge may apply for renters under 25 years old.
®™ Trademarks of AM Royalties Limited Partnership used under license by LoyaltyOne, Co. and Budgetcar Inc.
®Aeroplan is a registered trademark of Aimia Canada Inc.
© 2018 Budgetcar, Inc. All Rights Reserved. ®Budget is a Registered trademark licensed to Budgetcar, Inc. for use in Canada.You can also read
