Job Posting: Director, Building Citizenship - Institute for Canadian ...

Job Posting: Director, Building Citizenship
                                         Le français suit

The Institute for Canadian citizenship (ICC) is looking for a dynamic, committed, enthusiastic
manager of our Building Citizenship program. The ideal candidate is an experienced team
manager who delivers excellent high-profile events by activating a network of partners,
volunteers, and dignitaries. Working closely with other ICC teams and the ICC’s government
partners, the Director, Building Citizenship shares our commitment to values of inclusion, active
citizenship and community connections.

Who we are
Powered by a passionate and committed national network, the Institute for Canadian Citizenship
delivers programs and special projects that inspire Canadians to be inclusive, create opportunities
to connect, and encourage active citizenship. Partnering with community volunteers and iconic
cultural institutions, the ICC celebrates new Canadian citizens at more than 75 community
citizenship ceremonies each year. The Cultural Access Pass is unique in the world, offering new
citizens free access to more than 1400 cultural attractions during their first year of citizenship.
Ideas and Insights is a leading source of research on citizenship and inclusion: social, cultural,
political and economic. 6 Degrees extends the reach of the ICC’s work through a global public
platform that explores inclusion and citizenship in the 21st century. The ICC is a national charity
co-founded by the Rt. Hon. Adrienne Clarkson and John Ralston Saul.

Job Title:
Director, Building Citizenship

Job Status:
Full-time permanent

Reporting Structure:
Reports to Managing Director, ICC; 6–8 Direct reports

Location:
Based in Toronto; Travel requirements 15–20 trips per year in Canada

Position Description Summary:
The Director, Building Citizenship, leads the ICC’s premier community engagement program.
Building Citizenship demonstrates the value and importance of Canadian citizenship ceremonies
and connects our newest citizens to their communities. The program works with cultural and
community partners across the country, and is the largest citizenship ceremony partner to the
federal government. The Building Citizenship team delivers 75 community citizenship ceremonies
across the country, every year; each one includes the ICC’s signature roundtable sessions.

The Director, Building Citizenship leads a team of 6 to 8 event specialists. This is a multi-faceted
leadership role. The Director will direct strategy and operations, develop and nurture partnerships,
manage relations with key government partners, ensure awareness and profile for the program,
and function as the general manager of the program to ensure the successful delivery of the 75
Community Citizenship Ceremonies.

The Building Citizenship program helps to build profile and awareness for the ICC and Canadian
citizenship. After a year of rapid growth and signature partnership events highlighting
Canada 150, 2018 will be a year of consolidation for the program and its team. New partnerships
will be developed and established ones renewed. The Director and the team will identify best
practices to celebrate citizenship through these events, and raise profile through a sustainable
program model.

Accountabilities
NOTE: Unless otherwise specified, an “event” is an ICC Community Citizenship Ceremony. This
four-hour event will be hosted at a partner venue and include a signature ICC roundtable session
and a Canadian citizenship ceremony. The federal government term is an “enhanced citizenship
ceremony.” The ICC uses the term “Community Citizenship Ceremony.”

1. Program Strategy and Operations
   Lead a team of 6–8 to deliver 75 events per year across Canada
    Develop and implement program strategy working with ICC staff and Board members
    Lead all operations of the Building Citizenship program including scheduling,
      assignments, team roles and responsibilities, team building, and internal communications
      of ICC priorities, strategy, initiatives
    Ensure compliance with current and future funding agreements
    Supported by the Communications team, build profile for the events, awareness of
      Canadian citizenship and for the ICC
    Hiring and training of team members

2. Government Relations
   Work with the Managing Director and the Head of Partnerships, Building Citizenship
    Manage the program funding agreement with the federal government and ensure
      compliance
    Develop relationships with key government/departmental officials at headquarters and in
      regional and local offices
    Develop relationships with departmental officials in the operations and granting streams
    Build support among government officials for the ICC’s Community Citizenship
      Ceremonies
    Work with government officials at the national, regional and local level to plan and approve
      event schedules
    Work with government officials at the national, regional and local levels to develop
      deliverables for Community Citizenship Ceremonies, including the ICC’s signature
      roundtable sessions, and ensure successful delivery of the events
Ensure regular communications of updates and planning with government partners.

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3. Partner Relations
   Work with the Head of Partnerships, Building Citizenship, to develop and maintain
   relationships with new and current partners in the Canadian cultural sector (e.g. museums,
   galleries, parks, community centres, schools, etc.)
    Identify partners who share the ICC’s commitment to inclusion
    Ensure consistent and successful recruitment and retention of new partners
    Support the program team as they work with partners to:
        Identify roles and responsibilities within the partnership
        Plan event details
        Manage the communications and marketing related to each event
        Successfully deliver hosted events
    Coordinate internal communications related to the program’s partnerships

4. Events
    Develop full command of the requirements required for delivering an ICC Community
      Citizenship Ceremony with host partners
    Conduct site visits and evaluate venue space to host roundtable sessions and citizenship
      ceremonies, as needed
    Support partner organizations and volunteers (as needed) in hosting Community
      Citizenship Ceremonies
    Manage the schedule of events
       Working with the program team, coordinate dates and event schedules with IRCC
          officials
    In conjunction with the Communications team, formulate ways to increase the profile of
      the ICC at Community Citizenship Ceremonies
    Determine ICC representation at all events; represent the ICC at Community Citizenship
      Ceremonies in the Greater Toronto Area and the surrounding region
    Represent the ICC at events
       When required, give introductory remarks at roundtables and/or the ceremonies
       Give interviews to media when required, in coordination with the Communications
          team
    Support the program team as they:
       Identify and recruit community leaders from across sectors to participate as roundtable
          hosts, guests, speakers, platform party participants and presiding officials
       Manage relationships and logistics for dignitaries, roundtable hosts and platform party
       Manage planning and delivery of day-of logistics
       Ensure the smooth conduct and success of Community Citizenship Ceremonies
    Regularly review and revise ICC materials for roundtable sessions, introductions, host
      briefings etc.
    Ensure all program events comply with federal language requirements, as necessary

5. Volunteers
    Determine and deliver a volunteer strategy for the Building Citizenship program
    Determine and deliver best practices for working with a national volunteer network
    Support the program team in managing volunteers
    Ensure all volunteer program components comply with regulations, as well as funder and
      ICC policies
    Determine training and communications needs of program volunteers; support program
      team with delivery
    Ensure the ICC is the liaison between volunteer committees and federal government
      departments

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   Ensure volunteer-based events are fully supported adequate resources
       Ensure program volunteers have a clear understanding of their roles and responsibilities,
       and of government protocols and ICC policies
6. Program Finances
   Working with the Director of Finance, the Managing Director and the Head of Partnerships,
   Building Citizenship, manage the program’s finances
    Develop program budget
    Ensure program spending is done in compliance with ICC and donor policies
    Oversee the budget allocation of individual events
    Ensure consistency of expenses within the program and with events
    Ensure team members submit invoices on schedule to meet quarterly and year-end
       funding requirements
    Support the Director of Finance in delivering quarterly and annual financial reports

7. Program Management:
    Ensure the strictest record keeping of program information in the customer relationship
      management system (i.e. Salesforce)
    Ensure team fulfillment of program planning documents and event close-out data
    Deliver quarterly and annual reporting for funding compliance and financial compliance
    Assign and support staff for their travel schedules

Requirements and Qualifications
 University degree with 12+ years of relevant job experience
 Ability to lead a high-performing team of up to eight people
 Considerable experience with strategic planning for end-to-end, large-scale event
   management
 Effective government relations management expertise
 Budget management leadership experience associated with large-scale events and teams of
   more than five people
 Financial and compliance reporting expertise
 Demonstrated influencing and negotiation skills
 Ability to manage multiple internal and external stakeholders under tight timelines
 Experience working with volunteer networks; volunteer management theory an asset
 Experience working in the not-for-profit sector
 Demonstrated interest in issues of inclusion, citizenship, and immigration an asset
 Ability to travel regularly within Canada
 Ability to write and speak in French an asset

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Application Process
Please submit a cover letter and resumé by February 16, 2018

Please include the following in your cover letter:
1. Where you heard about the opportunity
2. Why you’re interested in the role
3. Highlight your event and partnership experience
4. Highlight any other relevant qualifications

Send your application to: Leith Bishop, Managing Director
Email: lbishop@icc-icc.ca

We thank all candidates for their interest but only those selected for interviews will be
contacted.

ICC is an equal opportunity employer committed to developing inclusive, barrier-free recruitment
and selection processes, and work environments that support a diverse workforce. If you require
accommodation measures during any aspect of the recruitment process, we will work with you
to address your needs. Information related to accommodation measures will be treated as
confidential.

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Poste à combler : Directeur, Renforcer la citoyenneté

L’Institut pour la citoyenneté canadienne (ICC) est à la recherche d’un gestionnaire dynamique,
engagé et enthousiaste pour son programme Renforcer la citoyenneté. Le candidat idéal est un
chef d’équipe expérimenté qui organise des événements ayant une grande visibilité en faisant
appel à un réseau de partenaires, de bénévoles et de personnalités. Le directeur, Renforcer la
citoyenneté, qui collabore étroitement avec les autres équipes et les partenaires
gouvernementaux de l’ICC, partage notre engagement envers les valeurs que sont l’inclusion, la
citoyenneté active et les liens avec la collectivité.

Qui nous sommes
Propulsé par un réseau national passionné et mobilisé, l’Institut pour la citoyenneté canadienne
(ICC) offre des programmes et des projets spéciaux qui incitent les Canadiens à faire preuve
d’inclusion, favorisent les contacts et prônent une citoyenneté active. L’ICC organise chaque
année, avec des bénévoles de la collectivité et de grandes institutions culturelles, plus de
75 cérémonies de citoyenneté communautaires en l’honneur des nouveaux citoyens canadiens.
Unique au monde, le Laissez-passer culturel permet aux nouveaux citoyens de visiter
gratuitement plus de 1 400 attractions culturelles au cours de l’année qui suit l’obtention de la
citoyenneté. Idées et perspectives est une source de référence par excellence sur la citoyenneté
et l’inclusion sociale, culturelle et économique. 6 Degrés étend le rayonnement de l’ICC par le
biais d’une plateforme de réflexion publique mondiale sur l’inclusion et la citoyenneté au 21e
siècle. L’ICC est un organisme de bienfaisance national cofondé par la très honorable
Adrienne Clarkson et John Ralston Saul.

Titre du poste
Directeur, Renforcer la citoyenneté

Statut du poste
Permanent à temps plein

Structure hiérarchique
Supérieur immédiat : directrice déléguée, ICC; six à huit subordonnés directs.

Lieu
Le poste est basé à Toronto; il implique 15 à 20 voyages par année au Canada

Description du poste
Le directeur, Renforcer la citoyenneté dirige le programme d’engagement communautaire par
excellence de l’ICC. Le programme Renforcer la citoyenneté vise à démontrer l’intérêt et
l’importance des cérémonies de citoyenneté canadienne, et à être un maillon entre les nouveaux
citoyens et leurs collectivités. Le programme collabore avec des partenaires culturels et
communautaires partout au pays, et il est le plus important partenaire du gouvernement fédéral

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pour les cérémonies de citoyenneté. L’équipe Renforcer la citoyenneté organise chaque année
un peu partout au Canada 75 cérémonies de citoyenneté qui comprennent toutes une discussion
en tables rondes exclusive à l’ICC.

Le directeur, Renforcer la citoyenneté dirige une équipe de six à huit spécialistes des
événements. Il s’agit d’un rôle de leadership à plusieurs facettes. Le titulaire du poste va mener
la stratégie et les opérations, développer et cultiver des partenariats, gérer les relations avec les
partenaires gouvernementaux clés, faire connaître le programme et lui donner de la visibilité, et
agir comme directeur général afin d’assurer la tenue réussie des 75 cérémonies de citoyenneté.

Le programme Renforcer la citoyenneté aide à assurer une sensibilisation et à donner de la
visibilité à l’ICC et à la citoyenneté canadienne. Après une année de croissance rapide et des
partenariats prestigieux ayant marqué les 150 ans du Canada, 2018 va consister à consolider le
programme et son équipe. De nouveaux partenariats vont être développés et ceux qui sont établis
seront renouvelés. Le directeur et son équipe détermineront les meilleures façons de célébrer la
citoyenneté par le biais de ces événements et de lui donner plus de visibilité grâce à un modèle
de programme durable.

Responsabilités
Remarque : À moins d’indication contraire, un « événement » s’entend d’une cérémonie de
citoyenneté communautaire de l’ICC. Cet événement d’une durée de quatre heures se tient dans
les locaux d’un partenaire et inclut une discussion en tables rondes exclusive à l’ICC et une
cérémonie de citoyenneté canadienne. Le gouvernement fédéral parle de « cérémonie de
citoyenneté spéciale». L’ICC emploie l’expression « cérémonie de citoyenneté communautaire ».

1. Stratégie et fonctionnement du programme
   Diriger une équipe de six à huit personnes qui tient 75 événements par année à travers le
   Canada :
    Développer et mettre en œuvre la stratégie du programme avec le personnel et le conseil
       d’administration de l’ICC.
    Mener toutes les opérations du programme Renforcer la citoyenneté, notamment la
       planification du calendrier; les affectations, les rôles et responsabilités, et la constitution
       de l’équipe; et la communication interne des priorités, stratégies et initiatives de l’ICC.
    Assurer la conformité aux ententes de financement existantes et futures.
    Avec l’aide de l’équipe des Communications, donner de la visibilité aux événements,
       sensibiliser à la citoyenneté canadienne et faire connaître l’ICC.
    Embaucher et former les membres de l’équipe.

2. Relations avec le gouvernement
   En collaboration avec la directrice déléguée et la gestionnaire de partenaires, Renforcer la
   citoyenneté :
    Gérer l’entente de financement du programme avec le gouvernement fédéral et assurer
       la conformité à l’entente;
    Développer des relations avec les principaux responsables gouvernementaux et
       ministériels au siège national, et dans les bureaux régionaux et locaux.
    Développer des relations avec les responsables ministériels dans les secteurs des
       opérations et subventions.
    Amener les responsables gouvernementaux à soutenir les cérémonie de citoyenneté
       communautaires de l’ICC.

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   Collaborer avec les responsables gouvernementaux aux niveaux national, régional et
       local pour planifier et approuver les calendriers des événements.
      Collaborer avec les responsables gouvernementaux aux niveaux national, régional et
       local afin de développer des livrables pour les cérémonies de citoyenneté
       communautaires, notamment les discussions en tables rondes exclusives à l’ICC, et
       assurer la réussite des événements.
      Communiquer régulièrement les mises à jour et la planification aux responsables
       gouvernementaux.

3. Relations avec les partenaires
   En collaboration avec la gestionnaire de partenaires, Renforcer la citoyenneté, développer et
   maintenir des relations avec les partenaires nouveaux et existants dans le secteur culturel
   canadien (musées, galeries, parcs, centres communautaires, école, etc.).
    Identifier les partenaires qui partagent l’engagement de l’ICC à l’égard de l’inclusion.
    Assurer une intégration uniforme et réussie des nouveaux partenaires.
    Soutenir l’équipe du programme pendant qu’elle travaille avec les partenaires pour :
       Déterminer les rôles et responsabilités dans le partenariat;
       Planifier les détails des événements;
       Gérer les communications et le marketing liés à chaque événement;
       Tenir avec succès des événements.
    Coordonner les communications internes liées aux partenariats du programme au sein de
      l’ICC.

4. Événements
    Maîtriser parfaitement les exigences pour tenir une cérémonie de citoyenneté
      communautaire de l’ICC avec des partenaires hôtes.
    Visiter des sites et évaluer les lieux pour la tenue des discussions en tables rondes et des
      cérémonies de citoyenneté, au besoin.
    Aider les organismes partenaires et les bénévoles (au besoin) à tenir des cérémonies de
      citoyenneté communautaires.
    Gérer le calendrier des événements.
       Avec l’équipe du programme, coordonner les dates et les calendriers des événements
          avec les responsables d’IRCC.
    Avec l’équipe des Communications, trouver des façons de donner à l’ICC plus de visibilité
      lors des cérémonies de citoyenneté communautaires.
    Déterminer la représentation de l’ICC à tous les événements; représenter l’ICC aux
      cérémonies de citoyenneté communautaires dans la région du Grand Toronto et les
      environs.
    Représenter l’ICC à des événements
       Au besoin, prononcer les mots d’ouverture de la discussion en tables rondes et/ou de
          la cérémonie;
       Donner des entrevues aux médias au besoin, en coordination avec l’équipe des
          Communications.
    Soutenir l’équipe du programme pendant qu’elle :
       Identifie et recrute des leaders communautaires dans tous les secteurs pour participer
          comme hôtes de tables rondes, invités, conférenciers, membres de la tribune
          d’honneur et officiels présidant les cérémonies;
       Gère les relations et la logistique pour les dignitaires, les hôtes de tables rondes et les
          membres de la tribune d’honneur;
       S’occupe de la planification et de la logistique le jour de la cérémonie;

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 Voit au bon déroulement et à la réussite des cérémonies de citoyenneté
           communautaires de l’ICC.
      Examiner et réviser régulièrement les matériaux de communication de l’ICC pour les
       discussions en tables rondes, les mots d’ouverture, les breffages des hôtes, etc.
      S’assurer que tous les événements du programme conforment aux exigences
       linguistiques fédérales.

5. Bénévoles
    Déterminer et mettre en œuvre une stratégie pour les bénévoles du programme Renforcer
      la citoyenneté.
    Déterminer et mettre en œuvre des pratiques exemplaires pour travailler avec un réseau
      national de bénévoles.
    Aider l’équipe du programme à gérer les bénévoles.
    S’assurer que tous les aspects du programme de bénévoles sont conformes aux
      règlements et aux politiques de l’ICC et des organismes qui donnent des subventions.
    Déterminer les besoins des bénévoles du programme en matière de formation et de
      communications; aider l’équipe du programme à y répondre.
    S’assurer que l’ICC est l’intermédiaire entre les comités de bénévoles et les ministères
      fédéraux.
    Voir à ce que les événements basés sur les bénévoles soient pleinement soutenus et
      aient les ressources appropriées.
    S’assurer que les bénévoles du programme connaissent leurs rôles et leurs
      responsabilités ainsi que le protocole gouvernemental et la politique de l’ICC.

6. Finances du programme
   En collaboration avec le directeur des finances, la directrice déléguée et la gestionnaire de
   partenaires, Renforcer la citoyenneté, gérer les finances du programme :
    Préparer le budget du programme;
    S’assurer que les dépenses du programme sont conformes à la politique de l’ICC et des
       organismes qui donnent des subventions;
    Superviser l’imputation budgétaire de chaque événement;
    Assurer l’uniformité des dépenses dans le cadre du programme et avec les événements;
    Voir à ce que les membres de l’équipe soumettent les factures à temps pour respecter les
       exigences de financement trimestrielles et de fin d’année;
    Aider le directeur des finances à préparer les rapports financiers trimestriels et annuels.

7. Gestion du programme
    Veiller à ce que les renseignements sur le programme soient rigoureusement consignés
      dans le système de la gestion de la relation client.
    S’assurer que l’équipe fournit les documents sur la planification du programme et les
      données de clôture des événements.
    Présenter des rapports trimestriels et annuels pour la conformité aux subventions et
      financière.
    Assigner aux employés leurs déplacements et les soutenir.

Exigences et qualifications
 Diplôme universitaire avec plus de 12 années d’expérience professionnelle pertinente
 Capacité de diriger une équipe très performante pouvant atteindre huit personnes
 Expérience considérable de la planification stratégique pour la gestion de bout en bout
   d’événements de grande envergure
 Expertise en gestion efficace des relations gouvernementales

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   Expérience pour ce qui est de diriger la gestion budgétaire associée à des événements de
    grande envergure et des équipes de plus de cinq personnes
   Expertise en matière de rapports financiers et sur la conformité
   Aptitudes avérées pour exercer une influence et négocier
   Capacité de gérer de multiples intervenants internes et externes avec des échéances serrées
   Expérience consistant à travailler avec des réseaux de bénévoles; connaissance théorique
    de la gestion des bénévoles, un atout
   Expérience consistant à travailler dans le secteur sans but lucratif
   Intérêt avéré pour les questions d’inclusion, de citoyenneté et d’immigration, un atout
   Disponibilité pour faire des voyages régulièrement au Canada
   Maîtrise du français parlé et écrit, un atout

Procédure de candidature
Nous vous invitons à soumettre votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation,
d’ici le 16 février 2018

Assurez-vous d’indiquer dans votre lettre de présentation :
1. Où vous avez entendu parler du poste;
2. Pourquoi le poste vous intéresse;
3. Votre expérience liée aux événements et partenariats;
4. Toute autre compétence pertinente.

Veuillez faire parvenir votre candidature à : Leith Bishop, directrice déléguée
Courriel : lbishop@icc-icc.ca

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons
qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.

L’ICC souscrit à l’égalité des chances en milieu de travail et s’engage à élaborer des processus
de recrutement et de sélection inclusifs et sans obstacle, ainsi qu’à créer un environnement de
travail qui favorise un effectif diversifié. S’il vous faut des mesures d’adaptation à n’importe quelle
étape du processus de recrutement, nous nous emploierons à répondre à vos besoins.
L’information relative aux mesures d’adaptation sera traitée en toute confidentialité.

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